自動更新幻燈片的引用數據

最近幫公司制作了一份宣傳用的PPT幻燈片，為了展示公司業績，引用了大量的數據表格和文字內容。其中有很多都是來自于已有的Word或Excel文檔。可是這些Word、Excel的原文檔內容往往是需要隨時修改的，如果每次修改原文檔都要順帶重新修改PPT中的文本、數據的話，那就太麻煩了，怎樣才能解決這個麻煩事兒呢？

其實只要通過設置鏈接，就可以讓PPT中顯示的文本、數據表格自動隨著原文檔的修改而自動更新，省卻手工修改的麻煩了。

先打開提取了內容的Excel或Word文檔，選中要復制引用的文字或數據表格（如果是新建的文檔，一定要命名保存后再復制，否則以后會找不到源文件刷新）。回到PPT窗口中，定位到要粘貼的幻燈片，在“開始”選項卡中單擊“粘貼”的下拉按鈕，選擇“選擇性粘貼”，在彈出的“選擇性粘貼”窗口中，單擊選中“粘貼鏈接”，確定即可把復制的內容粘貼到當前幻燈片中。

現在不管對原Word、Excel文檔如何修改，只要把修改的文檔保存好，粘貼到PPT中的文本、數據也會同時自動刷新成修改后的狀態。如果修改原文檔時PPT文檔沒有打開，則會在下次打開PPT文檔時提示是否刷新鏈接，選擇“更新鏈接”則馬上刷新。事實上不只是表格，Excel中繪制的圖表也可以在PPT中粘貼為鏈接并即時刷新。

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隱藏上層圖形

問：幻燈片中若編輯的對象被上層圖形遮住了，想要選中并編輯下層對象就比較麻煩，應該怎么辦呢？

答：對此可考慮暫時隱藏上層圖形。如果使用的是PowerPoint 2007/2010，只要在“開始”選項卡中單擊“編輯”組中的“選擇/選擇窗格”，打開“選擇和可見性”窗格，窗格中會列出當前幻燈片中的所有圖形，只要單擊相應圖形項后的眼睛圖標即可暫時隱藏該圖形，再次單擊則恢復顯示。單擊下面的全部顯示、全部隱藏則可完成相應的任務。圖形、對象太多時要從列表中找會比較難，你可在頁面中單擊選中圖形或對象，在列表中對應的項就會自動選中。