議電子文檔與紙質文檔的信息流程比較

【摘 要】電子文檔以其方便快捷的優越性為社會大眾使用，紙質文檔因其傳統的管理手段，也發揮著舉足輕重的作用。為使兩者形成共同的、互補的發展，本文擬對兩者的信息流程進行比較，以便在文檔管理過程中采取針對性的管理方式。

【關鍵詞】信息流程比較；流程層級；管理的措施

一、兩者在形成信息流程中的不同

電子文檔是在電子文檔的管理系統內創建的，若想具有紙質文檔的基本特點來滿足記錄的需求，就必須在電子文檔管理系統中給其添加記載該生命周期內經歷的過程信息，譬如，提交日期、簽署人等一系列可以用于證明電子文檔真實性的信息，它的真實性是由查詢其過程信息體現的。紙質文檔是通過它自身的筆跡來說明文檔內容的真實性。

二、電子文檔的過程信息概述

電子文檔是在電子文檔管理系統內創建的，它所記錄的信息內容是可以和載體分離的，可脫離文檔存在，所以它的過程信息是在文檔的外部存在的。這樣，信息的內容就會很容易被復制刪改以及竊取，在網絡的傳輸過程中，也會被非法的截留，因而就對電子文檔的安全性構成了威脅。而電子文檔的另一大缺點是容易被改變且不留痕跡。在《信息視角下的電子文件“信息生命體”研究》這一書中，張文浩提出，電子文檔的信息分為四個層級：第一層是電子信息層；第二層是電子記錄信息層；第三層是電子文件信息層；第四層是電子檔案信息層。

三、紙質文檔的過程信息概述

紙質文檔它是以文字和圖像的方式出現在紙張上的，對于它的文檔形成者的過程信息來說，是可以辨別的，它的信息內容是與載體相融合在一起的，是與文檔緊密相連的，所以任何的改動都有可能被輕易的發現。在紙質文檔的信息流程中，可以分為三個層級：第一層是文件生成；第二層是使用和辦理完畢；第三層是歸檔。文件首先對形成機關來說具有原始價值，對其他機關和個人利用者有從屬價值。在文件的整個生命運動過程中，兩種價值形態不斷地進行規律性變化，也就是第一價值逐步減弱，第二價值逐步增強，最終實現第一價值向第二價值的轉化。在紙質文檔的信息流程中，就如文件生命的過程：形成者產生、文件對于形成者具有偶爾利用或潛在利用價值、移交機關內部檔案室或文件中心保存、文件的現行價值完全消失、移交檔案館永久保存或者銷毀。在文件生成階段，是存在于每個單位的文秘部門，發文和接收外來文件，它的第一價值是對本形成機關的價值，保管場所是本機關內部，由業務人員或者文書人員管理，發揮現行作用；在文件的使用和辦理階段，是在檔案室或者現行文件中心，這時候第一價值慢慢遞減，第二價值逐步呈現，但這個時候文件的第一價值仍然是占有主導作用的，由檔案室或者文件中心人員管理；在文件的歸檔階段，由檔案館專門人員管理，這時候第一價值已經失去效用，第二價值旺盛，把該歸檔的有價值的文件移交到檔案館，而沒有價值的則被銷毀，而這個時候它不僅被本機關利用，還為社會大眾提供利用價值。

四、電子文檔如何才能更安全和長期的保存

（1）電子文檔面臨的安全威脅分析。電子文檔面臨的安全威脅整體來說可以分為內部人員故意或者無意的泄密和外部環境的泄密兩個方面。這種威脅一直存在而且很難防范。一是無意泄密。這種泄密是指內部人員在自己不知情的情況下將涉及秘密的電子文檔泄露。無意泄密最常見的就是內部計算機與外部相聯，造成和移動存儲介質的交叉使用。有的人缺乏安全知識，在處理涉密電子文檔時沒有多加注意，就有可能被一些情報人員將涉密文檔還原，從而竊取更多的涉密電子文檔。二是故意泄密。它是指內部人員通過各種途徑獲得涉密電子文檔，并且主動傳遞出去。這種行為屬于主動泄密行為，內部人員獲取電子文檔的途徑有很多，譬如，文稿撰寫者可以直接拷貝到U盤、光盤等介質保存，其他人員可以通過網絡下載，有閱讀權限的人員可以采用手抄、截屏等方式獲得。三是，外部環境泄密。這種泄密的方式主要通過攻擊的形式。主要也就是網絡黑客，惡意代碼等。（2）電子文檔保護的對策與思路。一是借助技術手段。首先，電子文檔的加密技術。利用加密技術將電子文檔加密成密文，可以保證非授權用戶無法閱讀， 即使文檔被復制出去，也是一堆亂碼。其次，加強內網審計。采取網絡審計手段，按照規范、真實等要求，對電子文檔的操作進行客觀和實時的監控與審計，將各種違規操作及時主動阻斷并且報警審計。二是加強人員教育。一要大力宣傳信息安全知識及網絡竊密知識，使得廣大人員了解電子文檔的特性，防范電子文檔無意丟失和泄露，提高對各種攻擊手段的認識和警惕性。二要進行保密意識教育，使他們認清電子文檔泄露的危害性，不主動泄密，不協同泄密。

參 考 文 獻

[1]劉家真．電子文件管理-電子文件與證據保留[M]．北京：科學出版社，2009

[2]張文浩．信息視角下的電子文件“信息生命體”研究[J]．檔案學通訊．2008（2）

[3]洪獻．DRM技術助力電子文檔安全應用[M]．北京大學計算機科學技術研究所．2005