新時期高校聲像檔案管理與利用的探究及實踐

摘 要:聲像檔案具備直觀性、形象性等鮮明特點，是高校檔案中的一個重要組成部分。在新的歷史時期里，高校聲像檔案形成方式與內容比以往更多、更復雜。作者根據目前高校聲像檔案管理工作現狀，分析存在的問題，結合實際情況，提出了健全規章制度，強化歸檔意識，改善保管條件，合理開發利用等建議，以期提高高校聲像檔案的管理水平，發揮聲像檔案的宣傳功能與教育功能。

聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄，亦稱音像檔案、視聽檔案。

高校聲像檔案生動地記錄著高校的改革與發展歷程。它通過靜止和動態的畫面，真實、生動、直接地再現活動的場面、實物和聲音。它特定的憑證和依據作用，起到了文字記錄材料所達不到的作用和效果，對歷史研究具有重要的參考利用和歷史珍藏價值。在新的歷史時期里，如何加強高校聲像檔案的制度建設與管理，開發檔案信息資源，更加卓有成效地推動檔案工作沿著正常、健康的方向發展，是新時期檔案管理研究的一個重要課題。

1高校聲像檔案管理工作現狀

1.1 歸檔率低

一個原因是聲像檔案形成的部門多而散。各主辦部門舉辦活動，大多會自己攝錄一些聲像資料，造成產生聲像檔案的部門比較多，給聲像檔案的收集工作增加了難度。另一原因是聲像檔案不符合歸檔要求。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求，聲像檔案如果在立卷時未注明拍攝時間、地點、人物、內容、背景，因為不能準確及時地提供檔案信息而影響利用者的需求。再者，聲像檔案的管理制度不完善、歸檔意識不強。學校各基層部門對聲像檔案管理工作缺乏必要的制約機制，使聲像檔案管理不規范，保管在個人手中的資料， 一旦人員變動或機構調整，聲像檔案常常失控或流失，存在“散、缺、損、丟”的現象。

1.2 保管條件差

聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。聲像檔案大都以感光材料、化學磁性材料為載體制成，很容易受光、熱、潮等外部因素的影響而失去保存價值和利用價值。比如:照片檔案的裝具必須用照片檔案冊及底片冊，錄像帶和光盤需配置防磁柜，恒溫、恒濕存放設備。聲像檔案往往被存放在文書柜內與其它檔案混存，使許多聲像檔案在保存和利用過程中出現照片變黃、褪色、底片粘連變質，造成圖像模糊不清、效果差，失去了永久保存的價值。

1.3 開發利用少

技術落后影響聲像檔案開發利用。隨著現代技術深入發展，聲像檔案數字化已是大勢所趨。然而，目前一些高校檔案館由于掃描儀、刻錄機、數碼照相機、數碼錄像機、液晶投影儀、打印機、圖像和聲音編輯軟件沒有配置或沒有完全配齊，阻礙了聲像檔案數字化進程，由于利用不便使得一些聲像檔案被束之高閣，造成資源浪費。從而形成較為嚴重的“重藏輕用”的管理現象。另外，許多部門的兼職檔案員對聲像檔案收集意識不強，缺乏聲像檔案管理的業務知識。照片、錄音帶、錄像帶、光盤的文字說明往往填寫不規范。隨著計算機技術、網絡技術、存儲技術和壓縮技術的發展，聲像檔案的數字化處理也成為限制聲像檔案利用的一個瓶頸。

2解決方法的探究與實踐

2.1 建全制度，有章可循

首先要加強制度建設。為此我校檔案館根據國家教委頒布的《高校檔案實體分類法》制定了《遼東學院聲像檔案管理辦法》，使聲像檔案的收集與管理制度化。在收集聲像檔案時我們的做法是:定期收集，每年在文書檔案歸檔時要求基層各部門按要求移交聲像檔案。對學校大型活動、科研項目、報告會、學術會等重要活動，檔案室與有關部門或個人聯系，或由主辦單位通知檔案室派專人參與攝影、錄像，并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，確保重大活動產生的聲像檔案能夠得到及時、完整地歸檔。另外，隨時掌握學校發生的活動信息跟蹤收集，對一些有珍貴保存價值的則復制存檔。如在籌備校慶活動中，檔案室配合學校舉辦了征集歷史實物、圖片和老照片的活動，征集個人留存的我校不同歷史時期的有一定價值的實物、圖片和照片，展覽后把有關聲像檔案全部立卷存檔。

2.2 科學分類，改善保管

在聲像檔案整理方面我們根據我校歷史發展和學校的實際情況，參照《高校檔案實體分類法》采取科學分類和立卷。按內容劃分為六大類考察類:學校黨委、行政工作產生的黨政活動類;學校進行教學評估、科研開發、成果推廣、交流中產生教學類及科研類;涉外活動、外籍專家講學、留學生與國外院校合作等活動中產生的外事活動類;以及學校的新老建筑、綠化、儀器設備等校園建設類，學生開學、畢業、先進人物評選、文體活動等活動中產生的綜合類聲像檔案。為了改善聲像檔案保管條件，我校專門成立聲像檔案室。聲像檔案有專庫專柜存放，并保持適宜的溫度(14℃～24℃)和相對濕度(40%～60%);存放磁帶、磁盤檔案避開30奧斯特以上的磁場，并做到防塵、防光、防火、防蛀。另一方面聲像檔案獨立成卷保存，盡量延長聲像檔案壽命。

2.3 聲像檔案數字化、網絡化

信息時代，聲像檔案呈現的數字化發展趨勢，給傳統的檔案管理理念帶來很大的沖擊。聲像檔案管理工作對聲像制作和管理技術、軟件開發與應用提出了更高的要求。筆者認為，聲像檔案管理工作者最好是聲像制作人，可由一名檔案工作人員負責全校聲像拍攝、收集和管理工作，保證聲像及時拍攝，及時立卷、及時歸檔，提高聲像檔案歸檔率和管理質量。聲像檔案要定期檢查，及時修整、復制。聲像檔案數字化就是把聲音、文字、圖形、動畫、影像、視頻等多種綜合信息通過計算機進行數字化加工、處理、編輯的綜合檔案信息。對聲像檔案進行深層次加工和快速傳遞，是開發利用聲像檔案的必由之路。目前，要做的一些基礎性工作主要有以下幾方面:一是對重要會議、報告、學術講座等錄音資料進行計算機音頻采集、數碼格式轉換、處理、制作。二是對錄像資料進行計算機視頻捕捉、采集及數碼格式轉換、制作、編輯，刻錄成光盤。我們按照《高校檔案實體分類法》的要求，編制、規范了聲像檔案的檔號和目錄。三是對照片檔案進行掃描、修整、修補、復原處理，制作成光盤。錄像、錄音等檔案材料原件歸檔，照片、底片同步歸檔，并附以文字說明。

2.4 加強編研，重在利用

檔案部門要善于抓住機遇，結合學校實際工作，積極參與學校的活動，爭取學校各級領導的重視和支持。通過學校網頁制作、舉辦專題展覽、編輯學院簡介、參與資料片制作等多種形式，充分發揮聲像檔案在學校的建設和發展中的作用。如在我校教學評估中形成的聲像檔案，不僅記錄著我校新專業的發展歷程，也為各分院要吸取、借鑒他人的成功經驗時，提供方便條件。近年來，我校檔案室利用聲像檔案，結合檔案室以前編寫的《專家集萃》完成了名師介紹專欄;為精品課程建設的課程提供音像材料，為各分院宣傳介紹提供圖片，協助建設專業特色明顯的絲綢博物館、動植物標本館以及校史館，為學院的網頁配備新聞圖片，參與制作校慶紀念光盤，工作得到了多個部門的認同。

豐富的聲像檔案展示了我校不平凡的發展軌跡，擴大學校在社會上的影響，發揮檔案的宣傳功能;另一方面也能使全校師生員工在良好的校園環境和文化熏陶中激發榮譽感、使命感，提高審美情趣，提高了廣大師生員工愛校情懷，發揮聲像檔案的教育功能。

總之，聲像檔案收集是進行檔案信息資源開發的重要前提。應加強對檔案人員專業知識和技能的培訓，加強檔案館的建設，推進聲像檔案數字化、網絡化進程，不斷總結經驗，進行開發與利用。豐富的高校聲像檔案有利于進行宣傳和教育，也能提高學校辦學能力和知名度，為高校各項評估和重大活動提供聲像檔案信息服務。

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