白龜山水庫數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

□白淑萍（河南省白龜山水庫管理局）

1.引言

白龜山水庫始建于1958年，經(jīng)過興建、度汛、續(xù)建三個階段歷時8年的建設，于1966年8月竣工，其后,又相繼進行了“75.8”大洪水后的大壩加高和1998—2006年前后近8年時間的除險加固。50多年來，白龜山水庫在復雜的工程建設、機構變遷、安全監(jiān)測、技術研究以及日常運行管理工作中，形成并積累了大量的科技、文書、會計、實物等不同門類和載體的檔案資料。但由于受傳統(tǒng)管理手段的限制，這些長期積累的檔案資料，大都以紙張等傳統(tǒng)物理形式存在，隨著時間的推移和紙張的老化，使得檔案資料的損毀現(xiàn)象日趨嚴重，給檔案資料的管理和利用造成了極大的壓力和困難。

為搶救老化損毀的紙質(zhì)檔案，尤其是具有永久保存價值的工程規(guī)劃、設計及建設資料，改變落后的人工管理模式，最大限度地保護和利用檔案信息資料，以適應檔案管理工作的信息化發(fā)展要求，白龜山水庫管理局根據(jù)單位自身檔案管理工作狀況和檔案應用實際，研究開發(fā)了白龜山水庫數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。

2.系統(tǒng)概述

2.1 概述

白龜山水庫數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，由掃描加工平臺和管理應用系統(tǒng)兩部分組成。掃描加工平臺為系統(tǒng)管理人員把文書、科技等各種以傳統(tǒng)介質(zhì)形成的檔案資料信息，掃描錄入到計算機中，提供必要的支持，幫助其對檔案信息進行數(shù)字化加工處理，進而納入系統(tǒng)相應數(shù)據(jù)庫中進行存儲管理。

管理應用系統(tǒng)運用靈活的立卷歸檔模式，通過對各種類型檔案的著錄標引、檔案整理（立卷歸檔）及全文檢索功能，實現(xiàn)了以網(wǎng)絡為基礎的數(shù)字檔案為數(shù)據(jù)源的集成，包括掃描件、各種格式的圖象文件、聲音文件、視頻文件的多媒體應用。當掃描錄入批量檔案時，可以不與系統(tǒng)中的文件條目著錄同步，而同樣能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)的自動調(diào)用，同時智能地依次從磁盤陣列、服務器中存取相關數(shù)據(jù)，提供利用。根據(jù)用戶的職能，賦予用戶不同的級別和權限，使不同用戶擁有不同的系統(tǒng)操作界面，提供方便的數(shù)字化檔案信息查詢服務。同時，基于網(wǎng)絡多層的授權控制機制，可以讓系統(tǒng)有效地保證數(shù)據(jù)的安全。

2.2 系統(tǒng)結構體系

系統(tǒng)采用標準的三層軟件結構體系,即數(shù)據(jù)表現(xiàn)層的系統(tǒng)交互界面、應用邏輯層的專業(yè)功能實現(xiàn)和數(shù)據(jù)層的數(shù)據(jù)庫管理。數(shù)據(jù)表現(xiàn)層實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的輸入、輸出管理；應用邏輯層為實現(xiàn)系統(tǒng)要求的各專業(yè)功能目標，提供邏輯支持；數(shù)據(jù)層根據(jù)應用邏輯層的不同需求，提供相應的資料數(shù)據(jù)。系統(tǒng)體系結構如圖1所示。

3.系統(tǒng)功能

白龜山水庫數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)由數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)管理、檔案查詢和業(yè)務管理4大功能模塊組成。通過各個模塊功能的正常發(fā)揮，可以輕松地實現(xiàn)對數(shù)字化檔案資料的全面管理和靈活高效的運用。

3.1 數(shù)據(jù)管理

數(shù)據(jù)管理包括文書、會計、人事、科技、照片、聲像、實物等各種不同類型的檔案數(shù)據(jù)的管理，其主要任務是把關系型數(shù)據(jù)庫中已歸檔的檔案記錄，導出成檢索庫記錄文件，用于全文檢索。

3.1.1 文書檔案管理

圖1 白龜山水庫數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)體系結構圖

文書檔案管理實現(xiàn)發(fā)文與收文的登記、查詢、文檔補錄與導入、導入編輯、文檔整理、整理編輯、歸檔確認、查詢、打印和文檔統(tǒng)計等功能。

3.1.2 會計和人事檔案管理

分別實現(xiàn)財務報表、憑證等財務檔案和人事檔案的錄入、補錄、歸檔、查詢打印和文檔統(tǒng)計等功能。

3.1.3 科技檔案

科技檔案管理實現(xiàn)對科技檔案的文書與圖紙的錄入、補錄、歸檔、查詢打印和文檔統(tǒng)計等功能的全面管理。管理的原則是以工程為單元，以工程文件和工程圖紙為對象，全面實現(xiàn)科技檔案數(shù)字化管理和應用。

3.1.4 照片和聲像檔案管理

照片檔案管理是將掃描之后的照片由計算機進行分類、分主題實施管理；聲像檔案管理是利用媒體技術，對原始錄音帶和錄像帶進行數(shù)字化制作，最終提供媒體聲像文件，同時對新產(chǎn)生的聲像文件檔案進行分類管理。系統(tǒng)提供照片和聲像基本信息錄入、查詢、補傳和編輯整理以及照片和聲像刪除查詢、歸檔確認等功能。

3.1.5 實物檔案管理

實物檔案管理是實現(xiàn)對實物基本信息錄入、查詢、補傳、編輯整理以及實物刪除查詢、歸檔確認等內(nèi)容和環(huán)節(jié)進行計算機管理。

3.2 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理采用向?qū)降呐渲梅椒ǎ允瓜到y(tǒng)適應單位的具體情況，系統(tǒng)管理模塊負責對系統(tǒng)進行統(tǒng)一的規(guī)劃管理，包括設置系統(tǒng)運行所需的基本參數(shù)、安全機制和用戶管理。

3.2.1 用戶管理

用戶管理采用系統(tǒng)功能的權限管理體系和檔案查詢權限管理體系兩種方式，實現(xiàn)對系統(tǒng)的權限管理。包括新建系統(tǒng)用戶、分配系統(tǒng)權限、修改系統(tǒng)權限、分配檔案權限、修改檔案權限、用戶資料信息、修改用戶密碼等功能。

3.2.2 日志和參數(shù)管理

日志管理包括：登錄統(tǒng)計、行蹤查詢、模塊查詢、訪問查詢、館藏統(tǒng)計、利用目的詳情、常用詞統(tǒng)計、利用日志、庫房安檢錄入庫房安檢查詢等詳細的系統(tǒng)日志管理功能，據(jù)以實現(xiàn)用戶登錄系統(tǒng)的全程跟蹤，并能輕松查詢系統(tǒng)日志；參數(shù)管理則包括安全設置、職責設置、菜單設置、配置文件設置、文書分類、科技分類等功能。

3.3 檔案查詢

檔案全文檢索采用全文檢索技術建立索引，使用戶能夠通過檢索技術檢索自己所需的信息。系統(tǒng)檢索方式分為直接檢索和復合檢索兩種功能，對于新增加的信息，能夠及時建立索引，使文章能夠及時發(fā)布，及時檢索獲得。直接檢索以直接輸入關鍵字為條件，進行全文檢索；復合檢索以輸入關鍵字、文件著錄的時間、類別為條件進行全文檢索。檢索速度達到毫秒級，檢索極限多達上億條記錄。

3.4 業(yè)務管理

業(yè)務管理功能模塊針對檔案的借閱、銷毀和移交業(yè)務分別提供了相應的管理功能，其中：檔案借閱系統(tǒng)提供了檔案的借閱登記、檔案歸還登記、檔案催還、檔案借閱統(tǒng)計和檔案借閱清單等功能；檔案銷毀系統(tǒng)提供了對文書檔案銷毀管理的功能，包括檔案銷毀以及銷毀查詢、銷毀整理、銷毀確認和銷毀清單打印等功能；檔案移交系統(tǒng)提供了對檔案移交管理的功能，主要包括檔案移交登記、檔案移交查詢、檔案移交整理、檔案移交確認和檔案移交清單打印等功能。

4.結語

系統(tǒng)通過對紙質(zhì)、聲像、照片和實物等檔案信息的數(shù)字化處理，從根本上解決了以紙質(zhì)、照片等傳統(tǒng)介質(zhì)形成的檔案資料，在管理工作中存在的檔案介質(zhì)老化、資料損毀流失以及對檔案資源利用的局限等突出問題,改變了檔案工作重管理輕應用的固有傳統(tǒng)，突破時間和空間限制，提供了便捷的數(shù)字化檔案信息管理和查詢服務。通過網(wǎng)絡多層系統(tǒng)安全設置和多層授權控制機制，為保證檔案資料數(shù)據(jù)的安全提供了可靠保障，真正實現(xiàn)了在網(wǎng)上對數(shù)字化檔案資料信息的全面管理與應用。