提升檔案工作者能力素養(yǎng) 促進檔案管理信息化進程

摘要：現(xiàn)代信息技術推動下，我國檔案信息化快速發(fā)展的同時也給檔案管理人員帶來了挑戰(zhàn)，檔案工作者必須通過多種途徑提高自身素質，應對挑戰(zhàn)。

關鍵詞：檔案 工作者 信息化 素質

有人曾說：一個國家如果沒有檔案，它將失去歷史而變成傳說。從夏商時期開始，檔案就一直忠實地記錄著洪纖巨細的社會實踐活動和綿亙不斷的中華民族文化，發(fā)揮著豐富知識、提供參考、支持決策的重要作用。

檔案工作與社會生產(chǎn)力發(fā)展密切相關。在3500年前的夏朝，最早的檔案管理是代表著奴隸制社會生產(chǎn)力水平的甲骨。今天，隨著信息技術的躍進式發(fā)展，文件產(chǎn)生和傳遞的方法不斷創(chuàng)新，檔案管理由以實體為重心進入以信息為重心的信息化階段，迫切要求檔案工作者快速提高檔案業(yè)務水平和信息技術能力。

一、檔案管理信息化的涵義

所謂檔案管理信息化是指運用信息技術提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。準確把握檔案管理信息化的涵義，應辨證看待“檔案管理”與“信息化”之間的關系。檔案是檔案管理的基礎內容，信息化是檔案管理科學有效的重要途徑。檔案管理信息化的目標就是在現(xiàn)代化的技術條件下，一方面促進檔案信息進入社會交流系統(tǒng)，另一方面促進檔案信息與其他社會信息融合使用，廣泛地服務于社會。

二、檔案管理信息化的挑戰(zhàn)

隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應數(shù)字化檔案管理的需要，隨著電子檔案在檔案管理工作中得到廣泛的應用，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，

1．檔案管理方式的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案管理的載體是紙質、照片、錄音、錄像等實物，管理的方式是以手工完成檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等工作。其優(yōu)勢是操作技術要求低，劣勢是實物保存的環(huán)境要求高、檔案資源的利用率低。

隨著計算機、網(wǎng)絡、光盤、縮微、多媒體等現(xiàn)代信息技術的推廣應用，檔案的載體由過去以實物為載體，變?yōu)橐噪娮游募檩d體。載體的變化，極大的規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，但也提出了新的挑戰(zhàn)。一是檔案分類的變化。隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案分類逐漸被打破。取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置來劃分。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調整類目。這就突破了原有分類上的局限，使檔案工作人員從繁雜的整理事務中解脫出來，把更多的精力放到收集、深化檢索、開發(fā)利用、編研等工作上來。二是檔案保管上的變化。在信息化電子環(huán)境中，檔案的載體由紙質介質為主發(fā)展到聲、光、電、磁等多種形式。這一方面，提高了檔案的利用效率，方便了檔案的利用，并在網(wǎng)絡技術的依托下，利用網(wǎng)絡連接、多媒體等傳播途徑使檔案的傳播形式更加多樣化、生動，使檔案在檢索的速度和精準性上有了很大提高。但另一方面，信息化環(huán)境中互聯(lián)網(wǎng)具有公開性，因此電子檔案容易被非法竊取、復制、篡改，檔案的安全問題日顯突出，并且電子檔案載體受存儲介質的影響，使得電子檔案載體具有不確定性。

2．知識結構挑戰(zhàn)

隨著電子傳輸技術、多媒體技術、數(shù)據(jù)庫技術、語音識別技術等的迅速發(fā)展。在新的信息技術環(huán)境下，檔案管理人員的原有的知識結構也受到信息技術的嚴峻的挑戰(zhàn)。新的科學技術已在檔案的收集、存儲、分類、查詢等工作環(huán)節(jié)運用。檔案管理人員的工作具有了很強的專業(yè)性和技術性。這就需要檔案管理人員能夠與時俱進的掌握好信息化的技術知識和手段，要有針對性地加強電子計算機、電子網(wǎng)絡、電子信息加工與存續(xù)、紙質文件與電子文件配套管理等方面的知識、技能。

三、提高檔案工作者素質的意義

信息技術在檔案工作中的發(fā)展和運用，使檔案工作發(fā)生了根本性的變革，徹底拋棄了原有的傳統(tǒng)觀念。從傳統(tǒng)手工作坊式的實體管理模式向現(xiàn)代檔案的信息管理模式轉變。檔案信息化是依賴于通訊和網(wǎng)絡的全新工作。檔案工作者要承擔檔案資源信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是檔案被動的“管理人員”，而是要具有一定現(xiàn)代科學技術能力的檔案專業(yè)人才。

據(jù)資料統(tǒng)計，我國檔案工作者整體文化水平、技術程度距信息時代的要求還存在不小的距離，在檔案專業(yè)技術程度上，初級職稱占據(jù)了絕大多數(shù)比例；在信息工具運用能力上由于受各種因素影響，程度也不很高；在思想觀念上還沒有跟上信息時代的發(fā)展。這種狀況勢必影響檔案信息化建設，所以我們大力開展檔案資源信息化的同時，更要加強提高檔案工作者素質。

四、提高檔案工作者素質的途徑

全面提高檔案工作者的素質，不僅是檔案建設和檔案發(fā)展的客觀要求，也是形勢發(fā)展和社會發(fā)展的根本要求。要提高檔案工作者的素質，應從以下幾個方面著手。

（一）加強思想政治建設

檔案工作是一項政治性很強的工作，要加強思想政治建設，主要從兩方面著手。首先是政治素質，檔案管理人員必須具有明確的政治方向和堅定的理想信念，對黨和國家必須具備較高的忠誠度。檔案管理人員應該加強馬恩列斯理論、經(jīng)典著作、中國特色社會主義理論和重大方針政策的學習和理解，切實提高自身的政治素養(yǎng)。其次是工作態(tài)度。西方成人培訓理念認為，態(tài)度、能力和知識的改變是提升成人素質的三條必然途徑。態(tài)度是前提條件。檔案管理人員要端正心態(tài)，樹立吃苦耐勞、默默無聞的奉獻精神。

（二）提升職業(yè)道德水平

檔案工作者在社會分工中擔任著特殊職責，發(fā)揮著特殊的作用。檔案工作者應保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，具備維護安全的職業(yè)責任感和遵紀守法的職業(yè)紀律。

要提高檔案職業(yè)道德認識，使檔案工作者正確認識自己職業(yè)的意義和地位，增強檔案職業(yè)道德情感，深入進行檔案職業(yè)道德教育。

（三）樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念

在提高認識的基礎上，樹立起與時代相適應的檔案管理觀念，是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的核心。樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，首先，就是管理思想現(xiàn)代化。這就要求檔案從業(yè)人員要有一顆開放的心態(tài)，打破固有的思維定勢，去學習、吸收不同的管理思想。其次，針對熱點難點，開展課題調研。進一步解放思想、開拓創(chuàng)新，認真研究和探索檔案工作的新思路、新途徑。第三，積極學習先進的檔案管理理論。

（四）優(yōu)化知識結構，提高檔案管理者的綜合素質

檔案管理人員知識結構優(yōu)化是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求。檔案管理是一門綜合性的邊緣科學，涉及的知識面廣。檔案管理人員要處理好專業(yè)知識與相關知識的關系。檔案管理人員應該努力擴充三個方面的知識。一是檔案知識，如檔案學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業(yè)知識和基本技能。二是綜合知識，如計算機、文學、數(shù)學、生物學、歷史、地理等學科的知識，他們對檔案科學管理具有重要意義。三是信息技術，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等方面的能力。

（五）掌握現(xiàn)代化檔案管理手段

管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)。掌握現(xiàn)代化檔案管理手段，提高檔案管理效率和質量，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。

檔案管理人員要掌握現(xiàn)代化的檔案管理手段。首先，學習檔案現(xiàn)代管理方法和理論。通過學習和借鑒當代管理學中的科學理論和方法，并在實踐中加以運用。其次，掌握先進的檔案技術手段。學習并掌握現(xiàn)代化的檔案技術手段，并引入檔案管理中，以實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、信息化。

（六）強化服務意識，拓寬服務領域

檔案管理工作者要轉變強化服務意識，適應社會需求的變化，從“重管理，輕利用”的傳統(tǒng)模式中解脫出來，把檔案工作的重心轉到為社會發(fā)展提供優(yōu)質服務的軌道上來。變“封閉型”為“開放型”；轉變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”提升到“服務”的理念。在工作中，要加強并提高檔案工作的服務主動性、針對性和及時性；要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度地滿足利用者利用檔案的需要。

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作者單位：北京市東直門中學 北京市檔案局