計算機信息處理技術在辦公自動化上的應用

摘要：計算機是20世紀最偉大的科學技術發明之一，對人類的生產活動和社會活動產生了極其重要的影響，并以強大的生命力飛速發展，它是人類進入信息時代的重要標志之一。辦公室是處理一種特定事務的地方或提供服務的地方，是提供工作辦公的場所，計算機信息處理技術已成為辦公技術的重要組成部分，文章從計算機信息處理技術在辦公自動化上的應用的角度簡單進行分析。

關鍵詞：計算機；信息技術；辦公自動化

中圖分類號：TP317.1文獻標識碼：A文章編號：1006-8937（2012）05-0071-02

計算機的發明對人類的生產活動和社會活動產生了極其重要的影響，并以強大的生命力飛速發展，標志著人類進入信息時代。目前計算機的使用已遍及學校、企事業單位以及個人生活中，成為信息社會中必不可少的工具，隨著計算機技術的發展，企業等為了提高效率，都在大量引進辦公自動化技術，辦公自動化的使用，可以優化單位管理組織結構，有效調整管理體制，辦公協調能力得到調整，決策的一致性得到加強，這些優勢都可以讓辦公效率大大提高。

1信息技術與辦公自動化

1.1信息技術概述

信息技術的研究包括科學、技術、工程以及管理等學科，這些學科在信息的管理，傳遞和處理中的應用，相關的軟件和設備及其相互作用。信息技術的應用包括計算機硬件和軟件，網絡和通訊技術，應用軟件開發工具等。計算機和互聯網普及以來，人們日益普遍的使用計算機來生產、處理、交換和傳播各種形式的信息，如書籍、商業文件、報刊、唱片、電影、電視節目、語音、圖形、影像等。

人們對信息技術的定義，因其使用的目的、范圍、層次不同而有不同的表述：信息技術就是獲取、存貯、傳遞、處理分析以及使信息標準化的技術，包含通信、計算機與計算機語言、計算機游戲、電子技術、光纖技術等，現代信息技術以計算機技術、微電子技術和通信技術為特征；信息技術是人類在生產斗爭和科學實驗中認識自然和改造自然過程中所積累起來的獲取信息，傳遞信息，存儲信息，處理信息以及使信息標準化的經驗、知識、技能和體現這些經驗、知識、技能的勞動資料有目的的結合過程；信息技術是管理、開發和利用信息資源的有關方法、手段與操作程序的總稱。信息技術是指能夠擴展人類信息器官功能的一類技術的總稱；信息技術指應用在信息加工和處理中的科學，技術與工程的訓練方法和管理技巧。

1.2辦公自動化概述

所謂辦公自動化，就是指將計算機網絡功能和現代化辦公融為一體的新式辦公方式。目前還沒有對辦公自動化形成統一的定義。常見的辦公自動化領域包括在傳統辦公室中加入新機器、新設備，同時新加入的技術也屬于辦公自動化的領域。在機關部門，人們把辦公自動化稱作電子政務。我們從日常工作的工作中可以體會到，辦公自動化的應用，優化了管理組織結構，調整了管理體制。在提高工作效率的同時，增強了協同辦公能力，融合各部門決策，強化決策的執行能力，最后提高各個單位的工作效率。一般情況下，辦公室的業務就是對文件的處理。通常包括文件起草、發出通知、處理業務文本，對外來文檔處理存檔。還有就是對和本單位有關的本部門文件、外來文件進行保存和檢查。從日常工作的內容就可以看出，計算機的文字處理技術可以完美的簡化辦公室業務。加上其他的先進設備，比如：傳真機、復印機、打印機等，可以大量簡化工作流程，節省人力物力。使辦公室業務簡單化，也成了辦公自動化的基本特征。辦公室是一個機構正常運行的核心所在。

2計算機技術在辦公自動化上的作用

通過信息技術將辦公過程電子化、數字化，所有的辦公人員在共同的桌面環境下工作，這樣就完成了辦公自動化。計算機信息技術的不斷發展可以在一定程度上提高辦公自動化的實用性及有效性等，本文主要在以下三個方面進行闡述計算機信息技術應用到辦公自動化上的功能，一是建立辦公室內部信息平臺；二是實現管理自動化；三是實現企業信息集成；四是實現分布式辦公。

2.1建立辦公室內部信息平臺

通過辦公自動化，組建辦公室內部的信息平臺，方便辦公室內部的信息交流，形成一個高效的信息交流場所。例如單位通知、制度、技術交流等、通過這樣一個平臺，可以快速的傳達給每一個辦公人員。

2.2實現管理自動化

流程化工作存在于每一個單位，比如文件的收發、審批、匯報。通過自動化辦公流程，就可以規范各項工作，提高協同效率。還可以使各個分單位的文檔按照權限進行使用。

2.3實現企業信息集成

目前基本上所有的單位都有著很多的業務管理系統，如采購、銷售、存貨、等很多種，企業發展所需要的信息源基本上都在這些業務管理系統里面，因此，要實現辦公自動化的高效率，就必須跟這些業務管理系統實現很好的信息集成，讓單位的工作人員能夠快捷有效地得到所需要的信息，進而提高單位工作的效率和領導決策能力。

2.4實現分布式辦公

分布式辦公是支持多個分支機構跨地域的移動辦公模式，隨著辦公分支地域的分布越來越廣，分布式辦公模式變得越來越迫切。

3信息技術在辦公自動化應用中的發展趨勢

近年來，伴隨著企業信息化快速發展，組織結構流程的改進，技術的不斷創新，辦公自動化也在不斷快速更新換代，更加人性化、智能化辦公環境將成為未來企業的發展方向，辦公環境的不斷改善可以提高單位組織的決策效率，提供更好的決策支持及知識積累等全面辦公系統服務。未來企業信息化發展已經成為了一種必然的趨勢，所以辦公自動化的發展將對信息產業格局產生重要影響，目前根據辦公自動化的發展現狀，通過信息技術發展程度的提升，為辦公自動化的進一步發展提出新的發展前景。

3.1設計理念更具人性化

現在的工作強調的是人性化，自動化辦公也是如此。這就要突出辦公自動化的穩定性、開放性和易用性，強調對于信息來源的整合能力，構建一個可以拓展的管理平臺，從而改變現在人適應系統的窘境，實現系統適應人的操作這樣一個全新理念。

3.2辦公工具智能化

當用戶在面臨越來越多的數據處理工作時，如果辦公軟件可以幫助用戶做一些智能分析，這又將大大的提高用戶的工作效率，還將對用戶產生巨大的吸引力。在微軟的Office 2007版本中已經提供了一些基本的商業智能功能。

3.3無線辦公環境

隨著信息終端應用的全面融合，3G無線移動技術將在我們的工作中大量的應用。這樣一個融合和計算機技術、互聯網技術和通訊技術的移動設備會成為辦公必備的信息終端。這樣一個信息終端實現了移動辦公自動化，讓管理無處不在。

4結語

隨著計算機信息技術的蓬勃發展，企業信息化的發展已成必然，推廣和實施辦公自動化不僅可以幫助企業形成全面完善的信息化管理系統，更可以通過幫助企業實現管理、業務的提升和改善，進而使企業制度與組織結構的合理發展。信息技術被更好的運用于辦公自動化當中，使得辦公自動化得到更好的發展，不僅提高了工作效率，同時能對辦公、交流及決策實現更靈活的管理。由此可見，計算機信息處理技術將在辦公自動化中扮演越來越重要的角色。

參考文獻：

[1] 尤霞光.信息技術基礎[M].北京:中國電力出版社，2007.

[2] 張銳昕，張玉春.辦公自動化概論(第一版)[M].北京:清華大

學出版社，2004.

[3] 夏云.現代計算機網絡技術與應用[M].北京:科學出版社，

1998.

[4] 李智，徐進.積極推進辦公自動化，提高辦公室工作水平[J].

教育信息化，2002，(9).

[5] 常玉.淺議高校辦公自動化[J].甘肅農業，2005，(7).

[6] 王赟.高校行政管理辦公自動化建設的問題及對策[J].蘇

州教育學院學報，2010，(4).

[7] 陳增萍，劉元鞍.淺談學校辦公自動化系統的建設[J].科學

咨詢(教育科研)，2008，(S1).

[8] 匿名.辦公自動化的超“辦公”理念[J].中國現代教育裝備，

2002，(12)

[9] 魏紅寧，顏治平.西南交大辦公自動化系統的現狀及發展

方向[J].教育信息化，2002，(S1).

[10] 龐鳳君，田梅.論高校行政管理人員的素質[J].機械工業高

教研究，1996，(S2).