檔案學前端控制思想的學術淵源和實踐需求

2012-04-29 00:00:00楊艷

北京檔案 2012年9期

摘要:本文從歷史的角度介紹了檔案學前端控制思想的學術淵源、研究歷程和產生背景，論述前端控制思想的基本內容、理論基礎和實踐需求，分析了網絡環境下的前端控制思想的學術發展趨勢。

關鍵詞:前端控制電子文件生命周期元數據

隨著檔案學基礎理論的發展和技術的進步，前端控制的思想被不斷賦予新的內容。20世紀末和本世紀初的前后十年，檔案學界長期基于紙質文件的研究而建立起來的基礎理論受到電子文件的強烈沖擊。前端控制思想（也有學者在論述中將其稱為前端控制原則）是檔案學界針對電子文件的出現所帶來的檔案工作流程和工作內容的變化而做出的理論回應，體現著新的管理環境和網絡環境下檔案學理論與實踐的發展趨勢。

一、檔案學前端控制的學術淵源和研究歷程

為應對電子文件的出現及電子文件對檔案管理工作的影響，檔案學界在重新審視相關基礎理論的同時，對前端控制的思想不斷進行梳理并完善。在這一過程中，國內外檔案學界起初是并沒有明確提出“前端控制”的概念，只是在理論的發展中體現著這一思想。

前美國國家檔案與文件局局長詹姆斯·羅茲在其1983年的一份研究報告中提出，“文件生命周期包括四個階段：文件的形成階段、文件的利用和維護階段、文件的處理階段和檔案管理階段。”[1]他進而認為，“一個綜合文件管理系統將與一個組織的文件在其完整的生命周期的每一件事情有關?！盵2]

日本學者作山宗久（Munehisa Sakuyama）在《文件生命周期》一書（1995 年出版）中提到，“與其當辦公室內文件太多時煩惱不堪，不如在文件產生的前期就加以控制更有效果?！盵3]

國際檔案理事會電子文件委員會制訂的《電子文件管理指南》（草案）將對電子文件的“干預時機”確定在電子文件管理系統的設計階段，將原來紙質文件管理系統中的許多“后控制”手段提到最前端，并主張“在文件形成前就采取行動”。[4]這體現出該委員會對檔案館參與前端控制的重視。

國內以馮惠玲、劉家真、劉越男等為代表的知名學者緊跟時代步伐，幾乎與國際檔案界同步關注電子文件這一新的文件形態的出現對檔案學界的影響并積極向國內介紹當時國際檔案界對相關問題與現象的研究進展，同時對前端控制思想進行著積極的研究和梳理。

馮惠玲指出，“在系統設計階段即考慮作為檔案保管的要求，把可能預先設定的管理功能納入系統之中……強調前端控制并不意味著一切依賴于設計，檔案工作者在電子文件的形成和維護階段還有許多事要做，以彌補系統設計的缺陷，監督系統的運行和使管理活動得以延續，保證電子文件在其整個生命周期受到嚴密的控制?！盵5]

劉越男指出，“檔案界將文件和檔案看成同一事物的兩個不同階段由來已久……直到電子文件時代，在很多經驗教訓的基礎上，檔案界才肯定地說應在文件階段就施加控制，即前端控制?！彼M而提出，“‘前端控制’并不是電子文件時代全新的思維，其萌芽產生于電子文件出現以前，我們認為前端控制思維是近一個世紀以來檔案界不懈努力的結晶?！盵6]

二、檔案學前端控制的產生背景

檔案前端控制的提出有著廣泛的社會背景和技術背景。電子文件的產生、文件數量的激增和文件保存的困難性加大使檔案學界意識到傳統的檔案學理論在應對電子文件的管理時明顯力不從心，于是開始有意識地從理論和實踐層面分別尋求突破，主流的檔案學傳統理論都開始針對電子文件的內容、載體、特性等進行理論的拓展和升級。如果我們僅從檔案學專業自身來看，前端控制的提出主要源于以下因素：

2.1 文件形態的變化

電子文件有別于紙質文件的的最大特點是記錄信息的方式和載體的不同，其主要特點為信息的非人工識讀性、系統依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、信息的易變性、信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性和信息的可操作性等。[7]

“在手工文件保管系統中，不管是文件格式還是整理順序的變化都能實實在在的反映出來，但是在電子系統中的格式和順序只是邏輯概念。在電子文件保管系統中，針對文件系列的著錄可能是軟件、數據表結構、系統體系結構的邏輯電路的組成部分，也可能沒有包含在電子文件系統之中?！盵8]文件的特征是內容固化和形式穩定。對于紙質文件而言，其內容、背景和結構是同時固化在同一載體（紙張）上的，任何一個要素發生變化，都會在紙質載體上表現出來。只要保存紙質文件的完整性，其文件本質（即憑證價值）就不會損壞。而電子文件的情況則完全不同。電子文件在其整個生命周期的運行過程中，其內容、背景和結構三個要素在任何一個環節都可能被改變且不受載體的制約，關鍵的問題是電子文件的使用者和管理者輕易無法察覺這些變化，除非在電子文件的形成階段從管理與技術兩個方面采取措施，這是由電子文件的“信息與特定載體之間的可分離性”這一特點所決定的，解決的辦法就是引用前端控制思想從電子文件的形成階段開始“干預”。

2.2 文件數量的激增

隨著人類社會活動的增多，人類社會的信息量呈幾何增長的趨勢。信息的復制靠鼠標就可輕松實現，信息的雜亂降低著人們查找和獲取信息的效率。“信息爆炸”、“信息超載”、“信息疾病”等說法和現象帶給人類無限的焦慮，正如前美國檔案工作者協會主席杰拉爾德·漢姆所言，“信息過載現象逐漸嚴重，信息的判斷比信息的處理和獲取顯得更為關鍵”。[9]與此相對應，“文件雪崩”的現象不可避免，電子文件的出現并逐步成為主流的文件形式加劇了人們的這種焦慮程度。從檔案學科的視角出發，解決信息污染的方式之一就是以文件生命周期理論為基礎對電子文件實施“全程管理原則”，而前端控制思想與這些理論和原則相契合。

2.3 文件保存的困難

保證電子文件內容、背景和結構三要素不被修改是保障電子文件真實性和完整性的前提。在電子文件整個生命周期中可能影響電子文件真實性和完整性的環節主要包括：捕獲時格式的轉換、文件的復制、存取過程、保存與維護過程、系統的維護過程和存儲系統更新換代。[10]電子文件的“信息的非人工識讀性”和“系統依賴性”等特點使電子文件即使在保證了內容、背景和結構三個要素不被改變的情況下，也要應對計算機軟硬件平臺升級換代所面臨的信息遷移等問題。電子文件存儲介質的損壞、文件格式和存儲技術的過時以及軟硬件的兼容性問題，都會給電子文件帶來風險。目前可行的解決方案無論是管理方法（如，行政手段出具證明或權威機構認證等）還是技術手段（如，數字簽名、數字證書、數字水印和公共密鑰等）都體現著前端控制的思維。

三、檔案學前端控制的基本內容

對于“前端控制”，眾多學者在文獻中都給出過不同的描述。

劉越男認為，“所謂‘前端控制’，是指針對電子文件的管理，要從文件形成之時甚至形成之前（即電子文件管理系統設計階段) 就對文件形成一直到歸檔整個過程給予通盤規劃，把可能預先設定的管理功能納入系統之中，并在文件形成和維護階段進行監督。”[11]

馮惠玲認為，“前端控制是現代文件、檔案管理理念的重要內容，它以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程……是對整個管理過程的目標、要求和規劃進行系統分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的管理功能盡量在這一階段實現……是實現電子文件全程管理的重要保障，是全面、系統、優化思想的集中體現?！盵12]

正如不少學者指出的，前端控制，是電子文件時代檔案界在總結經驗和教訓的基礎上提出的將控制環節提前到文件形成階段的一個管理概念。這一概念的提出又促使檔案學界反思是否它也適用于紙質或其它載體的檔案，后經不斷探討發現不但其適用而且在電子文件產生前一些檔案學理論和實踐就體現著前端控制的思想，只是沒有系統地總結和表述罷了，直到電子文件產生后才促進了這一思想的提出和完善。

前端控制這一學術思想涉及多個檔案學基礎理論，體現著檔案學術理論的發展脈絡。前端控制思想與檔案學傳統的“文件生命周期”、“文件連續體”理論以及現在廣受矚目的“新來源觀”、“知識服務”等存在著有機的聯系。尤其在新的技術環境下，對電子文件的本質進行研究，有利于把握電子文件前端控制的內容與實質，有利于電子文件前端控制的實現。隨著技術環境的變化和檔案學理論的不斷發展，檔案學界對前端控制這一概念認識，還在不斷的深化和拓展。

四、檔案學前端控制的實踐需求

前端控制作為一個概念的提出到進入理論層面的探討，反映了檔案學界對電子文件管理進行研究的整個歷程。在實踐層面，前端控制思想的體現可以從行業和技術二個維度進行觀察。

在高校，《高等學校檔案管理辦法》中規定，“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作”是高校檔案機構的管理職責之一。目前許多高校已開始運用“前端控制”原則將對電子文檔的干預時段放在電子文件管理系統的設計階段，把原來紙質文件管理系統中的許多“后控制”手段提到前端，提前介入到高校各系、部、處及其它職能部門的歸檔工作中，以扭轉信息資源分散、缺乏統一規劃的狀況。

目前醫療機構對電子病案（簡稱EMR）和電子保健檔案（簡稱HER）給予了格外的重視，因為病案信息是醫院信息的基礎。電子病案和電子保健檔案主要包括病史、診斷（會診）記錄、醫囑、檢查結果、護理記錄、出院（死亡）記錄等等，是網絡技術與信息技術在醫學領域應用的必然。對電子病案和電子保健檔案實施前端控制，有利于病案管理系統提前介入電子病案和電子保健檔案的形成階段，從而建立一個完整的、全程概念的管理體系，以保證電子病案和電子保健檔案的真實性和有效性。

另外，城市重點建設項目和大型集團企業的項目實施，也開始重視運用前端控制理論對項目進程中各階段形成的紙質文檔、聲像檔案及電子文件實施一體化管理模式。[13] [14]

前端控制在技術層面主要體現在檔案數字化管理系統軟件的設計和元數據的處理等方面。文件的完整性是保證其憑證價值的基礎，在進行電子文件管理系統的設計時，要包含能夠標識文件內容、結構和背景的元數據，從而將檔案管理工作提前至文件生命周期的最初階段。

五、學術爭議和展望

前端控制是以“文件生命周期”和“文件連續體”等理論為基礎、針對不斷發展的技術環境而逐步發展的一個管理原則，而“文件生命周期”和“文件連續體”等理論又具有明顯的時代局限性，加之新技術的更新，前端控制的思想內核也在隨著時間的推移而不斷受到質疑并不斷被完善。在電子文件環境下，前端控制是電子文件管理活動中不可或缺的一項特有原則。而在電子政務環境和知識管理的時代需求下，前端控制又開始表現出了局限性。有學者指出，“有必要跳出檔案工作相對狹隘的范圍，轉入電子政務領域，以更大的視角，把文件與檔案管理納入電子政務的政務信息管理進行問題分析與問題解決，從文件生成的源頭就對政務信息管理流程進行優化重組，用頂層設計與源頭控制代替前端控制，來研究電子政務相關部門做什么，檔案部門做什么，從而解決電子政務環境中政務信息的有效管理與開發利用問題。”[15]

從目前電子文件管理相關法規、標準和科研項目實施情況來看，前端控制思想在新環境下會不斷地被修訂。例如，在云計算環境下，如何運用前端控制思想維護檔案的功能和檔案整個生命周期的完整，如何維護檔案以及元數據之間的鏈接，是擺在我們面前的一個重要問題。[16]

網絡環境下，電子文件對傳統的檔案管理模式、工作流程和理論體系等的沖擊，會不斷引發檔案學界對前端控制進行深層次的思考。前端控制有著深刻的理論淵源和現實基礎，對其內涵不斷發展，對避免社會記憶的缺失、保持文化的傳承具有積極的促進作用。

參考文獻：

[1] 詹姆斯·羅茲著，孫鋼譯，何嘉蓀校.檔案和文件管理在國家信息系統中的作用—文件檔案管理規劃（RAMP）研究[C].浙江檔案，1984，(06):32

[2]、[3] 馮惠玲.對檔案著作的評價[J].檔案學通訊，1996，(05):16

[4]電子文件管理指南（征求意見稿），國際檔案理事會電子文件委員會，國家檔案局科研所譯.

[5] 馮惠玲.電子文件時代新思維 “擁有新記憶——電子文件管理研究”摘要之六 [J].檔案學通訊，1998，(06):46

[6]、[11]劉越男.從一個新的視角審視“前端控制”思維[J].浙江檔案，2001，(07)

[7]、[12]馮惠玲.電子文件管理教程—21世紀檔案學系列教材[M]，北京:中國人民大學出版社，2001

[8] [美]戴維·比爾曼著，王健譯.電子證據-當代機構文件管理戰略[M]，北京:中國人民大學出版社，2000

[9]杰拉爾德·漢姆著，劉越男譯.后保管時代的檔案戰略[J].《檔案》，2000(6): 26-29.

[10] 劉家真.電子文件管理—電子文件與證據保留[M]，北京:科學出版社，2009:63-64