論高校人事檔案管理工作的創新

摘要：高校人事檔案管理工作是學校人力資源管理和開發工作的基礎，隨著高等教育事業的不斷發展，人事檔案管理工作必須實現創新才能為建設高水準的人力資源隊伍起到重要作用，才能為提高本校的競爭力提供保障。

關鍵詞：創新高校人事檔案管理

隨著經濟社會的發展，我國高等教育事業也得到了快速發展，高校之間的競爭也開始初步顯現。高校要想在激烈的競爭中站穩腳，就必須實施人才強校戰略，充分做好人力資源的管理和開發工作，建成高水平的師資隊伍和專業化的行政管理隊伍。人事檔案管理工作作為人力資源管理和開發工作的基礎部分，必須適應新形勢，進行創新。

1 人事檔案管理創新的重要性

高校人事檔案是對全校人力資源狀況的濃縮，它記載了人才的成長經歷和德能勤績的表現等，是人才隊伍建設的重要基礎，是學校選人、用人和個人工資調整、職務晉升等工作的重要依據。高校人事檔案管理的創新對于高等院校對專業技術人員和行政管理人員的及時發現、合理引進、科學開發和使用，建設高素質的人才隊伍，推動管理工作、教學科研工作的水平的提高具有重要意義。

2 目前人事檔案管理存在不足

2.1 管理理念有待更新。人事檔案管理一直以來封閉性比較強，在管理上大部分依據傳統的經驗和方法，認為只要做好收集、保管、傳遞和保密等工作即可。沒有認識到可以為學校的人力資源管理和開發發揮更大的作用，也沒有認識到可以為檔案的相對人提供更多的服務。因而在檔案內容、管理方式及對設施設備進行創新改造等方面缺乏動力，也缺乏主動服務的意識。這些都制約了人事檔案管理工作作用的發揮，人事檔案管理理念亟待更新。

2.2 人事檔案管理隊伍力量有待加強。搞好人事檔案管理工作，必須采取各種措施加強管理隊伍的力量。但由于種種原因，人事檔案管理隊伍人手一般比較少，多由組織人事部門工作人員兼任。而且很多工作人員專業不對口，缺乏深厚的專業知識和相關學科知識，再加上內部自我學習的動力不足，外出進修的機會也少，都影響了人事檔案管理工作的更好開展。

2.3 檔案資料的記錄沒有突出特色。長期以來，人事檔案大多記載個人的經歷、學歷、考核獎懲等政治性信息。在這些內容中，空洞的政治術語和千篇一律評價較多，而反映個人技術專長、教學科研成果、業務能力和工作業績、管理和決策能力、重大任務中的表現等內容較少，更很少有具體的事例和數據作支撐。組織人事部門在選人、用人時，即使對檔案進行查閱，也難以獲得針對新崗位價值較高的參考信息，使人事檔案難以發揮其應有的價值。

2.4 信息化水平不高。由于歷史和投入等方面的原因，高校人事檔案管理工作大部分處于手工和半手工狀態。大量的人事檔案仍以紙質的為主，沒有進行數字化處理建立起數據庫，也很少使用專門的人事檔案管理系統。在需要對人事檔案進行檢索、查詢和歸類分析時既費時又費力。此外，對網絡的利用也不高，無法實現資源共享，不便于相關領導和工作人員對有關情況進行查詢和分析。

3 人事檔案管理工作的創新思路及措施

充分發揮人事檔案的作用，必須要創新。創新首先要在觀念上創新，樹立大人事檔案管理觀；此外，還要在人事檔案管理的實踐上進行改革與創新，提高服務能力和服務水平。實現這些創新，需建立高水平的人事檔案管理人員隊伍，形成全面、實用的檔案資料體系和大力推進人事檔案管理的信息化建設。

3.1 創新觀念，樹立大人事檔案管理觀 開發好來之不易的人力資源，充分激發他們的活力，就成為增強本校核心競爭力的需要。而集中體現人才各方面信息的人事檔案，應當為高校人力資源開發中實現“各得其所、用當其時、人盡其才、才盡其用”的依據作用。

更好發揮人事檔案的作用，首先必須創新觀念，樹立大人事檔案管理觀。把人事檔案管理工作當成是人力資源管理和開發工作的一個有機組成部分，樹立人事檔案須為人力資源管理和開發服務的思想，增強人事檔案資料的全面性和準確性，為學校充分利用人才、科學選拔人才服務。增加人事檔案的開放性，滿足相對人對檔案信息的需求，為個人服好務。而不僅僅是承擔保管和提供有關材料的復印的職能。具備了這種大的人事檔案管理觀念，才能有目的的去推動人事檔案實踐工作的改革與創新，才能有動力去提高服務能力和服務水平。

特別需要說明的是，由于過去強調保密原則，人事檔案的開放性較低，影響了人事檔案在人力資源開發中作用的發揮。因此，增強服務意識，不僅是為領導和組織人事部門服務，也包括要充分保證檔案當事人的知情權、再調查請求權、錯誤改正請求權、對本人檔案資料傳播和目的使用控制權等權利。

3.2 建立高水平的檔案管理隊伍 實現高校人事檔案管理工作的創新和服務水平的提高，必須建立一支政治素養強、專業化水平高的檔案管理人員隊伍。提高人事檔案管理人員的政治思想水平。人事檔案管理人員在人事檔案建設和管理中承擔著重要的責任，他們的政治思想水平如何將直接影響到人事檔案資料的可靠性和安全性。提高他們的政治思想水平，首先要加政治思想教育。通過定期的政治學習，學習毛澤東思想和中國特色社會主義理論體系，學習有關法律法規，提高他們的大局意識和責任意識，切實加強檔案管理人員的思想道德，使他們具有較高的政治敏銳性，對黨忠誠。其次，要加職業道德教育。檔案管理工作非常瑣碎，需要細致和一絲不茍的精神，要通過多種形式培養他們在從事人事檔案管理工作過程中追求實事求是、堅持原則、作風正派和熱情服務的職業道德。

提高人事檔案管理人員的專業化水平。這需要從三個方面著手：第一，加強有關法律法規和有關規定的學習，如《檔案法》、《干部檔案整理工作細則》、《干部人事檔案材料收集、歸檔規定》等。提高人事檔案工作人員的政策水平，實現人事檔案管理工作的制度化、規范化和標準化。第二，加強檔案學和人力資源開發等有關的理論與實踐的結合，建立起有本校特色人事檔案管理模式。第三，提高綜合能力。如文字表達能力、綜合分析能力、計算機操作能力等，這也是人事檔案管理人員提高工作水平和服務水平的必備要素。

3.3 形成科學、全面、實用的人事檔案管理體系 在高校中教學人員是主體，高校的競爭力主要體現在對師資利用和開發水平上。因此，人事檔案管理工作也應當把重心轉移到教學人員上來，在人事檔案材料中應能充分記錄和體現教學人員能力、水平、特長等方面的信息。因此，要改變以行政人員檔案管理體系為主的模式，實行分類管理，形成科學的人事檔案管理體系，提高全面性和實用性。

結合高校的實際特點，可以分為以下三類，專業技術人員檔案、行政管理人員檔案和工勤人員檔案。

專業技術人員檔案。目前，這部分人員的檔案管理上主要還是參考行政管理人員檔案管理，更多體現的是個人自然信息、經歷及政治情況。單從檔案上無法看出個人的專業水平、學術成果、研究專長、教學能力、創新能力等方面的信息，制約了人事檔案在人力資源開發方面作用的發揮。因此，對于他們的人事檔案，在根據國家規定建立健全有關履歷、證書和考核結果等方面內容外，還應新建一些能充分反映專業技術人員個人特點的內容，比如，有關學術成果方面的內容、有關教學成果方面的內容。在檔案記錄上，應當改變內容空洞、政治術語多、千篇一律等現象，盡量體現出每一個人的特點。

行政管理人員檔案。在這方面，應該說是比較成熟的。但在干部體制改革不斷推進的大背景下，行政人員的檔案在記錄上也應當多記載一些能反映干部的決策能力、組織能力、管理能力、在重大任務中的表現以及在群眾中的口碑等方面的材料，以能為在干部的選拔任用時提供更多的依據。

工勤人員檔案。這類檔案，既可以參照行政管理人員檔案進行，重點突出工種類別、個人特長等信息，也可以委托人才服務中心等單位進行社會化管理。

3.4 大力推進人事檔案管理的信息化建設 信息化建設，主要是充分利用計算機和網絡技術，開發適合本校實際情況的人事檔案管理系統，將原始的人事檔案中有關信息錄入到數據庫中。同時又可根據設定權限的不同，實現對人事檔案不同范圍的查閱。

推進人事檔案管理的信息化建設有兩個好處，一是降低了對人事檔案原件的利用，減輕了磨損，有利人事檔案的保護。第二個好處是提高了對人事檔案利用效果和效率，提高服務水平。推進人事檔案管理的信息化建設，還需注意以下幾個問題：首先是保證系統的信息與原始紙質檔案一致。其次，最好是引進專業公司開發的人事檔案管理系統，這樣在后續的升級等技術支持上比較有保障。當然對于計算技術比較雄厚的高校來說，也可以自己開發。最后，還應采取安裝防火墻等措施保證信息安全，既不能將數據丟失，又要防止網絡黑客的入侵。

參考文獻：

[1]康平軍.論高校改革與發展中的“人才強校”戰略[J].教育理論與實踐，2007年第4期，第4頁.