論檔案管理數字化的落實方法

【摘 要】檔案管理數字化是時代發展的必然產物，由于社會的進步和發展，科學技術也在不斷地完善和創新，傳統的檔案管理方法已經不能滿足人們的需求，人們越來越多地意識到計算機多媒體帶給生活的便利，計算機網絡數據庫技術對于檔案管理來講有著十分重要的現實意義，它不僅是社會進步的標志，更是時代進步和創新的標志。

【關鍵詞】檔案管理；數字化；落實；方法

檔案管理數字化是一種必然趨勢，是時代的進步和創新，計算機網絡數據庫技術對于檔案管理來講是十分重要的，也具有劃時代的現實意義，給檔案管理創造了許多的方便，檔案管理的數字化同時給人們的生活帶來許多的方便，方便人們查閱信息，檔案管理數字化能夠使檔案管理有序化，能夠使檔案管理工作更加有意義。

一、檔案管理數字化的概念及優點

（1）檔案管理數字化的概念。檔案管理數字化是建立在現代科學技術及數字信息技術發展普及的基礎上，運用現代科技及數字信息技術，將檔案信息資源進行高度且有序的綜合整理，并且以現代的網絡系統為技術設施的分布式、超大規模的數字信息的系統管理。（2）檔案管理數字化的優點。第一，檔案管理數字化能夠大大縮短信息的加工時間，從而進一步提高檔案信息時效性。手工的檔案管理的步驟較為復雜，同時從信息的收集到最后生成信息報告需要很復雜的過程，如果信息過時還會嚴重影響檔案信息的利用價值。第二，檔案管理數字化能夠節省檔案信息的儲存空間，從而使檔案的儲存變得更加完整。利用現代科學技術，能夠將那些紙質的檔案以數字化的形式儲存在計算機的內部，避免了大量紙質的檔案資料的堆積，減少浪費，而且紙質檔案的材料容易殘缺或破損，特別是在長時間的存放和翻閱后，這種情況就不會在檔案管理數字化之后出現。第三，檔案管理數字化大大的提高了檔案信息的利用率，它能使檔案信息完美地與最新的科學技術接軌，充分地利用了網絡和計算機的功能，同時也將它們的功能發揮的淋漓盡致，將檔案信息的成果通過現代網絡系統發送給各級部門，拓寬了服務的范圍，從而大大提高了檔案信息的利用率。第四，檔案管理數字化大大地縮短了檔案信息的檢索時間，手工檔案信息的檢索，需先檢索目錄，然后進行查找，需要浪費很多的時間和人力，而且如果在信息不明確時，則需要更多的查找時間。但是在數字化的管理中，你只需輸入關鍵詞就可以查找到你需要的檔案信息資料，從而大大的縮短了查找時間。

二、管理檔案數字化的方法

（1）要想確保檔案的原件安全以及提高檔案信息的利用

率，檔案管理數字化是必須要做的基礎性的工作。在進行檔案數字化的管理時一定要把握好下面的幾個原則：第一，方便利用的原則。數字化管理的主要目的就是保護原件和方便利用。第二，克隆復制的原則。在檔案數字化的管理當中，一定要有效的保證檔案信息資料的完整性，還要對縮微、數字化、鑒定整理和仿真復制等的工作進行合理的安排和統籌規劃，盡可能的不要拆卷掃描，不能多次拆裝或重復的掃描。在這個過程中，不能因為信息的重要程度和敏感程度等因素而對檔案信息進行刪減，以免造成檔案的不完整，而給檔案的提供利用和管理帶來麻煩。還應該注意要維護檔案的原貌，減少對檔案原件可能會造成的損害。第三，排序的原則。在檔案數字化的管理中，要優先建立起文件的目錄數據庫，這是開展數字化工作的基礎，一定要注重目錄數據庫的建設，重質量。要對檔案信息資料進行準確的不能存在任何失誤的整理、分類、著錄、編頁，建立一個高質量的文件目錄和案卷目錄，打下堅實的基礎，在源頭上杜絕數字化管理的差錯。因為檔案數據的對錯、詳略決定著檔案數字化管理的成敗。（2）檔案管理的數字化是一項系統的細致的工程，它需要多方籌措并且需要長期的開展。第一，建立重要的檔案數據庫，保證重要數據安全。檔案數字化的管理核心就是建立企業的檔案的數據庫系統。首先要建立一個收藏檔案信息的目錄數據庫，它是根據企業的基本情況，通過著錄標引，將企業內收藏的各類的檔案的基本情況都錄入計算機，建立一個基本的數據庫，從而就能通過檢索來提高檔案原件的利用率；然后建立一個基層的報表數據庫，在企業的檔案數字化管理中，建立一個基層報表以及狀態數據庫，然后將各部門反饋的信息和需要報送的數據，通過計算機網絡直接填入到建立的數據庫中，再根據企業的具體要求進行一些調整，還要根據上級的使用情況和要求，及時、迅速、準確的填好基層報表。第二，提高檔案意識，統一思想，要想加快檔案數字化的建設，必須要強化檔案意識。檔案管理部門一定要定期的組織召開會議，宣傳、貫徹檔案管理意識的重要性，提高企業內部員工的檔案意識，還要努力建立一個檔案信息收集、報送和管理的高效機制，同時各部門應該密切的配合，一起搞好檔案的管理工作，有效的發揮出檔案的作用。第三，在當下這個時代必須要將檔案工作實現技術化，也就是數字化。檔案資源的數字化，一是要對現存的檔案資料進行數字化的開發，利用數字備份來加強對檔案資料原件的保存，因為檔案原件的某些物理特性，比如珍品、文物、大型物品等，使人們很難直接的查閱到這些資料，但是當將這些檔案資料進行數字化的處理之后，人們就能很簡單的查閱了。二是要在檔案資料進行檔案數字化轉換時，還要注重當前形成了的電子文檔的收集。第四，提高檔案管理工作人員的業務素質，檔案管理人員可以通過學習和時間來掌握系統的文化素質、專業理論知識以及業務能力、技能素質和應用現代化的新技術等。隨著數字信息技術的日新月益，要求檔案管理者不僅僅要有檔案業務的的專業知識、多媒體知識和相關的學科知識，還要掌握熟練地網絡信息技術和計算機操作技術。不僅要提高他們的素質，還要加強檔案管理者的隊伍建設，并且將其納入考核激勵的機制，逐漸的建立完善有效地激勵機制，從而促進檔案管理工作的發展。第五，在我們實現檔案管理數字化的過程中，一定要掌握好全面化、同步化、書面化、和專業化等環節，因為數字化的檔案管理，給我們的工作帶來便利的時候，同樣存在著一些困難和問題，稍微處理不好，檔案信息就可能遭受損失。檔案的管理工作是從文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件審核再到回歸檔案，移交，整個的環節都需要各個部門的密切合作；檔案數字化管理是多方面的，不能只注重傳統資料本身，還要延伸到與其相關的部分，對其進行數字化的處理；還可以設立專職檔案管理員，這種專業化的分工，對檔案管理員進一步的掌握專業知識非常有利，從而使檔案資料的組卷更加合理；還可以實行“雙保險”，即保存紙質檔案資料，也保存數字檔案資料。第六，保證重點檔案的數字化工作，醫院可能由于剛開始致力于檔案管理數字化的工作中，檔案全面的數字化管理不能在短時間內實現，所以可以先保證重點檔案的數字化工作。要保證重點，突出特色，所以我們要對那些使用的頻率比較高、重要的檔案進行完整且優先的數字化管理，尤其是那些對企業長遠發展有著重要指導意義和作用的檔案，更要特別關注它的數字化的方式，來進一步提高這些檔案的利用率。

檔案管理工作對于社會和人們來講都是非常重要的，人們生活中的某些信息都能夠進入檔案管理工作的范圍，如果檔案管理工作做的好，能夠給人們的生活帶來很大的便利，檔案管理數字化是一種社會發展的必然趨勢，能夠使檔案管理的工作更加便捷，檔案管理工作人員也應該全面投入到檔案管理的創新和改革中來，檔案管理數字化水平也是衡量檔案管理工作重要性的標志，計算機網絡數字化成為檔案管理工作的重中之重。

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