淺析應付賬款管理中存在的問題與對策

摘要：對應付賬款的管理已成為企業加速資金周轉、降低經營風險的重要手段，是企業財務管理甚至經營管理中的重點，本文對此加以探討，并提出解決問題的措施。

關鍵詞：應付賬款管理問題對策

市場的競爭將不再是單個企業之間的競爭，而是供應鏈與供應鏈之間的競爭。企業只有從戰略高度出發，有目的、有系統地管理好與供應商的關系，加強對應付賬款的管理，才能使自己在市場競爭中處于有利的地位。

1 應付賬款管理概述

1.1 定義

應付賬款是指因購買材料、商品或接受勞務供應等而發生的債務。這種負債通常是由于交易雙方在商品購銷和提供勞務等活動中由于取得物資或接受勞務與支付價款在時間上不一致而產生的。

1.2 應付賬款入賬時間和設置賬戶

應付賬款入賬時間以所購買物資的所有權轉移或接受勞務已發生為標志。企業應設置“應付賬款”賬戶。

1.3 應付賬款入賬方法

應付賬款入賬方法有總價法和凈價法兩種。

1.4 應付賬款管理

應付賬款管理是財務管理制度得重要組成部分。應付賬款管理的制定應從目的、范圍、職責部門、程序、維護、執行著手。對應付賬款進行核對；根據被審單位實際情況，對應付賬款進行分析性復核；查找未入賬的應付款；檢查應付賬款是否存在借方余額

1.5 應付賬款管理實務流程圖：

簽訂采購合同——收貨通知——臺賬——入庫單——會計審核制單——付款結算——對賬。應付賬款分為發票管理、供應商管理、支票管理、賬齡分析四大內容進行管理。

2 應付賬款管理中存在的問題

2.1 與供應商關系問題

企業的應付賬款管理人員認為責任就是簡單地支付賬單，所以認為不需要通過確保所有的交貨、付款和合同條款的履行，來幫助構建良好的供應商關系。不注重管理發票處理流程，來保證及時性和準確性。更重要的是不能通過有針對性地使用發票折扣和戰術性地選擇現金流支出時間來增加盈利。不能滿足供應商使用電子資金轉賬、匯款，還是支票支付的多種方式的需求。

2.2 發票中存在的問題

很多企業的發票不能支持各種不同的支付方式，包括電子資金轉賬、匯款和支票供機構選擇。不能滿足其多種貨幣和多種語言的需要。

由于在現有的應付賬款管理系統中存在重復開發票問題，很難找到很好的處理方式，也沒有初步預警或者升級報警。沒有檢查具有相同號碼的發票的措施，造成發票管理上的混亂。

2.3 對賬問題，耗時耗力

3 解決存在問題的措施

3.1 建立完善的供應商檔案體系

為了建立與供應商良好的關系，需收集供應商基礎信息，增強數據庫之間的有效鏈接、實現數據的自動歸集和匯總分析，與財務軟件中的供應商資料完全匹配。在實際工作中，運用結合財務軟件、利用EXCEL自動快速地編制應付賬款賬齡分析表的方法：在按月收集供應商采購額、付款額的基礎上，將近幾年每個供應商每個月采購額、付款額的數據反映在同一張工作表中，然后運用EXCEL函數，自動、快速地編制出各種賬齡時間段金額分布的應付賬款賬齡分析表。結合供應商基礎信息檔案，“應付賬款賬齡分析表”能為我們提供與供應商管理相關的極為有用的數據信息，如企業欠各供應商貨款的時間長短分布、超過信用期的供應商名稱和欠款金額、一定時期內各供應商與產品品種的采購與付款金額等。供應商按重要度進行分類法，對于不同類別的供應商實施不同的發展策略和控制措施將結算工作劃分為對賬期資金計劃提交期付款申請提交期發票提交期四個時間段。結合供應商的信用等級和“應付賬款賬齡分析表”反映的業務交往記錄，確定被授信額度大小和期限長短。當然，能否取得相應的授信結果，取決于企業采購部門與供應商之間商談的效果。

3.2 利用應付賬款管理系統，建立敏捷、高效的發票處理

利用應付賬款管理系統，機構會具有很大的靈活性來滿足其獨特的業務要求——無論是處理多種經常性發票，還是高額的預付款。該系統會根據預先設定自動計算稅款、折扣和匯率。這一功能使機構能夠充分利用折扣優惠并根據合同條款向供應商付款，而不會中斷應付賬款處理過程。

JD Edwards EnterpriseOne支持各種不同的支付方式，包括電子資金轉賬、匯款和支票供機構選擇。機構甚至可以建立多個銀行賬號以實現特定貨幣結算或利用銀行提供的特殊折扣。而且，對于全球性的組織，EnterpriseOne還可滿足其多種貨幣和多種語言的需要。由于在整個應付賬款管理系統中存在許多控制點，使用者可以選擇有可能重復開發票時獲得通知的方式——初步預警或者升級報警。前瞻性地檢查具有相同號碼的發票可以減少混亂、加強控制和幫助防止重復支付。

3.3 采取有效的ERP對賬系統，提高工作效率

若采用了ERP系統后，每月底不用再拿供應商的表格進行核對，而是從系統里導出一份當月的進貨記錄，然后把這份記錄發給供應商，讓其進行核對。只需要對于供應商有異議的條目進行復核即可。對于企業來說對賬時，要注意兩個問題。一是月結的時間問題。一般都是按自然月結賬，不采取自然月，在系統里導出進貨明細表的時候，要注意選擇具體的日期。二是發票的問題。在大部分生產企業中，都有增值稅發票的管理要求，因為其可以用來抵扣銷項稅額。由于增值稅發票，在一定程度上也是企業的資產，所以，在供應商材料入庫單上，ERP也作了限制。當采購員收到發票時，采購員需要在入庫單上注明發票的號碼，以表示供應商開了發票。若沒有發票信息，則系統可以控制，該入庫單不能生成應付賬款信息。采購員對賬完成后，就會把相關的單據遞交給財務人員，讓其再次對相關內容進行核對。按照ERP一般系統提供了“采購單、供應商送貨單、原材料入庫單與發票申請單四四單報表”。這張報表以入庫單為依據，查找對應的供應商入庫單單號(如果在系統中有輸入的話)、采購單號及發票號碼。通過這張報表財務人員就可以一目了然的知道，單據是否齊全。若單據不齊全，財務人員就可以把付款申請單退回給采購，讓其重新整理，直到單據齊全為止。值得注意的是：一般情況下，入貨的數量、價格等基本信息經過采購員對賬后，很少會有錯誤。不過有時候，發票的金額可能會產生誤差。如當月供應商當月發生退貨時，本來應該開紅字發票對沖的，但是，這么處理起來比較麻煩。所以，可能退貨的金額直接在當月發票上扣掉。所以，當月的開票金額跟當月的應付金額可能不一致。系統會提示相關的報警信息，若用戶覺得這沒有錯，則可以忽略這個報警信息。財務人員核對無誤后，就可以進行自動生成應付單據作業。

一般情況下，應付憑單是不會產生什么錯誤的。其若真的出現什么錯誤的話，也是入庫單或者其他基本信息的錯誤而造成的。如供應商的付款條件錯誤或者進貨單上的進貨日期錯誤，可能導致應付賬款上的預計付款日期錯誤；進貨單上的價格或者數量錯誤，也會影響到應付賬款上的金額。如果出現錯誤的話，按照系統和企業管理實務的要求，最好把應付憑單刪除或者作廢掉。然后修改入庫單等原始單據，修改完成后，再重新結賬。這么做，雖然比較麻煩一點，但可以保證應付賬款憑證跟原始單據一致，方便以后的管理。

參考文獻：

[1]孫桂梅.淺談企業往來款款項的管理[J].時代經貿.2007.S6.

[2]王瑞.加強應收應付款項管理提高流動資金利用水平[J].法制與經濟，2010(8).