ERP最終用戶培訓的問題及思考

摘要：文章在簡要介紹了ERP最終用戶培訓重要性的基礎上，指出了在ERP培訓過程中存在的主要問題，進而提出了相應的解決思路，并通過PM模塊的例子來闡述這種思路，最后給出了相應的結論。

關鍵詞：ERP 最終用戶培訓 SAP概念 系統操作

1 培訓工作的重要性

最終用戶培訓工作是企業推進ERP建設的一個重要環節。由于最終用戶是系統的直接使用者，他們學習效果的好壞，將直接影響到ERP的推行的進度和使用效果。在培訓學員、講師、教學環境和教材等方面都應非常到位。

①培訓學員應覆蓋ERP流程中所有相關角色。②培訓講師應由具有豐富實踐經驗的關鍵用戶擔任，在講解中可聯系實際的業務和工作流程，注重概念，深入淺出；實施方顧問提供系統操作的支持和輔導。③教學環境應為多媒體教室，各種軟、硬件設施配置齊全，學員每人一機并分配專門用于培訓的client。④教材通俗、易懂、實用可行。⑤教學安排實行考勤記錄；安排課堂練習；結業后進行考試，分為筆試和上機考試，考試成績會公布到網上，以對學員構成激勵機制。

2 培訓過程中出現的問題

在培訓過程中，我們發現存在幾個突出問題：

①SAP的操作界面復雜，按鈕多，輸入框多，不易找到有用信息，對于初次接觸SAP或者接觸電腦不多的老師傅來說，如墜云里霧里，不易于接受；②檢索條件多，不知道使用哪個檢索頁面去搜索想要的信息；③操作復雜，不易記憶操作步驟，不理解每步操作對應的實際意義。④概念繁多，字段名稱和實際中叫法的相去甚遠，系統的幫助內容語句不流暢，看幾遍不知所云。這些問題將成為ERP進一步推行的障礙。

如果不能很好地解決這些問題，或者方法不當，在推行過程中就會引起學員的反感心理和膩煩情緒，將對實施造成不利的影響。

3 對問題的分析

針對上述問題，應該從SAP系統和培訓兩個方面加以解決。一方面，SAP系統應有些許改進，比如將沒有用的字段和輸入框隱藏，將沒有用的頁簽去除，將有用字段設置為必輸等。更根本的，應該是采用恰當的培訓方法使得培訓學員入門，進而獲得自學能力。人的認識是從感性認識上升到理性認識，所以建議采用由具體業務到抽象概念、由實際情況到一般操作的思路，結合實際的業務內容，闡述SAP概念、系統操作、組織架構、業務流程、權限設計和角色分配，連帶介紹查詢技巧和操作技巧，培養學員學習興趣，進而形成自學能力。

結合上述思路，培訓過程中應注意如下幾個問題：

①單純講解SAP概念而不結合實際業務內容，會使得學習人員不知所云，沒有學習動力；②單純講解操作而不介紹概念和流程，會使得學習人員不知道在做什么，失去學習興趣；③不應只是口頭上說ERP的優點，卻懶得動手在系統中做一下，通過系統展示SAP集成性、信息化的優點。

4 問題的解決

下面從設備臺帳入手，介紹相關的PM模塊基本概念、組織架構和系統操作，以此例來說明本文提出的解決思路。

設備管理（PM）模塊是ERP系統的一個功能模塊，是生產管理系統（PMIS）與SAP/ERP系統人、財、物模塊的橋梁，是生產管理業務的有機組成部分。ERP系統中的設備主數據包括設備類型、設備編碼、設備名稱、技術對象類型、資產編號、WBS編碼、電壓等級、維護工廠、工廠區域、功能位置等等內容。諸多內容，它們之間存在著怎樣的內在聯系？又該如何下手呢？

4.1 熟悉操作界面

首先要使得學員熟悉ERP的界面。SAP界面的按鈕較多，較小。窗口的標準元素如下圖所示。

在SAP操作中，根據檢索條件選擇自己需要的信息是一個主要的能力。在輸入框右側出現的同心圓的圖標即選擇按鈕，點擊后出現選擇對話框，輸入限制條件可篩選需要的信息。

4.2 創建設備臺賬

事務代碼是一個命令，在輸入事務代碼后，調用一項任務。一般編號為1的事務代碼是創建，編號為2的為修改，編號為3的為顯示。

在命令域中輸入事務代碼IE01，敲回車后出現創建設備臺賬的初始界面。如圖3。

在初始界面敲回車，即可進入設備臺賬錄入界面。表頭數據包括設備的編號、設備說明、設備狀態和設備有效的使用日期。視圖中有四個頁簽：一般的、位置、組織結構和結構。

“一般的”頁簽是設備的銘牌信息，其中技術對象類型即是設備的種類，可以從系統中選擇相應的類型。其余信息和設備銘牌信息基本相同。如圖4所示。

4.3 理清維護工廠與計劃工廠的關系

維護工廠和計劃工廠是設備臺帳中的兩個重要概念，分別在“位置信息”和“結構組織”兩個頁簽中。“位置信息”頁簽是設備資產歸屬信息，即資產屬于誰。其中，“維護工廠”字段對應于地市公司，“工廠區域”字段對應于資產歸屬，“ABC標識”字段對應于電壓等級。

“組織結構”頁簽指的是設備的維護部門。“計劃工廠”字段指的是對設備安排維修計劃的部門，“計劃人員組”對應于工區，“主工作中心”對應于班組。

理清SAP系統與我們電力企業現存管理體制上的差異，對于我們理解維護工廠和計劃工廠的關系有重要作用。在SAP系統中，維護工廠是有設備需要維護的單位，一般是設備的主人，負責設備運行；計劃工廠是設備故障時，為設備提出維修計劃安排的單位，負責設備檢修。在供電企業，運行和檢修單位為同一個地市公司，所以維護工廠和計劃工廠就合二為一了，其關系如圖6所示。

在“組織結構”頁簽中，“資產”字段填寫的是設備的資產號，資產卡片由財務部門創建，資產號由財務部門分配；雙擊該號碼，即可進入資產卡片界面，如圖7所示；由此，實現了帳（設備臺帳）和卡（資產卡片）的一致。“成本中心”字段是用來歸集設備維修費用的，即設備維修的費用記在哪個部門。“成本中心”字段的篩選頁簽較多，一般從標準層次頁簽查找，如圖8所示。

4.4 功能位置的概念

功能位置位于“結構”頁簽中。

“結構”頁簽是設備的位置和層級信息。頁簽中“功能位置”字段對應著設備的運行位置。河北電力公司功能位置設計采用5級編碼規則，04代表河北電力公司；第二級代表地市公司；第三級為專業分類，包括輸電設備、變電設備、配電設備、非生產性設備、IT設備；第四級為運行標識，用來標識現場設備的實際安裝運行位置和非現場設備的使用保管部門；第五級明確到間隔。

設備的功能位置可以用來跟蹤設備的安裝和拆卸歷史。如果一臺設備退役或者退庫停用，則將其功能位置拆卸；如果設備轉移到本公司其他變電站，則更改其功能位置；如果設備調撥到其他地市公司，則將其功能位置掛接到省公司轉移能位置上；如果設備調撥到外省，則將其功能位置掛接到調撥能位置上。此外，使用功能位置還可以匯總給設備的檢修工單歷史和檢修成本。

4.5 設備的狀態

設備的狀態包括在用、退庫停用、現場停用、待報廢、報廢五個狀態，分別對應著設備資產壽命周期的各個階段，SAP系統以此實現對設備資產全壽命周期的管理。設備各個狀態間的轉換關系如圖10所示。

限于篇幅，不能介紹工單的內容，也沒有涉及到業務流程、權限設計和角色分配的內容，但是學習的思路是一致的。

5 結論

針對本文提出的問題，和上述分析，有如下結論：①完成實際的業務是我們采用SAP的根本目的，單純講解SAP概念而不結合實際業務內容的做法是不好的。②SAP的理念、基本概念和流程化管理，是ERP的精髓，計算機操作只是完成這些內在要求的外在實現途徑，單純操作而不聯系概念和流程的做法是不好的。③ERP的優點可以通過自身的界面和操作得以體現，只是口頭上說它好，卻不去接觸它，那離真正應用起來還差得相當遠。領導層在已經理解ERP理念的基礎上最好多多學習具體操作，基層人員在掌握具體操作基礎上去領會操作的含義和自身的角色。

ERP的實施對于一個企業來說是一場革命。它不僅僅是技術轉型，而且是一個企業的業務流程的梳理和再造、是企業管理上層次、職工上水平的一次重要變革。可是，很少會有人由衷地喜歡改變自己，然而變革無法避免。SAP有著先進的管理理念、信息集成度高等優點，也存在著界面復雜、不十分友好的缺點；供電企業運行多年，許多成功經驗已經成為定型的模式，所以二者結合的過程必將是一個互相取長補短融入一體的螺旋式發展的過程，是一個曲折和反復的過程。我們有理由相信，保持積極務實的態度，把供電企業的實際和SAP的管理思想相結合，必能走出一條有供電企業特色的ERP道路。