淺析高校校友檔案建設及開發研究

摘要：校友檔案是高校檔案的重要組成部分，搭建起母校與校友之間溝通的橋梁，為高校蓬勃發展做出貢獻，同時，為校友成就事業提供強有力的檔案資料支撐。伴隨著數字化融入校友檔案，新系統的開發研究，校友檔案必將迎來嶄新的面貌。

關鍵詞：高校校友檔案 母校 校友 開發研究

不同文獻在表述校友的概念和范疇時略有不同。廣義來說，校友是指在同一所學校接受過教育的各類別和層次的學生，本校、外籍專職或兼職的教職員工以及被學校聘請或授予各種榮譽頭銜的著名人士。[1]

高校校友檔案，指把高校學生(各類在校生、應屆往屆畢業生)的個人信息、學籍情況、班級照片、畢業去向等信息資料，收集整理成規范、標準的檔案形式。校友檔案是高校檔案中不可或缺的一部分。它見證了校友的學習歷程及與母校的血脈情誼，是了解和挖掘校友信息資源的重要渠道和可靠保證。搭建起校友與母校緊密聯系的橋梁。同時，對于服務、促進母校自身的發展壯大也產生了深遠影響。

1 高校校友檔案的收集范圍及途經

1.1 高校校友檔案的收集范圍

縱觀部分高校，在其他檔案的管理建設如火如荼之際，唯獨缺少校友檔案。可見，校友檔案在有些高校還是未開墾的處女地。校友檔案作為聯系母校的紐帶，重要程度不言而喻，不但需要學校領導的高度重視，而且建立、完善校友檔案，需要確定收整范圍。首先，每屆在校生完整個人信息、學籍情況、獲獎情況、畢業去向及珍貴畢業照片、影像視頻。特別是優秀院系、本校或外籍教師和學生參加國家、省市級比賽，接受表彰的照片，以及運動會、藝術節、科考活動、社會實踐活動的視頻等影像資料。其次，重點搜集著名畢業生的創業歷程、個人著作與成就、獲獎情況，以及與國家、省市領導的合影，參加國內外重大會議，主持國內外重大項目，演講的照片、影像等資料。再次，被高校聘請的客座教授、訪問學者、知名作家也不能忽視。他們在國內外的科研成就及獲獎著作、在講臺上諄諄教導的影片，在研討會上侃侃而談，展現大師風采的精彩瞬間，同樣也需要被收錄到校友檔案中。

1.2 高校校友檔案的收集途徑

首先，高校設置專門部門，組織專業檔案工作人員，收集校友檔案，接待主動歸檔的各院系領導、教授、師生，做好檔案的分類、整理工作。同時，做好校友檔案宣傳工作，利用檔案工作會、發文等方式講解歸檔的重要性和深遠影響，進一步調動校友歸檔的積極性，為高校校友檔案的順利收集奠定扎實的基礎。

其次，針對在校生檔案收集，在歸檔宣傳的進一步影響下，以院系為單位，由兼職檔案員完整收集本院系在校生從入學至畢業的所有個人信息、學籍檔案、獲獎情況照片、視頻等資料，移交檔案館。

再次，高校幾十年的發展歷程中人才輩出，可謂“桃李滿天下”，校友遍布五湖四海，資源十分豐富，如何全面、準確的做好校友檔案的收集、整理工作？本文認為，要采用多種方式結合，靈活收集的辦法，主要辦法包括：①通過學校校友會平臺，聯系歷屆校友，尤其是著名校友，實現檔案收集；②高校多舉辦各個領域的研討會，邀請專業領域的校友參與；③各院系、各班級組織的同學會、老鄉會，為聯系祖國各地及海內外的校友提供了便利；④高校憑借校慶、院慶之際，加強校友檔案歸檔的宣傳力度，讓廣大校友了解校友檔案，認識收集校友檔案的作用與重要性，制作校友通訊錄，廣泛聯系眾多校友。

2 高校校友檔案的利用價值顯現

不論是對于母校還是校友自身，高校校友檔案寶貴價值都是顯而易見的。

在北京大學百年校慶之際，江澤民發表重要講話:“縱觀歷史，國際上一流大學都是經過長期建設形成，固然要有政府的支持、資金的投人。但更重要的是學校領導、教師常年累月辛勤奮斗的結果，特別是學生畢業后，在國家各個建設崗位上乃至國際上體現出公認的信譽。”由此可見，高校的發展壯大需要校友的鼎力相助。每一位教授、導師、在校師生、畢業生都代表著高校的教育質量、整體素質和形象，他們在社會工作中的一舉一動都與母校息息相關。事業有成的校友對母校懷有感恩之情，他們通過多種方式助母校發展一臂之力，例如：以捐贈形式，成立各種基金、獎學金，用于高校的教學樓、教學設施等基礎建設，以及獎勵優秀學生、資助貧困學生等；在科研、文學等領域頗有建樹的校友，回母校任職任教，把自己的科研成果、學術研究、著作、經驗與師生共享，與母校共繪宏大藍圖；成功企業家回母校辦社會實踐活動、技能培訓班等，通過面對面交流、學生親身體驗創業歷程，鍛煉社會能力，掌握一技之長，分享成功經驗，促進大學畢業生就業；校友通過視頻、網絡、多媒體等現代化手段，制作母校宣傳影片，擴大高校在國內外的知名度，為母校與國外名校對話，強強聯手，招商引資等做出了貢獻。可見，母校的強大，需要收集校友檔案。

高校保存的校友檔案對于校友也有很大的幫助，例如: 2005年4月，中國國民黨主席連戰訪問大陸，北京大學獲悉連戰主席母親趙蘭坤女士與北大的淵源后，特別復印她76年前在燕京大學（北京大學前身）學習的學籍檔案和照片資料，贈送給連戰先生作紀念，表達了兩岸血脈相連、手足相依，和平統一是兩岸同胞的共同期盼。[2]赫崇本教授在中國海洋大學歷史長河中，扮演了舉足輕重的角色，他的科研成果、學術著作，對于學校發展海洋、水產特色學科，全面培養海洋人才奠定了根基。檔案館籌建赫崇本教授陳列館，完備的校友檔案就有了用武之力，通過著作、資料手稿、筆記、照片等資料的展示，熏陶和激勵了青年一代學習前輩知識經驗、努力創新學科。再有2008年汶川特大地震中，一名四川德陽中學普通教師譚千秋，在地動山搖來臨之際，用身軀保護了來不及跑出教室的學生，卻奉獻出自己寶貴的生命，他舍己為人的精神感動了全國人民。由于地震損毀嚴重，譚千秋詳細的個人資料無法找到，湖南大學檔案館及時公布了譚千秋校友在校期間的學籍資料、照片等珍貴檔案資料，為中央電視臺等各大媒體宣揚報道英雄事跡提供唯一渠道，為人民群眾學習英雄事跡提供可靠依據，后來撰寫書籍《大愛千秋》電影《最后一課》等也都借鑒了湖南大學檔案館的校友檔案。[3]可見，珍藏校友檔案濃縮了校友一生的各個方面，便于后人了解、師承、創新。

3 高校校友檔案開發研究

隨著信息技術的快速發展和數字化辦公融入傳統檔案工作，高校校友檔案面臨新的機遇和挑戰，讓檔案的收集和利用更便捷、更準確、更完善成為中心課題。

建立校友的專門網站，以為廣大校友提供優質服務為目標，擺脫傳統部門網站以單純文字介紹、圖片展示為主的模式，著重設計以互動為主要模塊，增加BBS留言、聯系我們等模塊，公布各部門主要負責人、辦公電話和郵箱，及時、耐心回復各地校友的咨詢，解答疑問，憑借網站，與國外高校合作，提供快捷的外籍校友檔案資源查詢服務。在網站制作多媒體宣傳片，介紹校友檔案的發展歷程、深遠影響；優秀校友的事跡和成就；校友檔案收集、利用的注意事項，以及歸檔與業務辦理流程圖等，進一步探索、發掘校友檔案資源的潛力。

開發校友信息資源管理系統，實現了檔案歸檔的數字化、網絡化，院系兼職檔案員通過系統整理各院系校友的詳細名單和信息，檢查完畢，上傳至檔案館系統中，由檔案館工作人員在系統中完成收集、整理、編號、入庫等工作。這些工作完全是在管理系統這個平臺實現的，使紙質版檔案逐漸向電子版檔案過渡，是檔案工作的變革和進步。同時，校友也可通過系統注冊個人信息，成為檔案館會員，輸入用戶名和密碼，即可查詢檔案館中存檔的自己的錄取、成績、獎懲、畢業、照片等相關檔案，也可輸入關鍵字、詞，查詢某屆、某年級、某專業同學的相關檔案信息。校友信息資源管理系統開發利用，實現資源的合理配置，簡化傳統的純手工操作，提高工作效率。

總而言之，高校校友檔案建設造福當今澤被后代，不僅為母校的茁壯成長做出貢獻，也為校友的事業進步提供檔案支撐。同時，任重而道遠，數字化檔案資源潛力無窮，需要進一步探索、開拓、創新，使校友檔案的宣傳，收集、利用更加靈活性、多樣性，豐富性。

參考文獻：

[1]胡艷娥.高校校友資源的開發與管理淺析[J].理工高教研究， 2009，28(5):78-80.

[2]付杰.檔案利用工作存在的問題與對策[J].蘭臺世界，2005(3):28-29.

[3]王婷婷.高校校友檔案價值與建設新探[J].蘭臺世界，2010(11):54.

[4]舒惠.高校校友檔案的建立與利用研究[J].蘭臺世界，2007(5):48.

作者簡介：王文越（1983-），女，山東青島人，中國海洋大學檔案館助理館員，主要研究方向：檔案管理，檔案信息化建設。王文佳（1983-），女，山東青島人，青島工學院講師，主要研究方向：藝術設計。