電子郵件絕非萬能

Robert Corra擁有7臺不同的Mac電腦，1臺Apple TV，當(dāng)然也少不了隨身攜帶 iPhone和iPad。

作為洛杉磯專業(yè)服務(wù)公司LAC Group(www.lac-group.com)的首席運(yùn)營官，他并不介意渾身上下掛滿高科技的玩意兒，但有時(shí)也會因此而感到苦惱，而電子郵件尤為讓他苦不堪言。他估計(jì)自己每天都會收到500封郵件，公司郵箱的收件箱里則至少塞著5000封郵件。郵件太多，而有用的太少。

Robert說：這真讓人崩潰，就算我根本看都不看就刪除郵件，也得花很長時(shí)間。

于是Robert帶領(lǐng)他的公司努力擺脫電子郵件的困擾，他們要解決的不僅僅是單封郵件，而是電子郵件本身帶來的問題。近幾個(gè)月來，LAC Group正嘗試用電子郵件的替代品交流和分享信息，例如Google+(www.google.com/+)等公共社交網(wǎng)絡(luò)以及37signals Basecamp(basecamphq.com)等項(xiàng)目管理軟件，還有包括Salesforce Chatter (chatter.com)在內(nèi)的私人網(wǎng)絡(luò)。

Robert說：我未來一年內(nèi)的計(jì)劃就是讓大家遠(yuǎn)離電子郵件。我認(rèn)為電子郵件太落伍了，它讓我沒有存在感。

Robert并不是一個(gè)人在戰(zhàn)斗。去年，法國公司Atos(www.atos.net)因?yàn)橥耆构緝?nèi)部郵件而登上新聞頭條。另外80后的員工也證明了電子郵件的無用：今年3月，Pew Research Center報(bào)告稱63%的年輕人每天收發(fā)短信，但只有6%的人會每天收發(fā)郵件。(macworld. com/7781)

不用電子郵件行嗎？為了找到答案，我們調(diào)查了一些圈內(nèi)的公司和工作人員，他們已經(jīng)部分或者全部放棄使用電子郵件。這些開拓者們將視頻會議、聊天以及社交網(wǎng)絡(luò)融合在一起提出了解決方案，目的是減輕負(fù)擔(dān)，專注于生產(chǎn)力，甚至僅僅是為了給員工創(chuàng)造可自由支配的時(shí)間和空間。而這些方案有的來自公司上層，有的則來自基層，而且大部分的解決方案需要依賴iPhone和iPad才能成為現(xiàn)實(shí)。我們將在以下內(nèi)容詳細(xì)為讀者介紹這些解決方案。

從零開始 開發(fā)電子郵件替代品

一些公司創(chuàng)建了內(nèi)部系統(tǒng)，從而越來越少地依賴電子郵件。這種系統(tǒng)很大程度上要依賴社交網(wǎng)絡(luò)的某些功能，才能確保對的人在對的時(shí)間里接收到對的信息。

就像有了監(jiān)控器 大家對Facebook或Twitter了如指掌，而且現(xiàn)在還有了iPad來幫忙。正是受到它們的啟發(fā)，加拿大數(shù)字營銷公司Klick Health (www. klick.com) 找到了減輕員工收發(fā)電子郵件壓力的方法。

“我們認(rèn)為可以通過更好的辦法來組織工作，更有效的方式讓人們獲得信息?！盞lick公司CEO Leerom Segal說。他將Facebook比作思想交流的一個(gè)案例，F(xiàn)acebook是讓人們?nèi)谌胝勗捴械囊环N工具，同時(shí)互相交流還能延伸出很多人們可能會覺得有用的其他信息。

基于這種理念，Klick公司于8年前創(chuàng)建了Genome—一個(gè)融合了社交網(wǎng)絡(luò)和老式任務(wù)管理軟件的公司局域網(wǎng)系統(tǒng)。Genome的界面類似Twitter，分成三部分，員工可以將信息發(fā)布在右邊欄里，公司財(cái)報(bào)和其他商業(yè)信息則依次發(fā)布在左邊欄里。中間大部分區(qū)域則供員工開始“tickets”，tickets指的是從頭到尾跟蹤并監(jiān)控一個(gè)工作項(xiàng)目（參見“跟蹤項(xiàng)目”）。員工們?nèi)耸忠慌_iPad，在家或外出時(shí)都能收到最新消息。

Segal指出，Genome最大的好處在于它靈活機(jī)動。如果一名員工首次開始某個(gè)工作任務(wù)，Genome會推薦有經(jīng)驗(yàn)的員工幫助他，或者提供一系列相關(guān)資源供他參考。當(dāng)某個(gè)任務(wù)卡殼時(shí)，或兩名員工為此正爭得面紅耳赤時(shí)，Genome會立即“注意”到這一點(diǎn)，并通知領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行調(diào)節(jié)。

Segal說，“Genome就像個(gè)監(jiān)控器，在管理員工時(shí)，它能夠找到最容易進(jìn)入并調(diào)節(jié)的時(shí)刻?！?/p>

Segal也表示，Klick正在努力避免Genome重復(fù)電子郵件的老路，給用戶帶來諸多不便。這需要有人一直跟蹤并監(jiān)控Genome的發(fā)展情況。所以公司派出了一個(gè)十人小組設(shè)計(jì)并開發(fā)Genome，如果Genome達(dá)不到預(yù)期效果，公司也并不害怕砍掉其中的某些功能。

Segal說：“我們稱Genome為數(shù)字進(jìn)化論，如果它不能節(jié)約人們的時(shí)間，就沒有價(jià)值。”

美容連鎖店的高招 Klick使用Genome將員工們聯(lián)系在一起，而Seva (www.sevabeauty.com)則采用完全不同的方法。Seva是一家開在沃爾瑪里的美容連鎖店，目前在美國九個(gè)州都有分店。它以iPad 2為基礎(chǔ)，將客戶信息和即時(shí)消息以及FaceTime視頻融入到店內(nèi)管理工作中。這樣一來，經(jīng)理可以實(shí)時(shí)監(jiān)管員工的工作情況和美發(fā)店的店內(nèi)情況。

沒有iPad之前，Seva店面還很小，員工們通過個(gè)人電子郵件交流。隨著Seva開始擴(kuò)張店面，高管們決定將美容院和客戶、管理人員和員工以及總部和連鎖店之間的交流集合在一起，高管們希望信息的交換速度比發(fā)送郵件更快。

Seva聯(lián)合創(chuàng)始人Vas Maniatis說：“我們需要充滿活力的東西，這需要我們擁有實(shí)時(shí)傳送的信息，店內(nèi)需要，店外也需要?！?/p>

每一家店里都有至少兩臺iPad。一臺讓客戶登錄，如果客戶來的時(shí)候店里正好很忙，他可以先去沃爾瑪購物，等到有空位時(shí)，iPad會發(fā)信息到客戶的手機(jī)上。而對于店內(nèi)經(jīng)理來說，他們即使不在店里，也能通過FaceTime監(jiān)管員工的工作情況，還能發(fā)送即時(shí)消息為員工提供幫助。

Maniatis說，“加盟店可以和總部之間交流，可以監(jiān)管店內(nèi)情況，還能實(shí)時(shí)地和客戶交流?！?/p>

現(xiàn)在，經(jīng)理們可以通過這個(gè)新系統(tǒng)監(jiān)管員工并提供及時(shí)幫助，而不用像以前一樣來回發(fā)送郵件了。比如說，有一次芝加哥的高管們發(fā)現(xiàn)一家馬里蘭的新店表現(xiàn)不佳，和其他店比起來，這家店的回頭客不多。高管們通過FaceTime查看了這家店內(nèi)員工的工作方法，然后給出指導(dǎo)，讓這家店的回頭客很快又多了起來。

Maniatis說：“問題會突然冒出來，可能就在此時(shí)此刻。但我們能在芝加哥立即評估員工的表現(xiàn)，而用的只不過是簡單的臺式電腦和iPad?！?/p>

他還說，電子郵件無法滿足高管們實(shí)時(shí)監(jiān)控員工并提供指導(dǎo)的意愿。公司現(xiàn)在幾乎只用電子郵件通知顧客已有預(yù)約。

附加的好處是員工可以專心自己的工作，不會因時(shí)不時(shí)檢查電子郵件而分心。

社交媒體成為幫手

某些公司在創(chuàng)建自己的工具，但另一些公司發(fā)現(xiàn)可以利用現(xiàn)成的新技術(shù)來管理內(nèi)部通信。

無障礙溝通 例如，基于網(wǎng)絡(luò)的Socialtext (www. socialtext.com)，起步價(jià)為50用戶每年5000美元，Socialtext告訴有購買意向的買家能夠根據(jù)公司的規(guī)模進(jìn)行“擴(kuò)展”。這個(gè)平臺有點(diǎn)像WordPress博客，也可以被修改，各個(gè)公司可以通過一個(gè)“主題編輯器”設(shè)置自己公司的商標(biāo)和顏色。

金融服務(wù)公司The Motley Fool(www.fool.com)，將它的Socialtext主題版本稱作為“Jingle”。頁面的左欄是公司內(nèi)部網(wǎng)的信息例如公司福利等；中間部分是Facebook風(fēng)格的員工帖子；右欄則是公司管理層發(fā)布的視頻及“重要新聞”。

管理人員說，電子郵件中充斥了太多閑言碎語，例如給全公司發(fā)送關(guān)于生日或下班后聚會的信息，這樣使得不想關(guān)注此類信息的人的郵箱里也往往塞滿了此類郵件，所以公司才開始使用Socialtext，創(chuàng)建了Jingle。

高層領(lǐng)導(dǎo)最終決定需要進(jìn)行改變，The Motley Fool的創(chuàng)意服務(wù)部門副總裁Jeb Bishop說道：“領(lǐng)導(dǎo)們厭煩了從一大堆無關(guān)郵件中找真正有用的東西，這使得我們看起來像個(gè)八卦公司。”

Jingle能夠有效阻止此類郵件，它允許員工們將自己分成不同的“親密群組”，類似于Facebook的群體功能，可以讓用戶按照共同的興趣領(lǐng)域自行組織劃分，并互相溝通。比如說養(yǎng)狗人士，他們有共同的話題可聊，這樣就可以在Jingle中擁有自己的親密群組。公司的高層認(rèn)為，在公司組建用以日常交流的網(wǎng)絡(luò)，可以提高創(chuàng)造力和生產(chǎn)力。

他們還補(bǔ)充說，任何人遇到難題都可以發(fā)布到Jingle上，向整個(gè)公司尋求解決方案。這樣做有利于內(nèi)部業(yè)務(wù)信息的平滑交流，同時(shí)也更好地解決了問題。

“我們已經(jīng)將煩人的郵件減少了75%，”Bishop說道，“任何人都可以隨時(shí)向所有人詢問關(guān)于問題和疑問的答案或見解。這樣更有效率，也不容易引起混亂（跟面對面會議相比）?！?/p>

更快找到答案 當(dāng)員工們等不及公司為他們建立一個(gè)社交網(wǎng)絡(luò)的時(shí)候，有這么一些站點(diǎn)可以讓員工自己搞定：Yammer (www. yammer.com)和Socilatext的產(chǎn)品差不多，但不需要公司的介入。相反，員工可以注冊免費(fèi)服務(wù)。站點(diǎn)提供帶公司域名的郵件地址，并且只能與擁有相同公司郵件域名的Yammer用戶交互（這一點(diǎn)很像早期的Facebook，當(dāng)時(shí)網(wǎng)絡(luò)被限制于大學(xué)校園內(nèi)使用）。

Yammer首席執(zhí)行官David Sacks說，當(dāng)有足夠的員工注冊后，他們的公司經(jīng)常支付給Yammer一定費(fèi)用做管理和服務(wù)支持。它的400萬用戶中，已有超過20%的用戶為服務(wù)付費(fèi)。（基本賬戶為每用戶每月5美元）。Sacks說Yammmer的社交網(wǎng)絡(luò)方面的功能讓職員們能夠更容易找到需要的信息。

“使用電子郵件的話，你必須知道發(fā)給誰。Yammer可以讓你提交你的問題，人們都能看到它并進(jìn)行回答，或者轉(zhuǎn)發(fā)給知道的人。”Sacks說，“而電子郵件可不是想看就能看到，它要么發(fā)給你，要么沒有?！?/p>

這種方法特別適用于大型或特大型機(jī)構(gòu)。Jill Thompson是北加州Charlotte-Mecklenberg(www. cms.k12.nc.us)學(xué)區(qū)的老師，她也是Yammmer的成員之一。Yammer為數(shù)學(xué)老師提供教學(xué)指導(dǎo)、圖書俱樂部等服務(wù)，Jill在家中用iPad就能登錄它。

Yammer讓我清楚地知道學(xué)區(qū)里正發(fā)生了什么。Jill說道：“電子郵件是一個(gè)雙向交流，我告訴并從其他老師那里獲得相關(guān)信息?！盧am Singh是小型金融信息公司Afiniate (www. afiniate.com)的CEO，他身在華盛頓，但雇員們則遍布美國和歐洲，他表示Yammer內(nèi)網(wǎng)的這種方式對他的公司來說也很重要。

“電子郵件在某些方面很管用”。Singh說道：“但在保存日常工作安排或上級下發(fā)的指令方面，電子郵件做得太糟了，但Yammer卻很棒。”

改變不可一蹴而就

Virgina Tech(www.vt.edu)的助理教授Aditya Johri正在研究公司郵件的替代品，最終他認(rèn)為這是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。目前，電子郵件仍然是公司內(nèi)部交流最好的方法—從法律上來講也很可靠。不能說公司已放棄了電子郵件，只能說它們對電子郵件沒有那么依賴了。

很多時(shí)候，解決方案僅是簡單地停用電子郵件。例如Seva的Maniatis，會采用Fuze Box Meeting開遠(yuǎn)程會議（每月15美元至69美元; macworld.com/ a/1153775），并通過Dropbox向連鎖店發(fā)送大文檔或其它信息(macworld.com/a/1167023)。為了避免用電子郵件來回發(fā)送文檔，一些公司使用Google Docs實(shí)時(shí)更新或修改文檔（docs.google.com）。

同樣的，再也不用通過電子郵件，而只要有Doodle（www.doodle.com）就能安排會議時(shí)間了(www.doodle.com)。37signal Campfire可通過組織聊天室(每月12美元至99美元; campfirenow.com)來簡化內(nèi)部信息的傳遞流程。大部分此類工具都和iOS設(shè)備兼容。

Johri說：“公司使用維基百科、博客，現(xiàn)在又用上了微博?！贝蠖鄶?shù)情況下，工作任務(wù)決定了工具的選擇。

回到洛杉磯，Robert Corrao仍在尋找一勞永逸的解決方案。他希望蘋果公司能夠逐漸進(jìn)入企業(yè)級市場，研發(fā)出適合企業(yè)使用的產(chǎn)品。他提到了微軟的Lync(macworld.com/7822)，其中兩個(gè)主要功能是安全性和交流存檔—即將即時(shí)消息、對話、視頻會議當(dāng)然還有電子郵件打包在一起。“現(xiàn)在沒有所謂的獨(dú)家秘方”他如此說道。

在那些已經(jīng)走到前列的公司中，員工們似乎并沒有意識到已重塑的內(nèi)部交流其實(shí)已經(jīng)帶來諸多好處。員工很少會受信息之累，而大部分的信息總是和員工們手頭的任務(wù)相關(guān)。Seva美容院的Maniatis說：“這已經(jīng)超越了交流，而儼然變成了純粹的互動?！?/p>

高層們還說這能提升員工的業(yè)績，幫助他們保持清醒，并更專注工作。

The Motley Fool的Bishop談到用Jingle替代電子郵件時(shí)，說道：“它能幫助我們化繁為簡，現(xiàn)在全公司范圍的郵件已顯著減少，基本上都被清除了?！彼€補(bǔ)充說：“生產(chǎn)力也得到了提高。”

堅(jiān)持發(fā)送簡短郵件

別想給Will Benton發(fā)長篇郵件，因?yàn)樗揪筒粫?。Benton是倫敦?cái)?shù)字營銷公司Hoop的CEO，他使用第三方服務(wù)Shortmail (shortmail.com)會自動提醒你將郵件壓縮到500字以內(nèi)（差不多三段twitter的長度或者本文的一半長度），只有這樣Benton才能收到你的郵件。

“電子郵件應(yīng)該短小精悍，而不是高談闊論。這樣對工作有兩大好處：發(fā)送或者接收簡短的郵件都不耗時(shí)?！盉enton說道：“一開始，人們抵制我的觀點(diǎn)，但當(dāng)我解釋了這么做的原因以及這個(gè)工具背后的概念時(shí)，人們開始接受我的做法了。”

Shortmail的CEO Daby Troy指出近年來簡化郵件的非技術(shù)性方案層出不窮，從哲學(xué)角度出發(fā)的Inbox Zero(inboxzero.com)和Three Sentences(three.sentenc.es)就是其中的代表。但Daby說：“它們不能為大多數(shù)人解決實(shí)質(zhì)性的問題”。

“我們試圖將這些規(guī)則有條理地整合在一起，以精確交流為目的開發(fā)一種技術(shù)?！盩roy說：“我們發(fā)現(xiàn)簡潔的電子郵件很可行，它能提高人們回復(fù)郵件的速度?！?/p>

優(yōu)勢

可發(fā)送緊急信息

The Motley Fool的Jeb Bishop向我們解釋不用電子郵件推送信息會帶來某些限制，他說：“不登錄Jingle，你就會錯過很多重要信息。要是大樓著火了，我們得用電子郵件發(fā)送這條信息?！?/p>

和客戶溝通

我們用電子郵件最大的原因恐怕是和客戶溝通了。Seva的Vas Maniatis說：“一方面，電子郵件無所不在，根據(jù)ComScore報(bào)道，電子郵件仍然是網(wǎng)絡(luò)中最主要的活動之一，占全美在線活動的70%?！?/p>

保存記錄

公司常常會出于安全考慮保存交流記錄。Virginia Tech助理教授表示這會延緩其他的交流方式代替電子郵件的速度。

隱私考慮

不是所有的話題都適合公開討論。當(dāng)涉及賠償金或抱怨時(shí)，還是用電子郵件比較好。

劣勢

郵件量太大

電子郵件太多了?！懊總€(gè)人總有一天會發(fā)現(xiàn)他們的收件箱已經(jīng)或者就要塞不進(jìn)東西了。”Shortmail的Dave Troy說，“我們的目標(biāo)客戶是那些整天忙著回郵件，但還是理不清頭緒的人。”

垃圾郵件

從收件箱里清除垃圾郵件簡直太頭疼了。賽門鐵克的數(shù)據(jù)表明，2011年垃圾郵件占總郵件數(shù)量的68%（比2010年90%的數(shù)據(jù)有了顯著好轉(zhuǎn)）。

找到正確答案

當(dāng)你不知道誰能夠回答你的問題，可能要發(fā)很多郵件才能最后找到能幫助你的人而且還是你夠幸運(yùn)的話。“電子郵件可不是想看到就能看到”Yammer的首席執(zhí)行官David Sacks指出，“它要么發(fā)給你，要么就沒有。”

敏感話題

電子郵件缺少細(xì)節(jié)很容易引起誤會。比如不小心把敏感話題回復(fù)給所有人，那麻煩就大了。