房地產登記檔案管理及其信息化

摘要：傳統的房地產檔案管理以實物檔案管理為主，但在信息真實性、動態性、管理效率、協同查詢等方面均存在問題，嚴重制約了檔案的有效利用。隨著信息技術發展與應用，檔案管理信息化建設已經成為房地產檔案管理的重要課題，特別是新的住房制度頒布實施以來，房地產檔案管理信息化的重要性進一步突顯。本文就房地產檔案管理中存在的問題及信息化建設、重要意義等進行簡要闡述。

關鍵詞：房地產 登記檔案 管理信息化 意義

一、房地產登記檔案管理的特點

房地產登記檔案是指房地產管理機構在管理活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、圖像等不同形式的記錄，是房地產物權登記的成果記載和原始憑證，它反映了房地產物權的設立、變更、轉讓、消滅等情況，包括登記過程中產生的申請、審核、發證等原始資料，是房地產物權登記工作的真實記載和重要依據。

房地產登記檔案管理工作具有以下特點：

1、政策性、專業性強

房地產登記檔案是依據法律、法規和相關政策規定對房地產物權從設立、變更、轉讓等全過程的記錄，合法合規性是其首要特征。同時，登記檔案信息要符合檔案管理的相關專業特征和要求，內容上反映房地產權利狀況和房地位置和面積大小，反映房地產權利狀態的來龍去脈，因而又有很強的專業性。

2、動態性、時效性強

登記檔案形成后，房地產權利和房地情況會隨著產權人的變化、房屋的損壞倒塌以及房屋買賣、交換、繼承、贈與等引起的房地產物權轉移而不斷發生變化。隨著我國經濟和城市發展，房屋的拆除、翻改、擴建、土地分割、合并等變更又不可避免，因而房地產處于不斷轉移和變更之中，具有極強的動態性。為保證檔案信息的真實準確，檔案登記信息必須及時有效地記錄變更情況，從而確保房地產信息是動態的、真實的，使登記檔案成為有效的可利用的“活”檔案。

3、真實準確性強

登記檔案是房地產物權狀態的真實歷史記錄，這種記錄必須與實際相符。記載的權利人、權利范圍必須清楚，能在權利審核和排解權利糾紛中起憑證和參考作用。真實性是登記檔案的生命，也是發揮檔案現實效用的基礎和前提。

二、房地產登記檔案管理存在的

問題及原因分析

1、數據失真、雜亂，準確性難以保證

真實準確是檔案管理工作的基礎，而房地產登記檔案因為牽涉到房地產物權，關系公民的切身權益，也影響著公共管理水平和政府信用，其真實性更為重要。但我國當前房地產登記檔案管理中數據不準確、信息過時、記錄不完整、資料不清晰或檔案管理無序等問題卻較為嚴重。例如，由于兩代個人身份證號碼發生過調整，造成同一主體卻有不同的身份證號碼；或者以軍官證、駕照、護照等其他證件代替身份證；姓名中的生僻字用代號代替等。

2、數據動態性差

數據更新嚴重滯后于實際權屬變化，信息更新不及時，不僅影響登記檔案的真實性，也嚴重影響其時效性。隨著社會不斷發展，我國城市地名、街道名等信息不斷變化，房屋坐落名稱的寫法、稱謂也在發生變化，如果房地產登記檔案不及時更新，很容易造成地名沖突、房產沖突等。

3、信息化程度低

一些地區仍然以紙質檔案記錄為主，未能及時采用信息技術，不僅制約登記檔案的錄入與歸檔，也使得檔案查詢、管理效率很低，更為嚴重的是，難以實現數據聯網和共享，無法在不同區域之間建立統一的登記檔案信息系統，導致辦公效率極低，也制約了公共管理服務水平的提升。

4、電子影像資料不完整

目前的登記檔案介質以紙質為主，較為單一化、平面化，而大批量集中數字化掃描很容易造成一些工作失誤，在實體檔案和數字檔案之間缺乏有效的關聯和協同。

上述問題是由多方面因素導致的，既有客觀方面，也有主觀方面。從客觀方面來看，社會發展水平和信息技術應用水平制約著檔案登記管理水平。從主觀方面來看，檔案管理工作從業人員的專業技能和職業精神有待加強，公共管理水平和服務意識都有待提升。因此，要改善房地產檔案登記管理現狀，解決真實性差和動態性差、效率低、管理水平低等問題，實現高效、協同的信息化管理，就要加強檔案管理系統信息化建設。

三、房地產登記檔案管理信息化的實施

隨著信息技術的發展及推廣應用，房地產檔案信息化管理已成為一種趨勢，信息化管理也是現代檔案管理的必然趨勢，信息化管理也是提高房產檔案管理利用效率重要途徑之一。登記檔案管理信息化建設實施需注意以下幾個方面：

1、通過信息技術開發利用房地產檔案信息，提高檔案管理水平。首先，做好已有房地產檔案資料的收集、歸檔和整理核查工作，再通過實施電腦化管理，將房產檔案資料及時輸入電腦。其次，做好新舊檔案信息之間的銜接與梳理，確保管理系統中的數據是真實、準確、相互對應的。最后，實施信息化管理后所有的數據信息都進行電腦數據和實物之間的同步與對應核準。

2、建立集中統一的檔案管理網絡，規范電子建檔標準。加強對房產檔案工作的集中統一管理與分級負責制度，是房產檔案齊全、完整、規范的重要保證。完善檔案制度建設，做到職責分明、層層把關，保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到了系統化、規范化、標準化。

3、轉變觀念，超前檔案管理，掌握房產檔案特點，拓寬檔案收集渠道。長期以來，我們對于各類業務檔案的管理工作缺乏超前管理的意識，導致各類業務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。為了保證房產登記檔案資料收集齊全、完整，我們檔案人員將需要存檔的各類房產資料建立了檔案收件簿，了解各類業務工作存檔的分類程序和流程，對哪些檔案資料、資料的內容、數量做到心中有數。

4、加強對檔案管理從業人員的培訓。信息化管理客觀上對房產檔案工作人員的素質提出了更高的要求。為達到房產檔案整理規范化的要求，對從業人員要進行培訓，不斷提高其專業技能、計算機操作水平，提升服務意識和職業精神。

5、做好信息安全工作。房地產檔案信息涉及重要的個人信息，也是國家經濟數據的重要來源，因而做好房地產檔案登記信息的機密性，做好網絡安全和信息安全是信息化建設的重要基礎。

四、檔案管理信息化建設的意義

房地產檔案管理信息化是先進科技手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合，是新形勢下房地產業發展的必然趨勢。

運用現代信息處理技術手段來開發和利用房地產檔案信息資源具有重要作用。首先，能夠有效改變傳統房地產檔案管理以手工處理為主、效率低下、查詢時間長、共享信息差、差錯率明顯等缺陷。其次，能極大提高檔案資源的開發能力和利用效率，大大減少房產檔案管理工作人員的投入，縮短了大量事務的處理時限，不僅降低了成本，而且極大地提高了工作效率，必將使房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，顯著提高房產檔案管理的整體水平。再其次，能有效提高公共管理水平，提升行政機構的綜合服務水平。

在我國正在實施遏制房地產價格過快上漲、推動房地產市場健康發展的新形勢下，實施房地產登記檔案管理信息化具有更加重要的意義：

首先，可以為物權確認提供重要依據，有利于維護房地產權利人的合法權益。翔實準確地記載房地產權利和房屋變更記錄是審查并確認產權的重要依據。完備的、科學的產權產籍管理，是實施合法、規范的行政管理、物權管理的基礎，為實施產權保護和維護個人權益提供了可靠的法律保障。

其次，有利于促進房地產市場健康發展。房地產市場的健康發展以明晰的產權歸屬為前提，因而房地產登記檔案管理成為市場運行和發展的基本保障。擁有房屋所有權使權利人在法律保障下行使占有、使用、收益、處分的權利上，房產交易雙方才會有安全感，房地產市場才能安全有序。

第三，維護正常的金融秩序和社會穩定。隨著房產價值的上升，房地產引發的問題也越來越突出，債務糾紛、房產糾紛、刑事案件等呈上升趨勢，通過登記檔案部門出具的物權證明能減少糾紛，避免國家、個人財產受損失，又促進了社會的穩定與和諧。

最后，可以為制定和實施更有效的房地產調控政策提供更為真實準確的依據。房地產政策是否科學有效的基礎源于完整準確的房地產市場信息，而房地產登記檔案信息是房地產市場的基礎資料。通過真實、有效的房地產檔案信息統計與分析利用，可以更準確地掌握當前房地產市場運行情況，了解我國居民真實的房產情況，從而為制定和實施調控政策提供更有力可靠的支持。

作者單位：浙江省杭州市蕭山區

房地產管理處房產檔案館