電子文件歸檔的要求

電子文件歸檔時應符合一定的質量要求和技術要求。

電子文件歸檔的質量要求是：采取有效措施，保證電子文件的真實性、完整性和有效性。有關電子文件真實性、完整性和有效性的涵義，在第一講電子文件的管理原則里已經談到，此講不再贅述。

電子文件真實性的具體要求包括五點：一是可靠地保證電子文件自最終形成時起，其內容、結構、元數據和背景信息保持完整，未被更改；二是當電子文件的歸檔格式與其生成、發送或者接收的格式相同或不相同時，保證能夠準確表現原來生成、發送或者接收的內容。例如，當一份文本文件生成的格式是.doc，它歸檔時的格式依然是.doc時，說明它的歸檔格式與生成格式相同，歸檔的內容要保證與生成時一致。當它歸檔的格式轉換成.txt時，其歸檔的格式就與生成時不相同了，但是內容上，包括字符數、表格樣式等，仍然要與生成時完全一致。當一份電子文件從業務部門傳送給檔案部門時，其操作系統的版本可能會不同，但仍然要保證其內容不變；三是保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠。這一點是指電子文件的背景信息要保證真實；四是對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監控，保證管理工作的連續性。這一點是指檔案部門要對電子文件實施全過程的管理和監控；五是能夠識別電子文件的發送、接收的人員和時間。這一點是指系統中要設置符合安全要求的、自動啟動的電子文件操作日志，從電子文件生成時就開始對其進行嚴密監管，實時記錄電子文件的操作人員、時間、設備、項目、內容等。

電子文件完整性的具體要求包括兩點：一是確保應歸檔的電子文件全部歸檔。即：文件形成部門根據本單位規定，將本部門形成的屬于電子文件歸檔范圍的文本文件、圖像文件、影像文件等全部歸檔；二是電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，電子文件與紙質或其他載體形式的文件一并歸檔，并保證其在內容、格式及相關說明和描述上完全一致。這是指為保證歸檔文件的安全，電子文件要與其他門類和載體的文件實施雙軌制歸檔，以防由于系統安全、存儲格式等問題導致的文件缺失。

電子文件有效性的具體要求包括兩點：一是有效地表現電子文件所載內容，并保證其可供隨時調取查用。這是指電子文件信息的有效性，要保證在不同的硬件環境、操作系統下，電子文件都可以被安全打開并有效地讀取；二是保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，隨著軟硬件升級換代，及時對電子文件進行遷移作業。這是對電子文件載體有效性的要求，要保證新的硬件設備能夠讀取此種載體，而且當軟件環境變化時，要保證新舊軟件環境的兼容或將舊環境下的電子文件遷移到新環境中。

電子文件歸檔的技術要求主要指電子文件的格式要求。電子文件在形成時由于使用的軟件不同，文件的格式就會不同，為了便于歸檔后的管理和日后的有效利用，各種格式的電子文件一般應轉換為該類別電子文件的通用格式。根據《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）要求，文本文件以XML、RTF、TXT為通用格式；圖像文件以JPEG、TIFF為通用格式；影像文件以MPEG、AVI為通用格式；聲音文件以WAV、MP3為通用格式。對以上通用軟件產生的電子文件，需注明其軟件名稱、型號、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。根據目前實際工作的需要，北京市將PDF格式也列為通用格式，并規定“依現階段實際情況，Microsoft Office Word、WPS文字以及北京市政府推薦的其他文字處理軟件所產生的文件在記錄版本信息情況下也可以直接歸檔”。

為記錄電子文件的元數據、背景信息和其自身的內容信息，電子文件在歸檔時，均應在《電子文件登記表》和《電子文件目錄》中登記。

《電子文件登記表》負責記錄電子文件的元數據和背景信息，在系統軟硬件環境發生變化時使用。屆時，信息部門應對原系統中生成的每種格式的電子文件分別填寫《電子文件登記表》，并向檔案部門移交。

《電子文件目錄》負責記錄電子文件的內容信息，在電子文件歸檔時填寫?！峨娮游募夸洝分械捻椖勘M量由系統自動采集，不能自動采集的內容由文件形成或辦理部門登記，并與電子文件一并向檔案部門移交。