巧用EXCEL函數快速打印工資條

摘要：財務人員時常面臨一大堆數據需要及時處理，但是常常因為沒有找到恰當方法，十分鐘的事可能一天才能處理完。本文便通過實例詳細介紹如何巧用EXCEL函數快速、準確打印員工工資表的方法，具有很強的可操作性，以期為廣大從事工資表制作的人員提供有用參考。

關鍵詞：EXCEL函數工資條打印

隨著現代化辦公的普及，以前需要很長時間處理的事情，現在可以方便、快速的處理，員工的辦事效率大大提高。比如和銀行簽訂了委托批量代付工資協議后，每個月發工資時間，公司將工資清單生成銀行加密數據拷給銀行，銀行便會在收到轉賬支票后將工資打到每位員工的工資卡上，既減少了工作量又避免了現金風險。但是員工工資卡收到的轉款只是一個金額，員工往往不清楚工資項目和扣款情況，為了減少員工的疑惑，提高工作熱情，常常需要財務人員為員工提供一個工資明細單。

目前常用三種方式為員工提供工資明細單，一是購買管理軟件進行短信通知，如用友軟件里面的工資短信通知功能，但是這需要通信運營商提供接口，成本較高；另一種是通過VBA編程實現，不過該方法專業性要求高，一般財務人員不易操作；最后一種是利用EXCEL中自帶的函數功能實現工資條的快速、便捷制作打印，且專業知識要求不高，具有較高可操作性。筆者在此就第三種方法進行詳細的案例說明，以供參考。

1 工資清單及工資條模板

筆者以某公司工資清單為例（見圖一），一般工資清單包括三個大部分，應發工資、扣款項目和實發工資。

對圖一工資清單進行處理，最后將自動生成如圖二的工資條。

2 涉及的函數簡介

為了方便讀者更容易理解自動生成工資條的函數公式，下面介紹公式中主要涉及的幾個函數。

2.1 IF函數用來判斷真假值，根據邏輯的真假值返回不同的計算結果。并且可以使用IF函數對數值和公式進行條件檢測。

函數語法：IF(logical_test，value_if_true，value_if_1)。其中logical_test表示計算結果為真或假的任意值和表達式；value_if_true表示logical_test為真時返回的值；value_if_1表示logiacl_test為假時返回的值。

2.2 MOD函數用來計算兩個數相除所得到的余數，結果的正負號同除數的相同。

函數語法：MOD（number，divisor）。Number代表被除數；divisor代表除數。

2.3 ROW函數用來返回公式或引用單元格所在行的行號。

函數語法：ROW（reference）。reference代表需要得到其行號的單元格或單元格區域。

2.4 INDEX函數用來返回表或者區域中的值或者值的引用。函數有兩種形式：數組和引用。數組形式一般用作返回數值或數組數值，引用形式則一般用來返回引用。工資條的公式中只涉及數組形式，所以在此只介紹數組形式。

函數語法：INDEX(array，row_num，column_num)。array：為單元格區域或數組常量。如果數組只包含了一行或者一列，那么只要選擇相對應的一個參數row_num或column_num。如果數組有多行或者多列，可是只用到row_num或column_num，那么INDEX函數就會返回數組中的整行或者整列，并且返回值也是數組。row_num：代表數組當中某一行的行序號，函數將從此行返回一個值。要是省略row_num，那么必須有column_num。cloumn_num：代表數組當中某一列的列序號，函數將從此行返回一個值。要是省略column_num，那么必須有row_num。

2.5 INT函數的作用是將數字向下舍入到最接近的整數。

函數語法：INT(number)。Number代表需要進行向下舍入的數字。

2.6 COLUMN函數的作用是用來返回給定引用的列標，與ROW函數相對應。

函數語法：COLUMN(reference)。Reference代表需要得到其列標的單元格或單元格區域。

3 工資條自動生成操作方法

3.1 在“工資表.xls”工作簿中插入一個新工作表，重新命名為“工資條”。

3.2 選中A1單元格，在表格的編輯欄中輸入下列公式，再按鍵確認。

“=IF(MOD(ROW()，3)=0，\"\"，IF(MOD(ROW()，3)=1，工資清單!A$3，INDEX(工資清單!$A:$P，INT((ROW()-1)/3)+4，COLUMN())))”

首先分析“INDEX(工資清單!$A:$P，INT((ROW()-1)/3)+4，COLUMN())”，在該公式中行的參數為“INT((ROW()-1)/3)+4”，在表格第一行錄入此參數，那么返回4，鼠標將表格向下拖公式到20行，那么結果是4；4；4；5；5；5；6；6；6…可以發現用“INT((ROW()-1)/3)+4”做INDEX的行參數，那么連續的3行將會重復返回特定范圍內的第4、5、6行的內容，在本案例中特定區域是“工資清單”工作表，從4行開始，才是工資條個人信息需要錄入的內容，所以這樣每隔3行就錄入“工資清單”中下一行個人信息。用COLUMN()作為INDEX的列參數，在用鼠標將公式往右拖時，列參數COLUMN()也相應增加。

再分析“IF(MOD(ROW()，3)=0，\"\"，******)”，它主要表示公式所在行的行號被3整除，如果判斷結果為“真”，那么返回空；“IF(MOD(ROW()，3)=1，工資清單!A$3，******”，它主要表示公式所在行的行號除以3的余數為1，如果判斷為“真”，那么返回在“工資清單”工作表A3表格的值；否則返回上面分析的INDEX函數段的值。另外“A$3”和“$A”均表示相對引用，區別在于“$”在列字母A前面時，向公式右邊復制公式，列字母和行數字均不改變，向公式下方復制公式時列字母不變行數字改變。相反的，“$”在列字母A后面時，向公式右邊復制公式，列字母改變行數字不改變，向公式下方復制公式時，列字母和行數字均不改變。

3.3 用鼠標點選A1單元格，將鼠標移至A1單元格右下角，鼠標指針成“+”狀，然后按住鼠標左鍵往右拖動至N列，如圖三所示：

3.4 鼠標選中A1至N1單元格，同樣在選中區域右下角，鼠標指針成“+”狀，然后按住鼠標左鍵往下拖動復制單元格公式，如圖四所示：

3.5 為了美化表格，取消多余網格線，選中A1單元格，單擊菜單“格式”→“條件格式”彈出條件格式對話框，依次在“條件1（1）”中選擇“單元格數值”→“不等于”，然后輸入“=$A$3”。單擊“格式”→“邊框”→“外邊框”→“確認”。最后回到“條件格式”中單擊“確認”，如圖五所示。

再次選中A1單元格，在工具欄中選中“格式刷工具” ■，選中“工資條”工作表中單元格，格式復制完成。然后選擇“工具”→“選項”，取消“網格線”和“零值”。美化后工資條即如前面圖二所示。

總之，EXCEL辦公軟件對于我們財務人員處理日常數據具有相當大的幫助，即使熟練運用一組公式都將大大減少工作量，并且排版靈活、美觀，不需要高深的計算機知識。在實際工作中是不可缺少的辦公軟件。

參考文獻：

[1]Excel Home.Excel 高效辦公——會計實務[Z].人民郵政出版社.2008年7月.

作者簡介：

唐毅，男，1987年9月生，四川彭州人，曾在四川省彭州市寶山企業（集團）有限責任公司和歐尚超市有限公司西南區域財務部擔任會計，現就讀于四川大學工商管理學院11級全日制會計專業碩士研究生。