大中型水利工程檔案驗收準備工作重點環節初探

張海張波

水利工程檔案驗收是水行政主管部門依法組織的水利工程建設項目檔案專項驗收，直接影響到工程能否順利竣工驗收。大中型水利工程檔案工作面廣量大，特別是檔案驗收工作環節頗多，為此，作為工程建設的主體，項目法人應抓住重點環節開展驗收準備工作，確保項目檔案順利通過驗收并及時發揮效益。本文從項目法人的角度，總結了檔案驗收準備工作中的各重點環節，并結合工作實際提出了相應的措施。

一、規范操作流程

規范檔案工作操作流程，是保障工程順利實施和通過檔案專項驗收的重要抓手。檔案工作歸納起來主要以下四個方面：

1.立項階段

立項過程中，一般項目法人尚未組建，過程相關文件由項目管理部門（一般為水行政主管部門）按照文件要求注意收集、整理并按歸檔計劃歸檔。立項后，項目管理部門會同項目法人根據相關文件確定歸檔范圍清單。項目法人根據工程計劃，擬制歸檔計劃。

2.工程實施階段

項目法人按照歸檔范圍清單及相關管理規定收集、整理實施過程文件并按計劃歸檔。根據“誰形成、誰收集、誰整理”原則，項目法人下設的工程、財務、綜合部門等歸檔各自材料。舉例來說，工程部門收集整理施工圖紙、設計變更、驗收等材料；財務部門收集整理賬冊憑證、價款支付文件等；綜合部門收集整理收發文、相關合同文件、大事記等。檔案部門對工程建設全過程的文件材料形成、積累和整理工作進行監督、檢查和指導，并參與水閘封底、水下工程驗收、投入使用驗收等重要節點及驗收工作。

3.檔案驗收階段

檔案驗收階段，項目法人應制定相關標準，統一檔案歸檔格式。對于施工、監理、設計單位上交檔案，項目法人根據專業主管部門的建設項目檔案分類編號規則以及項目實際情況，重新分類編號，使各單位上交的檔案資料成為統一、完整的資料。檔案驗收前，對全部項目檔案進行清點、編目，并編制檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。

4.檔案移交階段

通過檔案驗收，意味著項目法人和各參建單位檔案工作規范，檔案資料達到了完整、準確、系統、安全的要求。但通過檔案驗收，并不代表著檔案工作已到此結束，下一步，項目法人應抓緊落實整改意見，在提出竣工驗收申請時，將整改情況一并報送竣工驗收主持單位。

同時，在工程正式通過竣工驗收后3個月內，與管理單位及其他有關單位辦理檔案移交。分期實施的項目，應在每期正式通過竣工驗收后辦理檔案移交。

二、嚴格基礎工作管理

項目收集、歸檔、整理、立卷等基礎工作是檔案驗收準備的基本環節，是確保順利通過檔案驗收的重要基礎。為此，項目法人必須嚴格基礎工作，狠抓過程管理，并從以下幾個方面層層把關：

1.學習項目檔案驗收相關文件

項目法人應適時開展檔案業務培訓，持證上崗，認真組織相關人員學習領會國家及相關部門關于項目檔案管理文件要求，指導工程建設中的具體工作實踐。

2.文件收集、歸檔、整理

扎實做好文件收集、歸檔、整理，是確保項目檔案完整準確，做好檔案驗收準備的基礎。該項工作直接影響到項目檔案質量，也是檔案驗收中檢查的重點。項目法人應把收集、歸檔、整理工作納入整個建設管理范疇之中，與其同步進行。在排定工程建設計劃的同時，下達檔案歸檔計劃，依據上級單位頒發的項目檔案歸檔范圍表，結合工程實際情況，制訂可行的歸檔計劃，其中：項目建議書，可行性研究報告，專家評審意見及批復，合同文件，初步設計及批復，上級主管部門下達的項目年度投資計劃，項目調整計劃請示與批復，項目消防、水保、環保、征遷等專項驗收文件，財務審計意見及其他重要文件等要列清楚；項目法人在檢查工程進展情況的同時要檢查檔案的收集歸檔進度。另外，要切實掌握并熟練運用《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB／T11822-2000)，做好文件的分類、組卷等檔案整理工作，實現檔案的系統性。

3.信息化管理

檔案信息化有助于創新檔案工作服務手段，便于對檔案有效管理和利用。鑒于檔案信息化的重要性，項目檔案是否已運用計算機輔助檔案管理，是否建立項目檔案數據庫，成為目前檔案驗收評分中的一個重要采分點。因此，項目法人應確保檔案信息化管理與工程建設信息工作同步開展，同時要積極使用相關軟件輔助管理，前期文件、竣工圖必須掃描進軟件，所有的案卷目錄必須登記在軟件中。

4.安全管理

保證檔案安全是檔案驗收準備工作的最基本要求。因此，應充分做好庫房的“八防”措施，控制溫濕度；保證檔案裝具、文件制成材料符合要求；安裝鐵門、鐵柜、鐵窗、報警器、消防器材等保證檔案實體和信息安全。

三、狠抓資料制備，及時申請驗收

項目驗收資料是水利工程的有機組成部分，是工程建設全過程的真實反映。在水利工程檔案專項驗收中，驗收資料的制備質量是專家組評分的重要依據。因此，項目法人應高度重視驗收資料制備工作，扎實整理歸檔項目文件，確保其具有真實性、完整性和歷史性。同時，積極組織檔案自檢、編寫檔案管理報告，具備檔案驗收申請條件后，及時申請驗收。

1.檔案自檢

水利部《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》（水辦〔2008〕366號）（以下簡稱“辦法”）規定，項目法人需完成檔案自檢工作，并達到的合格以上分數，方可申請檔案驗收。因此，應在項目文件收集整理歸檔完畢之后，對照《水利工程建設項目檔案驗收評分標準》，及時開展自檢工作，發現問題立即整改。

2.制備驗收資料

驗收資料一般分為備查資料和驗收報告等。

備查資料：即前期文件、建管文件、施工、監理文件、工藝設備文件、科研項目文件、試生產文件、驗收文件、財務文件等。項目法人應在驗收前提出備查資料清單以供驗收專家組查閱。

驗收報告：項目法人應根據“辦法”要求和以上資料，會同各參建單位編制相應的報告。其中項目法人的檔案自檢報告為重中之重，除需按規范要求編制相關內容外，還應重點突出以下內容：

一是工作及組織保障體系,即檔案管理機構、人員、培訓、檔案管理制度、管理方法等情況；

二是要寫清楚本次驗收項目檔案的收集情況、整理情況、歸檔范圍、歸檔方法、編號方法及圖例和檔案的安全保管、信息化等情況；

三是要交待清楚本次驗收項目檔案的數量、質量情況，并明確申請驗收時間。

3.落實驗收主持單位，申請驗收

確認達到“辦法”規定的驗收申請條件后，項目法人應在工程計劃竣工驗收的3個月前，向項目竣工驗收主持單位提出檔案驗收申請。主持單位是水利部的，應按歸口管理關系通過流域機構或省級水行政主管部門申請；主持單位是流域機構的，直屬項目可直接申請，地方項目應經省級水行政主管部門申請；主持單位是省級水行政主管部門的，可直接申請。

四、結語

大中型水利工程檔案工作面廣量大、涉及單位多，這無疑都增加了工作難度。因此，在檔案驗收準備中，應充分貫徹項目法人負責制的原則，組成高效的領導和工作機構，規范工作流程、嚴格基礎工作管理，重點研究過程管理中的各個難點，精心制備各項驗收資料，確保項目檔案順利通過專項驗收，如期發揮效益