再多工作表創(chuàng)建 也能夠輕松搞定

在日常工作中，如果不善于學習使用各種方法與技巧，即使加班加點、埋頭苦干，也常常是事倍功半。我最近接到一個任務(wù)：為整個學校的所有班級都建立一個以班級名稱命名的工作簿，再在每個工作簿中為這個班級的學生都新建一個以各自姓名命名的工作表，以便于各級管理部門精細化管理每個學生的日常學習生活情況。

新建工作簿、右擊重命名、添加工作表、雙擊重命名，操作雖然很簡單，但相同的操作要連續(xù)做好幾千次，實在是費時費力，相當麻煩。其實，只要執(zhí)行幾句簡單的Excel宏命令，借助一款文件批量重命名軟件，就可以化繁為簡，輕松搞定類似工作簿、工作表的創(chuàng)建和重命名問題。這里以80個班級，每個班級不超過50個人為例，來講解通過Excel 2007具體的操作方法。

批量建立工作表

首先，打開Excel 2007，依次單擊“Office按鈕/Excel選項”按鈕，在“常用/使用Excel時采用的首選項”列表中勾選“在功能區(qū)顯示‘開發(fā)工具’選項卡”項，在“新建工作簿時”列表中設(shè)置新建工作簿時需要包含工作表的數(shù)量，默認值為3個，最大可設(shè)為255個（如圖1）。因為每個班級人數(shù)均不超過50人，第一個工作表要放置學生姓名，所以這里設(shè)置為51個。如果我們一次需要使用的工作表數(shù)量超過255個，則可以在打開工作簿之后，使用快捷鍵“Shift+F11”，快速添加更多的工作表，只要機器的配置和性能允許，理論上可以添加成千上萬個工作表。

接下來新建一個工作簿，其中有51個工作表，名稱分別為Sheet1 、Sheet2…Sheet51，在Sheet1工作表的A1單元格輸入其中一個班級的人數(shù)，假設(shè)為45人，并將對應(yīng)的學生姓名復制粘貼到A2：A46數(shù)據(jù)區(qū)域。執(zhí)行“開發(fā)工具/Visual Basic”命令，打開“Microsoft Visual Basic”程序設(shè)計窗口，雙擊工程資源管理器中的“Sheet1”工作表，在左側(cè)的“通用”下拉列表中選擇 “Worksheet”（工作表），在右側(cè)的事件列表中選擇“Activate”（活動），并在對應(yīng)的Worksheet_Activate()事件中輸入三行簡單的For循環(huán)代碼：

For i = 1 To Cells(1， 1)

Sheets(i + 1).Name = Cells(i + 1， 1)

Next

其含義就是當Sheet1工作表為活動工作表時，執(zhí)行上述程序代碼，依次把Sheet2到Sheet46工作表，重命名為單元格A2到A46中的文本內(nèi)容，請注意工作表名稱中不能有重復數(shù)據(jù)項，否則運行時會有錯誤提示。保存并關(guān)閉Visual Basic程序窗口，單擊進入Sheet1工作表之外的任何一個工作表，不需要進行任何操作，再單擊進入Sheet1工作表，即可完成一個班級的工作表重命名操作（如圖2）。

將工作簿批量重命名

將上述已經(jīng)添加自動重命名代碼的工作簿以任意文件名稱保存到指定文件目錄（這里使用默認的文件名“Book1.xls”），然后右擊該文件并執(zhí)行“復制”命令，通過鍵盤上的粘貼命令快捷鍵“Ctrl+V”，很快就可以生成指定數(shù)量的工作簿，暫時不管它們的名稱是什么。通過Excel工作表，拖動復制所有的班級名稱，并將其復制粘貼到一個記事本文件窗口當中，保存為“班級名稱.txt”（如圖3）。

能夠進行文件批量重命名的軟件很多，這里以筆者常用的“妖眼文件工具”（下載地址：http://download.pchome.net/system/file/rename/download-179706.html）為例。下載運行該軟件，在“選擇目錄”處選擇目標文件夾，在“選擇文件”框中會顯示所有需要重命名的工作簿，一次單擊中間的“全選”和“添加”按鈕，將它們添加到右上方的“文件列表”中。單擊打開下方的“列表替換”標簽，單擊左側(cè)的“添加”按鈕，在“原串”列表中添加右上方的文件夾列表，再單擊其右側(cè)的“導入”按鈕，在“新串”列表中導入前面保存為文本文件的“班級名稱.txt”，最后單擊右下方的“執(zhí)行”按鈕，很快就可完成上述工作簿的重命名操作，并顯示在右上方的文件列表中（如圖4）。

默認情況下，Excel 2007會禁用所有的宏，為了讓復制改名后的工作簿能夠正常運行宏代碼，需要先執(zhí)行“開發(fā)工具/宏安全性”命令，在“信任中心/宏設(shè)置”列表中勾選“啟用所有宏”項。然后依次打開各個工作簿，在Sheet1工作表當中更改對應(yīng)班級的人數(shù)，并將學生姓名復制粘貼到A列中相應(yīng)的位置，再次切換一下Sheet1工作表的活動狀態(tài)（方法同上），可以再次進行工作表的自動重命名操作（如圖5），刪除Sheet1等多余的工作表之后，就搞定了一個班級管理工作簿的創(chuàng)建改名任務(wù)。

80個Excel管理工作簿，大量工作表的創(chuàng)建和改名操作，如果采用原始的方法，可能需要兩三個小時才能完成，而借力三行簡單的宏代碼和一個自動更名軟件，不超過半個小時就可以輕松搞定，由此可見，方法和技巧對提高工作效率，確實是非常重要。