用SmartArt作組織結構圖

SmartArt是Office2010的一個重要功能組件，利用SmartArt在PowerPoint2010中可以非常輕松地制作出精美的組織結構、項目流程、相互關系等各類示意圖，再配合它強大的動畫設計工具，更可以讓死板的示意圖變得生動活潑起來！要知道各種結構圖、流程圖、關系圖可是各類演示文檔中必不可少的重要內容哦。下面就以在幻燈片文稿中插入公司組織結構圖為例（如圖1），看看具體的操作過程。

用SmartArt設計組織結構圖

在PowerPoint2010中，用SmartArt制作組織結構圖基本上可以分成兩種方式：一是插入SmartArt圖形直接繪制，二是把現成的文本內容轉換成SmartArt圖形。

直接繪制

啟動PowerPoint2010，打開演示文稿，在“開始”選項卡單擊“新建幻燈片”，選擇“只有標題”版式新建一張幻燈片，用來存放組織結構圖，并在其中輸入幻燈片標題“公司組織結構圖”。

切換到“插入”選項卡，單擊“插圖”區域中的“SmartArt”，在“選擇SmartArt圖形”窗口左側單擊“層次結構”，然后在窗口中選擇一種適合的結構，比如第1種（如圖2），單擊“確定”即可在當前頁面上插入一張基本的結構圖，并自動切換到“SmartArt工具”的“設計”選項卡。單擊選中第1個矩形，輸入“總經理”，同樣為其它形狀輸入相應文本。默認的形狀和字號都比較大，別急著馬上調整，隨著文字輸入和形狀的添加，系統會自動調整所有字號和形狀大小。文字大小或字號最好等全部繪制好后再統一調整。

接下來是刪除不需要的“助理”形狀。單擊“總經理”下的“助理”形狀的邊框，按鍵盤的Delete鍵刪除即可。在此，一定要單擊形狀的邊框，才能真正選中形狀進行刪除、多選或拖動（下同）。

默認插入的結構圖只有三個下級形狀，還得按需要再添加其它形狀。右擊“總經理”矩形，選擇“添加形狀/在下方添加形狀”，即可在“總經理”下添加一個矩形，輸入內容為“人事科”。同樣順次添加總務科和所有下級部門（如圖3）。

文本轉換

還可以直接把現成的文本轉換成結構圖。用PowerPoint2010打開演示文稿，在“開始”選項卡單擊“新建幻燈片”按鈕，選擇“標題和內容”版式新建一張幻燈片。在內容文本框中輸入組織結構圖中的各級文本標題，每項一行（如圖5）。在此各下級文本行的降級縮進是通過把輸入光標定位到行首，按Tab鍵實現縮進的，在行首按“Shift+Tab”鍵則可消除縮進，提升標題文本級別。

現在你只要在內容文本框中的文字上右擊，選擇“轉換為SmartArt圖形/其它SmartArt圖形”（如圖6）。在“選擇SmartArt圖形”窗口左側單擊“層次結構”，同樣選擇第1種“組織結構圖”，確定后文本框就會轉換成一張組織結構圖，其效果就和前面直接繪制的組織結構圖完全一樣。

修飾和美化

組織結構圖制作基本完成后還得再修飾美化一下讓它更加精美醒目。

首先把第三級形狀修改成豎條矩形。在組織結構圖的空白處單擊以選中整個組織結構圖，切換到“SmartArt工具”下的“設計”選項卡，單擊“布局”列表框的下拉按鈕，選擇第二行第1種布局“標記的層次結構”，把第三級垂直排列的形狀改成水平并列。再按住Shift鍵逐一單擊選中要調整的所有3級形狀，切換到“開始”選項卡，單擊“文字方向”，選擇“豎排”以讓文字豎向排列。切換到“SmartArt工具”下的“格式”選項卡，在 “大小”區域中輸入高度2.4，寬度1.4，回車確認后即可把3級形狀全部改成豎條矩形（如圖7）。

接下來就是顏色、字體和形狀效果設置了。選中組織結構圖，切換到“SmartArt工具”下的“設計”選項卡，單擊“更改顏色”按鈕，選擇一種顏色方案，如“彩色/強調文字顏色”，再從“SmartArt樣式”列表框中選擇一種樣式，如三維的卡通（如圖8）。然后切換到“開始”選項卡設置一下文字的字體、字號和顏色。最后把“總經理”的形狀和字體適當放大，并向上拖動適當拉開距離，這樣差不多就是所示的組織結構圖效果了（如圖9）。

讓組織結構圖動起來

僅僅以靜態的方式來顯示組織結構圖顯然是遠遠不夠的，還需要用軟件強大的動畫功能，讓組織結構圖變得更加生動活沷。這樣幻燈片才能更有效地吸引觀眾的注意。

設置整體動畫

選定插入的流程圖，切換到“動畫”選項卡，選擇一種動畫效果（如 “旋轉”），再設置一下持續時間和延遲時間即可。這樣設置的動畫是整圖一起出現的。如果想讓各個形狀逐一出現，單擊“效果選項”，選擇“逐個按級別”就可以了。

通常電影中的大BOSS都是最后出場的吧？我們也可以把出場順序改成由低到高，讓總經理最后出現以突出領導的重要性。選中組織結構圖，切換到“動畫”選項卡，單擊“動畫”區右下角的斜箭頭按鈕打開“旋轉”的效果選項窗口，切換到“SmartArt動畫”選項卡，單擊選中“倒序”復選項即可（如圖10）。在此還可順便設置一下“效果”選項卡下的聲音，以增強動畫效果。

個別強調動畫

為了突出總經理的重要性，往往還需要給“總經理”形狀單獨設置不同的出現動畫。單擊“動畫窗格”，調出動畫項。單擊選中最后一項“圖示3 :總經理”，在“動畫”列表框中選擇一種動畫效果，如 “翻轉式由遠及近”（如圖11），即可單獨把“總經理”形狀的出現動畫效果由“旋轉”改成“翻轉式由遠及近”。設置完后單擊最下面的雙箭頭按鈕重新隱藏圖形動畫項。

還可以在最后單獨給“總經理”加一個放大的效果，以強調總經理的重要性。PowerPoint2010中還無法單獨為結構圖中的某一對象添加動畫，所以這里需要用點小技巧。先選中組織結構圖，單擊“添加動畫”，添加一個“放大縮小”效果。再單擊“效果選項”，選擇“逐個按級別”，給所有形狀都添加上放大縮小動畫。然后單擊“放大縮小”動畫項的雙下拉箭頭展開動畫項，刪除第2項及以下的所有動畫項。這樣被添加了“放大縮小”效果的動畫項就只剩下“圖示3 :總經理”一項了，也就相當于只為“總經理”形狀添加了放大縮小效果。

到此就算大功告成了，按“Shift+F5”看看最終的效果吧。