電力企業工程檔案安全管理分析

摘要：本文通過對電力企業工程檔案安全管理進行深入分析，論述了工程檔案安全管理的內容及重要意義，只有切實采取有效措施，消除安全隱患，才能保證工程檔案實體及信息載體的完整性及安全性，充分發揮工程檔案在項目建設、管理及試運行中的作用。

關鍵詞：電力企業 工程檔案 安全 分析

1 概述

隨著電力事業的飛速發展，發電機組容量不斷增加，記錄電力建設的工程檔案涉及面廣、專業性強、安全性高，工程檔案在其形成利用、安全管理等方面的工作質量直接影響到工程建設。而在實際工作中又存在許多問題，導致檔案管理不夠規范，尤其是存在檔案安全意識淡薄、管理制度不夠健全、安全措施不夠完善等問題。

電力建設工程檔案是電力企業基本面貌和工程建設全過程的綜合反映，它隨電力建設項目的開始而建立，是一份寶貴的資源。工程檔案安全管理工作與工程項目建設的進程同步，是工程檔案管理工作的重要組成部分。將檔案安全工作落實到位，保障建設項目工程檔案設施建設、檔案實體及信息系統的安全管理以及規范操作，是各級領導及工程檔案工作者的職責，是提高工程建設及管理水平的需要。全體工程參建人員都應警鐘長鳴，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，防止松懈、僥幸心理，確保建設項目工程檔案安全萬無一失。

因此，要確保工程檔案的安全管理，應認真落實“五個加強”：一是加強組織領導，增強檔案安全意識。二是加強施工單位工程檔案安全管理。三是加強工程檔案制度建設。四是加強工程檔案庫房安全建設。五是加強工程項目電子檔案安全管理。

2 加強組織領導，增強檔案安全意識

工程檔案安全管理是電力建設檔案工作的重中之重，確保工程檔案安全是形成高質量竣工檔案的基礎，也是各級領導和檔案工作者的職責。應全面加強對工程檔案安全工作的領導，建立健全工程檔案管理組織機構，明確各項管理職責，增強檔案安全意識，做到工程檔案及安全管理與基建進程同步。

大唐琿春發電廠（以下簡稱琿春廠）在二期擴建工程建設之初即建立了工程檔案管理領導小組及檔案信息安全保障機制，同時配備專職檔案人員，負責工程前期文件資料的收集整理與工程檔案管理工作，加大工程檔案安全管理力度。從工程檔案的組織領導、管理體系、職責分工、合同管理、獎勵處罰等方面對工程檔案的安全管理作出明確規定，保障工程檔案設施及檔案實體、信息系統的安全管理。

3 加強施工單位工程檔案安全管理

由于電力建設項目的施工單位多、建設工期長，形成的項目工程檔案數量大、內容龐雜，各施工單位工程檔案管理的要求和做法不盡一致，客觀上給項目工程檔案安全管理工作帶來一定難度。因此，為使工程檔案管理工作有序進行，真正做到移交精品工程的同時移交精品檔案，必須加強對施工單位工程檔案的安全管理。

首先，我們要求各施工單位要有相應的工程檔案庫房，并對琿春廠二期擴建工程檔案的形成收集、保管利用、整理歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等工作做出相關規定，提出具體統一要求。

其次，要求各施工單位工程檔案柜架、卷盒、卷皮等檔案裝具應符合標準要求，歸檔的文件材料和制成材料符合耐久性要求，并采取各種有效措施保證工程檔案和信息的安全。

另外，建設單位工程檔案人員在工程部門現場辦公，參與基建工程過程管理，經常深入施工單位督促檢查工程檔案的收集整理及安全管理工作，使工程檔案安全管理與基建進程同步，最大限度地保證了企業擴建工程檔案的完整與安全。

4 加強制度建設，完善安全措施

加強工程檔案制度建設，是做好工程檔案安全管理的前提。我們從建設項目工程開始就建立了一整套科學合理、操作性強的工程檔案安全管理制度，使工程檔案安全工作有章可循。

一是要建立健全工程檔案安全保管、防火管理、巡回檢查及檔案人員崗位職責等相關管理制度。

二是要完善工程檔案安全管理措施，實行檔案專人保管，經常對工程檔案設備如：檔案柜、溫濕度計、防盜門窗及電源電線、滅火裝置等進行檢查，發現問題及時處理，并把消防安全和供水、供電線路的監管納入工程建設統一安全管理之中，將檔案安全工作落實到位。

5 加強工程檔案庫房安全建設

工程檔案庫房的科學管理是維護檔案安全的基本保障。

5.1 我們制定了嚴格的《工程檔案庫房管理制度》，工程檔案庫房與閱覽室、辦公用房實行三分開，并采取防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施。如配備了防火防盜門、防盜窗、報警器、電子監控設備等防盜設施；配備了泡沫滅火器，并隨時做好各項設施設備的檢修維護工作。另外，在條件成熟時還應配備火警自動噴淋系統等較先進的滅火設備。

5.2 涉及國家秘密的工程檔案應單獨保管，設置帶鎖的移動密集架、帶密碼鎖的保險柜等，從保管條件上確保工程檔案的安全。

5.3 減少工程檔案的破損率，延長檔案的使用壽命。對不易保管的磁盤、光盤等存儲介質應配備專用的檔案防磁柜；對容易破損的硫酸圖紙等重要檔案配備好防潮、增濕設備。

此外，琿春廠堅持日常監督與重點檢查相結合，不定期組織全面細致的安全檢查，及時發現安全隱患，消除堵塞危及工程檔案安全的漏洞。

6 加強工程項目電子檔案安全管理

電力企業在工程建設過程中，各施工單位會形成大量的電子文件。電子文件的產生和應用，使得工程檔案快速向數字化方面發展，為工程檔案信息化管理注入了新的活力，因此對工程電子檔案的安全管理工作就顯得相當重要。

6.1 依據國家相關規定，我們制定了有關工程項目實施中形成的各種電子文件的收集整理、歸檔及電子文件載體的安全保護制度，采取有效措施對工程電子檔案進行安全管理。

6.2 要求各施工單位采用統一規范的工程檔案管理軟件，在紙質文件歸檔的同時，相應電子文件同時歸檔，提高工程檔案信息的實效性和檢索的便捷性。

6.3 工程檔案管理部門要對存儲在磁盤、光盤上及網絡數據庫中的電子檔案及時復制副本備份或異地保存，保管方面要做好防消磁、防損壞工作，對重要電子檔案的信息內容進行加密處理。

6.4 加強對計算機信息系統的安全保密管理，采取工程檔案內外網分離、安裝服務器防火墻等安全措施，推動工程檔案管理的數字化建設，為在企業各部門之間實現資源共享奠定數字信息基礎。

7 結束語

工程檔案反映基建工程項目的真實面貌，工程檔案的安全管理是一項功在當代、利在千秋的一項基礎性保障工作。大唐琿春發電廠通過加強工程檔案安全管理工作，牢固樹立工程檔案安全防范意識，把工程檔案的安全管理落到實處，確保了工程檔案的安全和完整，為工程管理和企業生產經營工作提供系統準確的檔案信息服務，并為本廠及大唐集團公司工程檔案制度化、規范化及安全管理起到了標桿和示范作用。

參考文獻：

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