高職院校教師業(yè)務(wù)檔案信息化管理探析

摘要：高職院校教師業(yè)務(wù)檔案在各項(xiàng)工作中具有極其重要的地位，教師業(yè)務(wù)檔案的信息化管理在社會發(fā)展新時期顯得尤為重要，文章立足于教師業(yè)務(wù)檔案信息化管理的必要性，提出了教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)思路，并對其管理步驟及實(shí)現(xiàn)途徑進(jìn)行了探索。

關(guān)鍵詞：高校教師 教師業(yè)務(wù)檔案 信息化管理

高職院校教師業(yè)務(wù)檔案是高職院校檔案工作中的有機(jī)組成部分，在高職院校各項(xiàng)工作中具有極其重要的地位。教師業(yè)務(wù)檔案是高職院校教師在教學(xué)實(shí)踐各個環(huán)節(jié)以及科研學(xué)術(shù)研究等一系列活動中的綜合業(yè)績體現(xiàn)，它來源于教師的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動，同時又服務(wù)于教師的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動，為高職院校教師隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)改革、學(xué)科及專業(yè)建設(shè)、職稱評審、職務(wù)聘任、教學(xué)水平評估等提供堅(jiān)實(shí)可靠的依據(jù)和保證。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的普及與飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料的卷宗羅列已無法滿足檔案管理工作的需要，我們需要更新管理理念，利用現(xiàn)代化管理手段去科學(xué)統(tǒng)籌，構(gòu)建教師業(yè)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)化、信息化管理，充分發(fā)揮教師業(yè)務(wù)檔案在高校管理中的積極作用。

1 教師業(yè)務(wù)檔案信息化管理的必要性

高職院校教師業(yè)務(wù)檔案隨著我國高等職業(yè)技術(shù)教育的發(fā)展而迅速建立起來，而其管理模式基本停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔手工管理的方式，信息化建設(shè)的基礎(chǔ)相對薄弱，存在著存儲空間占用大，查詢困難，信息管理與更新不便等問題。實(shí)際工作中需要更新信息、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)或者提取相關(guān)信息資料使用時，往往需要耗費(fèi)較多的人力物力，嚴(yán)重影響工作效率，甚至阻礙學(xué)校管理、教學(xué)工作、科研工作等的順利實(shí)施。

近年來，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)數(shù)字化已成為當(dāng)今人類社會的時代主題，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已廣泛用于高校管理，許多高校都建立了校園網(wǎng)，并建有基于校園網(wǎng)的教學(xué)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，高職院校教師業(yè)務(wù)檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)得到了很好的技術(shù)支持，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化已成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢，建立一套完善的教師業(yè)務(wù)檔案信息化管理體系，有效地整合校內(nèi)業(yè)務(wù)檔案資源，實(shí)現(xiàn)高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理信息化已勢在必行。

教師業(yè)務(wù)檔案信息化管理，與傳統(tǒng)紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案相比，有著其優(yōu)越的特點(diǎn)：

1.1 有利于高職院校的統(tǒng)籌管理 縮減了紙質(zhì)資料存放空間，將零散的信息資源化為數(shù)字化形式存貯，并以網(wǎng)絡(luò)為媒介進(jìn)行傳輸，能快速實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)查詢和數(shù)據(jù)更新，優(yōu)化了工作流程，大大提高了工作效率，從而為學(xué)校提供了迅捷的管理工具，對推進(jìn)教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的提高具有極為重要的意義。

1.2 有利于高職院校師資管理的科學(xué)決策 教師業(yè)務(wù)檔案信息化管理，能在短時間內(nèi)快速和準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)對教師隊(duì)伍建設(shè)的各類指標(biāo)的數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)比較，對人才引進(jìn)、師資培養(yǎng)、人事改革等的政策制定方面發(fā)揮重要參考作用。

1.3 有利于發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案材料的服務(wù)功能 教師業(yè)務(wù)檔案的信息化，為教師個人、教學(xué)單位、職能部門提供了豐富的共享信息資源，對各項(xiàng)工作、各個工作環(huán)節(jié)、流程都提供了極其便捷的通道，充分體現(xiàn)出信息化業(yè)務(wù)檔案的服務(wù)功能與作用。

1.4 有利于發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案材料評價促進(jìn)作用 信息資源共享，增強(qiáng)了各院系、各部門之間的相互溝通交流，調(diào)動了教師工作的積極性和主動性，強(qiáng)化了競爭意識。教師業(yè)務(wù)檔案信息化在崗位聘用、職稱評定、業(yè)務(wù)考核、績效管理、評優(yōu)選先等方面發(fā)揮了評價促進(jìn)作用。

2 教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)總體構(gòu)思

檔案管理信息化就是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案材料進(jìn)行收集、整理、歸檔、記錄和運(yùn)用。教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)應(yīng)充分發(fā)揮電子檔案與紙質(zhì)檔案的相互補(bǔ)充作用，實(shí)行“雙套制”收集，即“收集教師個人在教學(xué)、科研及日常教務(wù)管理活動中所形成的紙質(zhì)文件材料的同時，收集、拷貝與紙質(zhì)文件相對應(yīng)的電子文件一并歸檔”。

具體收集材料如下：

2.1 教師基本信息材料 包括教師基本情況登記表、學(xué)歷學(xué)位證及專業(yè)技術(shù)職稱證、職業(yè)資格或技能證、高校教師資格證等證書復(fù)印件、外語及計(jì)算機(jī)考試證書復(fù)印件等。

2.2 教師教學(xué)情況材料 包括學(xué)期教學(xué)任務(wù)書、學(xué)期課程表、學(xué)期課程教學(xué)總結(jié)、學(xué)期教學(xué)工作情況登記表、教學(xué)評價結(jié)果、學(xué)年度工作總結(jié)等材料。

2.3 教師科研情況材料

2.3.1 論文 收集匯總教師每學(xué)期在國內(nèi)外刊物上公開發(fā)表的論文以及在各類學(xué)術(shù)會議上宣讀的論文或演講稿。

2.3.2 著作 收集教師主編或參編的專著、教材，自編的專業(yè)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書。

2.3.3 科研項(xiàng)目 收集科研項(xiàng)目申報表、立項(xiàng)書、結(jié)項(xiàng)書及佐證材料等。

2.4 教師獎懲材料 包括各類行政性表彰獎勵與處分、業(yè)務(wù)性表彰獎勵及各級各類獎勵證書。

2.5 教師參加培訓(xùn)、進(jìn)修材料 包括學(xué)期培訓(xùn)、進(jìn)修證書復(fù)印件、參與企業(yè)頂崗實(shí)習(xí)（實(shí)踐）活動記錄及相關(guān)材料、參加各類會議（學(xué)術(shù)交流）的相關(guān)材料。

2.6 電子文件 包括上述1-5類紙質(zhì)文件材料通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備處理、存儲的電子文件。

根據(jù)高職院校的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)需依托互聯(lián)網(wǎng)和校園網(wǎng)，開發(fā)科學(xué)合理的數(shù)據(jù)采集平臺，運(yùn)用基于BC/S雙架構(gòu)的教師業(yè)務(wù)檔案管理平臺、Moodle網(wǎng)絡(luò)平臺等管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案資源的集中管理，完成數(shù)據(jù)的收集、審核、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、存儲功能，憑借教師業(yè)務(wù)檔案的信息化管理與紙質(zhì)檔案的相互補(bǔ)充，使檔案管理向規(guī)范化、合理化和高效率化發(fā)展。

3 教師業(yè)務(wù)檔案信息化管理步驟

3.1 加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和技術(shù)建設(shè) 目前，大多數(shù)高職院校都建立了校園網(wǎng)，為教師業(yè)務(wù)檔案信息化提供了基礎(chǔ)和條件，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)基于網(wǎng)絡(luò)的教師業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)高校教師業(yè)務(wù)檔案信息化管理的關(guān)鍵所在。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)管理教師業(yè)務(wù)檔案，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，充分利用教師業(yè)務(wù)檔案資源，為學(xué)校的各項(xiàng)教學(xué)管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲、檢索教師業(yè)務(wù)檔案信息，實(shí)現(xiàn)對教師業(yè)務(wù)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)資料的統(tǒng)計(jì)分析，挖掘具有內(nèi)在價值的信息資源，提高信息化管理水平。

3.2 建立健全的教師業(yè)務(wù)檔案管理體制 建立健全的教師業(yè)務(wù)檔案信息化管理制度，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案信息化、系統(tǒng)化管理。各高職院校可考慮將教師業(yè)務(wù)檔案管理權(quán)限下放到各教學(xué)單位，制訂相應(yīng)的數(shù)據(jù)收集制度和管理制度，定期將各教學(xué)單位教師教學(xué)活動相關(guān)信息更新錄入系統(tǒng)，并通過校園網(wǎng)上報給學(xué)校相關(guān)管理部門。

3.3 加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)管理 教師業(yè)務(wù)檔案信息化的管理，是將分散的信息資源進(jìn)行合理的歸類整合，建立一個有實(shí)際應(yīng)用價值的教師業(yè)務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案資源的集中統(tǒng)一管理。教師業(yè)務(wù)檔案資源真實(shí)地、及時地反映了全體教師的基本情況，全面反映了教師與教學(xué)科研相關(guān)的各方面信息，并能對其分門別類地進(jìn)行科學(xué)管理。

教師業(yè)務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺建立后，教師可利用空閑時間自行完成個人數(shù)據(jù)資源的填報和更新，并上傳到服務(wù)器實(shí)現(xiàn)長期完好保存，避免了以往教師業(yè)務(wù)檔案由本人自行保管，當(dāng)管理部門收集的時候才倉促準(zhǔn)備上報的情況出現(xiàn)，也可確保檔案的規(guī)范化與科學(xué)化。

綜上所述，教師業(yè)務(wù)檔案信息化管理是一項(xiàng)緊迫而重要的任務(wù)，我們在實(shí)際工作中應(yīng)重視教師業(yè)務(wù)檔案的信息化進(jìn)程，以實(shí)際行動推動教師業(yè)務(wù)檔案的信息化管理，使教師業(yè)務(wù)檔案在高職院校各項(xiàng)工作中充分發(fā)揮其重要作用。

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