數(shù)字測繪檔案管理現(xiàn)狀及對策

摘要：數(shù)字測繪檔案逐步成為測繪檔案的館藏主體，維護其數(shù)據(jù)真實、完整、有效已成為測繪檔案管理工作的難點和重點。但數(shù)字測繪檔案管理缺乏具有實際指導意義的標準和規(guī)范，接收、整理、保管等管理環(huán)節(jié)存在諸多問題，導致其數(shù)據(jù)安全存在一定的風險。這就需要進一步加強標準和管理制度建設、加大人力物力投入，才能確保數(shù)字測繪檔案管理安全有序。

關鍵詞：數(shù)字測繪檔案 檔案管理 現(xiàn)狀 對策

1 概述

數(shù)字測繪檔案是指數(shù)字化測繪設備及作業(yè)環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上，依賴計算機等設備讀取、處理的測繪檔案。相對于傳統(tǒng)以模擬形態(tài)保管的測繪檔案而言，數(shù)字測繪檔案的接收、整理、保管、利用等檔案管理工作必須滿足特有的規(guī)范和要求。但由于投入不足和傳統(tǒng)管理觀念的影響，數(shù)字測繪檔案管理現(xiàn)狀滯后于實際管理需求；這就需要不斷改進測繪檔案管理方法，加大人力物力投入，逐步滿足數(shù)字測圖時代測繪檔案管理需要。

2 數(shù)字測繪檔案管理總體要求

數(shù)字測繪檔案管理總體要求是確保其數(shù)據(jù)的真實性、完整性和有效性。具體要求如下：

2.1 采用嚴格的管理制度和技術措施，從數(shù)字測繪檔案的形成就不間斷對有關處理操作進行登記，保證其產生、處理過程符合規(guī)范。

2.2 對其形成、收集、整理組卷、保管等實行全過程管理與監(jiān)控，確保管理工作的延續(xù)性。

2.3 應該明確其生成時間、范圍、相應軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)量、責任者以及操作者等背景信息，確保質量。

2.4 提供滿足規(guī)范要求的庫房和裝具，滿足其保管環(huán)境要求。

3 數(shù)字測繪檔案管理現(xiàn)狀

3.1 缺乏具有實際指導意義的標準規(guī)范 當前，能夠指導數(shù)字測繪檔案管理方法的標準主要有下表所列（見表1）：

部分標準難以滿足數(shù)字測繪檔案實際管理需求，如《測繪科學技術檔案管理規(guī)定》就不符合當前數(shù)字測繪檔案的管理需求。部分標準只涉及測繪行業(yè)或者檔案管理，沒有把兩者有機結合，如CH/T 1014-2006僅對基礎地理信息數(shù)據(jù)管理和保護進行規(guī)定；GB/T 18894-2002只是對文書、圖像、聲音、視頻等一般數(shù)字檔案管理進行規(guī)范和要求，難以滿足數(shù)字測繪檔案數(shù)據(jù)量大、專業(yè)性強、數(shù)據(jù)格式多等需求。部分標準只是行業(yè)標準，在其它行業(yè)沒有進行推廣和嚴格執(zhí)行。

3.2 歸檔過程不規(guī)范 在數(shù)字測繪成果歸檔過程中，原則上均應采用物理歸檔；但對某些本應進行物理歸檔的數(shù)字測繪檔案，在當前技術條件下無法離線存入裝具的，應先采用在線邏輯歸檔，如互聯(lián)網(wǎng)使用的瓦片數(shù)據(jù)、衛(wèi)星影像數(shù)據(jù)等。但在實際工作中，很少進行邏輯歸檔工作，甚至把瓦片數(shù)據(jù)剔除后歸檔。

歸檔源數(shù)據(jù)組織欠佳。有些項目人員沒有很好的進行數(shù)據(jù)組織和數(shù)據(jù)命名，導致數(shù)據(jù)混亂繁雜，甚至存在重復的數(shù)據(jù)。加大了后期整理的難度。

缺少相關背景信息。目前數(shù)字測繪檔案歸檔工作中，很少進行數(shù)據(jù)源背景信息說明的歸檔，如數(shù)據(jù)特征、數(shù)據(jù)硬件及軟件環(huán)境、數(shù)據(jù)版本等。

少量特殊格式數(shù)據(jù)，因軟件專利權等原因沒有歸檔相應的軟件、版本。導致這些數(shù)據(jù)無法進行分析和整理，也難以進行再利用，成為“死”數(shù)據(jù)。

3.3 管理措施不到位 數(shù)字測繪檔案具有數(shù)據(jù)量大、專業(yè)性強且數(shù)據(jù)格式多樣化等特點，這就給數(shù)字測繪檔案的整理、立卷、保管、利用等工作帶來巨大挑戰(zhàn)。當前數(shù)字測繪檔案管理措施落后于數(shù)字測繪檔案的需求，主要表現(xiàn)如下：①數(shù)字測繪檔案的整理組卷工作還是處于探索階段，且未形成統(tǒng)一的標準規(guī)范。②部分數(shù)字測繪檔案和傳統(tǒng)載體測繪檔案混雜在一起保管，難以確保載體安全，也給利用帶來不便。③館藏保管環(huán)境與保管需求存在差距。④因人力物力投入不足、數(shù)據(jù)專業(yè)性太強等原因，入庫時沒有進行必要的數(shù)據(jù)檢查，如存儲載體有無劃痕、有無病毒、數(shù)據(jù)有無損壞。

3.4 數(shù)據(jù)安全存在風險 當前，數(shù)字測繪檔案存在安全風險主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)的完整性和有效性。歸檔數(shù)據(jù)組織混亂及歸檔內容的不完整，無數(shù)據(jù)背景信息進行歸檔，就對數(shù)據(jù)的完整性帶來巨大風險。

按照GB/T 18894-2002的要求，為確保數(shù)據(jù)的有效性，保管部門應該每年對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行登記；并確認載體和新設備的兼容性；并對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次隨機讀檢查，且抽樣率不低于10%。但在數(shù)字測繪檔案的管理工作中，基本沒有開展這項工作。以本館的數(shù)字測繪檔案管理為例，部分90年代軟盤基本沒進行數(shù)據(jù)檢查；館藏光盤數(shù)量龐大，接近7000余盤，難以提供足夠的人力和財力進行數(shù)據(jù)抽查。

4 改進數(shù)字測繪檔案管理的對策

4.1 制定可操作性的標準規(guī)范 針對數(shù)字測繪檔案標準落后于管理需要的實際情況，有計劃的修改數(shù)字測繪檔案的接收、整理、保管等標準。特別是要對1988年發(fā)布的《測繪科學技術檔案管理規(guī)定》進行修訂，明確數(shù)字測繪檔案的分類及整理方法。同時，可以借鑒檔案行業(yè)標準，如DA/T 38-2008中針對光盤的技術指標、數(shù)據(jù)刻錄和備份要求、性能檢測及使用要求等規(guī)范引用到數(shù)字測繪檔案管理工作中。

4.2 嚴格執(zhí)行歸檔制度，確保歸檔數(shù)據(jù)質量 為確保數(shù)字測繪檔案的安全，應嚴格控制歸檔數(shù)字測繪檔案的真實、完整和有效。首先，制定數(shù)字測繪檔案的歸檔制度，保證歸檔成果數(shù)據(jù)完整。在歸檔測繪成果數(shù)據(jù)的同時，還必須同時歸檔其對應的技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等技術因素和背景信息；其次，嚴格執(zhí)行物理歸檔一式三套制度，確保數(shù)字測繪檔案的保管、備份及提供利用的需求；再次，加強歸檔數(shù)據(jù)的鑒定工作，有針對性的進行數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)完整性檢查，如查殺病毒、載體有無劃痕、數(shù)據(jù)是否完整等；最后優(yōu)化數(shù)字測繪檔案的登記制度，借鑒GB/T 18894-2002中關于“電子文件的登記”中的做法，強化對數(shù)字測繪檔案的移交、接收管理。

4.3 強化數(shù)字測繪檔案的管理措施 在現(xiàn)階段數(shù)字測繪檔案管理的摸索階段中，加強數(shù)字測繪檔案的管理主要從以下幾個方面入手：

一是規(guī)范數(shù)字測繪檔案的整理組卷、保管，確保數(shù)字測繪檔案整齊有序、保管良好。二是投入適度的設施和設備，如存儲設備采用一次寫的檔案級光盤（如JVC光盤），防磁設備、保溫及除濕設備，盡量提供滿足數(shù)字測繪檔案保管環(huán)境要求。三是強化數(shù)字測繪檔案的利用。一般盡量避免直接借出光盤，特別是一些“孤本”光盤和利用頻率高的光盤，盡量采用在線備份提供數(shù)據(jù)利用。

4.4 有計劃做好數(shù)據(jù)檢查和數(shù)據(jù)備份 為了規(guī)避因歸檔和管理的不規(guī)范對數(shù)據(jù)安全帶來的沖擊，必須有計劃進行數(shù)據(jù)檢查和數(shù)據(jù)備份工作。如每年進行對館藏數(shù)字測繪中的10%進行抽查，同時可以參考GB/T 18894-2002數(shù)據(jù)檢查等級要求進行數(shù)據(jù)檢查情況登記。對于數(shù)字測繪檔案的數(shù)據(jù)備份，可以按照產品和類型及歸檔年度由舊至新進行數(shù)據(jù)備份計劃。

以本館館藏數(shù)字測繪檔案為例，除少量軟盤、磁盤等存儲設備外，主要是一次讀寫CD、DVD。就檔案類型而言，主要是數(shù)字測繪成果，如4D產品、航空攝影影像資料、衛(wèi)星遙感影像資料，其中航空攝影影像資料占館藏光盤數(shù)量的一半左右?？梢园凑障纫缀箅y的原則，先進行4D產品的數(shù)據(jù)檢查和備份，后進行航空攝影影像資料等測繪資料的數(shù)據(jù)檢查和備份。

數(shù)字測繪檔案是測繪檔案館藏的核心，更是廣大測繪科技工作者多年辛勤勞動與智慧的結晶。需要測繪生產中各個環(huán)節(jié)的作業(yè)人員通力合作，規(guī)范和強化管理措施，才能確保數(shù)據(jù)的真實、完整、有效、安全，為發(fā)揮測繪成果的社會價值奠定基礎。

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