電子文件歸檔范圍與保管期限研究

摘要：根據北京市電子文件管理需要，本文提出了制定電子文件歸檔范圍與保管期限的六條原則，并分析了電子文件歸檔范圍和保管期限應該具備的主要內容。

關鍵詞：電子文件 歸檔范圍 保管期限

一、背景

隨著信息技術的快速發展和政務信息化建設的不斷深入，機關、團體、企事業單位和其他組織在公務活動中形成了大量具有保存價值的電子文件。日前，國家在《電子文件管理暫行辦法》中明確要求電子文件管理應當遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規律，堅持統一管理、全程管理、規范標準、便于利用、安全保密的基本原則。電子文件的歸檔工作是電子文件從辦理周期到后生命周期的關鍵過渡環節，做好電子文件歸檔工作是實現電子文件全生命周期管理的重要任務。一方面，電子文件較之傳統載體文件，內容更加廣泛，數量更多，由于電子文件與傳統載體文件在存放方面相比具有占用庫房環境小、保存空間拓展容易的優勢，使得各單位在進行電子文件歸檔的過程中極易產生“有文必檔”的現象，造成極大量的數據存儲。但另一個不可忽略的問題是大量電子文件在長期保存過程中所產生的存儲載體壓力。要知道，不管是磁盤陣列還是磁帶庫、光盤，在不斷擴容的過程中所產生的經費壓力是不容小視的，對于一個單位來說電子文件的存儲空間壓力和傳統載體文件的存放空間壓力同樣是需要考慮的重要問題。因此，電子文件在歸檔時既要避免“有文必檔”，又要確保“應歸盡歸”，同時必須根據電子文件的特質，適當擴大電子文件的歸檔范圍，其保管期限也可以適度放寬。此外，根據國家檔案局8號令第十條的要求，在確定電子文件的歸檔范圍時除文件正本外還要考慮元數據等。

二、必要性

筆者認為對電子文件的歸檔管理，有必要在參照傳統載體文件歸檔范圍及其保管期限的基礎上，做專門的研究并制訂出符合電子文件特質的且更為專業的《電子文件歸檔范圍和保管期限表》。可以說，電子文件的歸檔范圍及其保管期限研究是我國目前電子文件管理領域中的一個較為重要的課題，國家和省級檔案行政管理部門有必要就電子文件歸檔范圍和保管期限表的編制提出指導性的意見，解決當前普遍使用傳統載體文件歸檔范圍和保管期限界定電子文件的問題。北京市檔案局根據當前電子文件管理形勢和國家有關要求，已經正式啟動了《北京市電子文件歸檔范圍與保管期限表編制指南》的研究工作，通過對全市電子文件管理現狀的深入摸底，科學研究符合電子文件特點的歸檔范圍，明確保管期限，力爭1至2年內出臺《北京市電子文件歸檔范圍和保管期限表編制指南》。

三、歸檔范圍與保管期限的原則

（一）原生性原則

在歸檔范圍內的電子文件必須具備原生性，確保其為唯一原件，載體具有唯一性、內容具有原始性、真實性和完整性。以下幾種形式的電子文件不屬于歸檔范疇，但可以作為檔案的副本進行收集，為檔案的利用提供便利。

1．傳統載體文件的數字化副本；

2．具有憑證效力的其他載體類型的文件，電子文件僅為起草的稿件時，如某份電子文件起草后打印為紙質版本并用印，該份電子文件不在歸檔范圍內。

（二）一體化原則

電子文件的歸檔范圍和保管期限不應局限于文書類檔案，可同時包括各單位的業務檔案，既包括文檔類的文件，也包括音像、照片、設計圖紙、多媒體等各類文件。

（三）特有性原型

鑒于電子文件與其他傳統載體文件具有差異的同時，文件內容具有一定的共通性，歸檔范圍和保管期限中應只界定電子文件所特有的部分，共通的部分執行諸如文書類文件材料歸檔范圍和保管期限等有關規定。在歸檔范圍方面，電子文件可能包括但不限于以下幾種特質。

1．生成環境：可能包括OA系統、業務系統、郵件系統、文檔交換系統等不同的信息系統；

2．稿本類別：考慮到電子文件在其長期保存過程中的數次遷移過程中可能丟失在原件中的修改痕跡，需要對歸檔的稿本作出特別要求，如重要文件應保留歷次經主要領導或部門修改的版本，一般文件僅保留定稿等；

3．組成方式：電子文件較傳統載體文件組成方式更為復雜，電子文件在歸檔過程中應同時歸檔其元數據和不同版本的稿本等。

（四）歸檔范圍適度放寬原則

電子文件歸檔范圍要比傳統載體文件的歸檔范圍更寬泛。可以說，在紙質文件歸檔時，遇到的可歸可不歸，但對今后工作具有一定查考價值的一類文件，在電子文件歸檔時，應進行歸檔。比如，紙質文件歸檔強調結論性和總結性的材料而忽略過程性、具體性材料，但在電子文件歸檔時則可以同時歸檔，以記錄很多工作的發展情況。

（五）保管期限適度延長原則

由于電子文件的特性，決定了它所具有海量存貯、快速查找等優勢，方便了檔案的保管和利用。所以，在電子檔案的保管期限上較傳統載體檔案可以適當延長。可以采取的方法是：

1．在歸檔時，同一類內容的電子文件保管期限可以與傳統載體文件一致，也可以適當延長，但不能縮短；

2．在保管期限的劃分上，電子文件總體上可以劃分為兩大類，即進館與不進館兩大類，在不進館一類按保存年限劃分若干檔次，比如10年、30年和50年。

（六）產生者歸檔原則

為避免檔案管理系統中包含大量同份文件，產生難以辨別最終稿本的問題，電子文件應以誰產生、誰歸檔為原則，且遵從立卷改革的有關要求，一般不對來文進行歸檔，但當來文辦理過程中產生了重要的承辦信息，應予以歸檔。

四、電子文件歸檔范圍和保管期限的主要內容

（一）遵循國家檔案局8號令

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》已經非常完善，在制訂電子文件歸檔范圍和保管期限的過程中需要注意內容上不與8號令重復，只編寫具有電子文件特質的部分即可，將國家檔案局8號令作為重要的引用文件直接引入電子文件歸檔范圍和保管期限，遵循其中全部符合電子文件歸檔要求的內容。

（二）歸檔范圍涵蓋的信息系統類型

需要深入調研本地區檔案移交單位的信息系統建設情況，這部分并非是要接收信息系統本身，而是要研究都有哪些信息系統中的數據需要納入到電子文件接收范圍，比如部分單位使用獨立的專業系統處理重要的業務工作，部分單位經常使用郵件系統傳遞部門間工作的商洽函，部分單位為便于工作文件或研究文件的共享建設了文檔交流平臺等。因此，歸檔范圍不應僅包含存儲于辦公自動化系統（OA系統）中的文件，對其他各類系統，均應接收其存儲的重要的、應歸檔的電子文件，包括但不限于各類業務系統、郵件系統、文件交流平臺等。

（三）歸檔范圍涵蓋的文件類型

電子文件的歸檔范圍不應只包括文書類文件，由于電子文件的存儲特性，完全可以在接收工作開展之初就將文書類、科技類和其他業務活動開展過程中產生的各種專業檔案類型一并考慮，這就需要專門調研本地區各立檔單位的檔案產生條件，做到不遺漏的同時，也不能盲目擴充，在對檔案價值科學分析的基礎上，確定好電子文件歸檔范圍中應包括的各種文件類型。

（四）歸檔范圍和保管期限的主體部分

可以參照國家檔案局8號令的編寫方式，在不與8號令沖突的基礎上，根據電子文件的特性，重點研究在電子文件接收過程中應擴大的范圍是哪些。如機關在制訂法規政策性文件過程中形成的，對最終文件的形成具有一定描述意義、能夠表達文件的制訂歷程的過程文件等。如單位內部各處室在洽商業務的過程中形成的具有一定查考意義的工作文件等。利用電子文件存儲便捷的特點，都可以列入歸檔范圍。而對于保管期限，同樣由于存儲和維護的便捷，可以相應延長。

（五）歸檔的元數據項

元數據采集是電子文件在歸檔過程中與傳統載體檔案最大的不同，也是最為重要的一個環節，科學的設計元數據采集項并完整收集對保障電子檔案在長期保存過程中的真實、完整、可用和安全具有重要意義。因此，電子文件應歸檔的元數據項是歸檔范圍中不可缺少的一個重要內容。針對不同類型的電子文件，所需要采集的元數據項是不同的，如文本格式、圖像格式、聲像格式和圖紙、多媒體等各類專業格式。這些都要分別研究和確定，研究工作要建立在對本地區各立檔單位所存在的文件格式深入調研的基礎上。對于一些地區已經發布過元數據標準的，可以在歸檔范圍中直接采標。

作者單位：北京市檔案局