加拿大、美國檔案工作印象及啟示

江蘇省檔案局赴加拿大、美國考察團

考察團成員與美國國家檔案館負責接待的工作人員合影

7月4日至13日，以局紀檢組組長賁道紅為團長的江蘇省檔案局赴加拿大、美國考察團一行六人先后考察了加拿大安大略省檔案館和美國國家檔案館以及洛杉磯市文件檔案中心等檔案機構（以下簡稱加拿大、美國兩國檔案機構），學習和借鑒他們在檔案資源建設、開發利用等方面的先進理念和方法。

根據預定的考察行程及相關要求，考察團有計劃、有側重、有針對性地對加拿大、美國兩國檔案機構進行了較為深入的考察。

在加拿大安大略省檔案館，考察團與該館負責檔案查閱利用、檔案陳列展覽、檔案收集保管、檔案管理指導等五個部門的負責人或高級主管進行了友好交流，重點考察了該館服務社會公眾的主要對象和方式、舉辦檔案陳列展覽的主要形式和技術措施、檔案管理的主要法規依據和具體要求、館藏檔案的主要來源及構成等情況，參觀了該館檔案查閱大廳、檔案縮微品閱讀室和陳列展覽室的檔案原件保護裝置等場所和設施。

在美國國家檔案館，考察團聽取了該館負責活動和培訓事務的高級主管對該館相關情況的介紹，重點考察了該館面向社會公眾開放，普及歷史文化知識的途徑和方法；加強外來人員安保檢查的手段和流程；為來館查閱利用檔案人員提供配套服務的設施和項目以及內部員工業務培訓的組織和內容等情況。參觀了該館的查檔接待大廳、查詢檢索室、陳列展覽室、多功能影視廳、員工藝術園地以及內設餐飲供應、小商品服務等場所和設施。

在洛杉磯市文件檔案中心，考察團聽取了該中心負責人、歷史檔案管理部門負責人的相關情況介紹，重點考察了該中心紙質、錄音、照片和電子等各種載體歷史檔案資源構成；歷史檔案整理、鑒定、保存等各業務環節的處理及要求；政府部門、社會組織非現行文件代保管情況；該中心與政府部門、社會組織在現行文件管理方面的相互關系和處理方式等情況，參觀了該中心分別保存歷史檔案和非現行文件的庫房及相關輔助設施。

此外，考察團還參觀了位于紐約的聯合國總部和位于費城的美國獨立紀念館，重點考察了這兩個機構利用照片、音像資料、統計圖表、藝術作品等各種檔案史料，舉辦面向社會公眾的陳列展覽等情況。

通過這次考察活動，考察團對加拿大、美國兩國檔案機構及其工作留下了深刻印象。

一是持續較高的檔案查閱利用率。在檔案的查閱利用率方面，加拿大、美國兩國檔案機構明顯高于我國的綜合檔案館。據安大略省檔案館接待人員介紹，該館去年接待查閱利用檔案的社會公眾22400多人次，為社會公眾發送查閱利用檔案的電子郵件近5700件（這組數據是根據安大略省檔案館提供的數據，以年度為單位換算得出）。目前，我國省級綜合檔案館的查閱利用率尚未達到這一水平，且有較大的差距。就江蘇省檔案館而言，查檔接待工作比較好，得到社會各界的普遍肯定和好評。去年接待來館查閱利用檔案的各類利用者共3244人次，僅為安大略省檔案館的14.5%，至于為利用者發送查閱利用檔案的電子郵件更是微乎其微。由此可見，加拿大、美國兩國檔案機構的檔案查閱利用率遠遠高于我國的綜合檔案館。

考察團成員與加拿大安大略省檔案館工作人員在交流

二是擴大檔案陳列展覽影響力。加拿大、美國兩國檔案機構注重發揮檔案陳列展覽對社會的影響，一般圍繞重大事件和重要活動，利用向社會公眾開放的館藏檔案，采用在館內布置展廳、到外地巡回展出和在網上開設專欄等方式，舉辦面向社會公眾的檔案陳列展覽。安大略省檔案館安排我們參觀了該館正在展出的陳列展覽，該陳列展覽主要利用館藏藝術家協會檔案和藝術家們捐贈的作品等布置；并向我們介紹了該館網站上剛剛推出的紀念1812年戰爭200周年檔案陳列展覽。在美國國家檔案館，我們看到布置在該館大廳右側的涉及越南戰爭的檔案陳列展覽。通過舉辦檔案陳列展覽，既向社會公眾普及歷史文化知識，又增強社會公眾的檔案意識，使之加深對檔案館館藏檔案的了解。

考察團團長賁道紅向洛杉磯文件檔案中心負責人贈送禮品

三是重視民間私人檔案收集。加拿大、美國兩國檔案機構推崇“大檔案”理念，這一理念涉及四項原則，其中一項原則就要求保管好包括民間和私人檔案在內的記錄全社會歷史的所有檔案。因此，他們在對政府機構檔案的形成、保管、移交、開放等實行嚴格審批和嚴密監管的同時，也非常重視民間和私人檔案的收集和保存，豐富了館藏資源，優化了館藏結構。民間檔案主要包括社會組織、商業機構的章程、會議記錄、制度、函件、規劃計劃、財務報表等。私人檔案主要有個人和家庭的信件、日記、照片、聲像資料、剪貼資料等。通常民間和私人檔案大多是通過捐贈的途徑獲得，也有一部分是通過購買的方式得到。安大略省檔案館館藏中民間和私人檔案全宗多達4000多個，與政府機構檔案的全宗數量基本持平，而且文件數量也在館藏檔案占相當的比重。

四是加強檔案的安全保護。加拿大、美國通過相關法案，加強對檔案的安全保護。加拿大、美國兩國檔案機構都裝備了先進完備的門禁、消防、溫濕度控制等系統，實行24小時實時監控，確保檔案實體和信息安全。我們注意到加拿大、美國兩國檔案機構尤其重視檔案原件的保護，原則上查閱利用檔案只提供縮微和數字化復制品，不提供原件。安大略省檔案館舉辦檔案陳列展覽，一般都使用高仿復制件，如果不得不使用原件，首先必須經過修復等處理，同時限定檔案原件展出的時間為4至6個月，屆時進行替換。展廳內的燈光采用可調的L E D光源，通過玻璃幕墻反射到檔案原件上，且光源的亮度比其他展區低。配有雙保險防盜鎖的檔案原件展柜用硅膠密封，柜內配有測試光線強度的試紙，工作人員根據試紙的顏色變化調整光源強度。

五是密切與社會組織的合作。加拿大、美國兩國檔案機構注重發展公共關系，與政府機構和社會組織保持密切的合作。安大略省檔案館經常參與政府舉辦的展覽會、紀念活動和社會組織的專題會議等，與博物館等機構合作舉辦陳列展覽。該館特別與全省中小學校建立了良好的合作關系，將涉及地方歷史文化的相關檔案知識列入12歲至17歲年齡段學生的課程教學計劃，為全省教師提供相關內容的培訓和課堂教學需要的相關檔案。美國國家檔案館廣泛聯系各種社會組織，有計劃組織包括學齡兒童在內的各類社會成員參加館內活動，幫助社會公眾了解各種歷史文化知識。洛杉磯市文件檔案中心與大學、圖書館、歷史學會等密切合作，每年配合上述機構接待多達2500多人。

加拿大、美國兩國檔案機構的工作理念和方法給了考察團很多的啟示，值得我們學習和借鑒。

一是深化利用服務。加拿大、美國兩國檔案機構檔案查閱利用的對象、形式、手段、設施等與我國檔案館并無明顯區別，但其服務十分深入細致，包括開展利用者滿意度調查、舉辦推介館藏檔案資源專題講座、及時更新檔案網站開放檔案信息、向社會公眾無償提供檔案服務指南、為社會公眾提供查閱利用輔導、為來館利用者提供購物、用餐配套服務等，這是檔案機構向社會公眾延伸服務，保持較高查閱利用率的重要方面。我們可以通過學習借鑒這些好做法，進一步深化檔案查閱利用服務，有助于社會公眾查閱利用檔案。

二是優化館藏結構。加拿大、美國兩國檔案機構重視民間和私人檔案的收集和保管，其館藏檔案多元化，資源豐富，結構優化，這也是保持較高的查閱利用率的決定性因素。我們要學習借鑒這一好做法，順應建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系，在指導和監督各級機關、社會團體和企業事業單位建立和完善各類民生檔案的基礎上，加大民生檔案收集力度，盡可能接收進館，豐富館藏資源，改善館藏結構，為更好地滿足廣大人民群眾利用檔案奠定堅實的基礎。

三是講求工作成本。加拿大、美國兩國檔案機構的工作人員比較精練，洛杉磯檔案文件中心5個人負責保管20余萬盒文件檔案（檔案盒約30×30×50cm，每盒容納幾件至幾十件數量不等的文件）。他們將重要檔案和一般檔案分開保存，按不同的標準控制庫房溫濕度。根據上網發布等實際利用需要，安排館藏照片檔案、錄像檔案等的數字化轉換。就此而言，他們的日常運行開支和檔案數字化等投入都控制得較為精細，大大節省了成本。我國檔案館的管理相對比較粗放，有必要提倡集約節儉理念，進一步降低工作成本。

四是加強對外合作。加拿大、美國兩國檔案機構工作的對外開放度和依存度相對較高，以開放的思維，加強與各種社會組織的合作，借助外部力量，推動檔案工作開展，融入社會公眾生活，彰顯獨特作用，擴大社會影響。社會公眾到檔案館來，不僅查閱利用檔案，而且了解歷史文化知識，增強了檔案意識，得到更多的精神收獲。由此可見，江蘇省檔案局館探索創新與黨史、地方志、揚子晚報、江蘇經濟報、江蘇網絡電視臺等單位以及與南京大學等單位合作的路子，摒棄了以往封閉式工作模式，符合檔案事業發展潮流，有利于科學發展、持續發展。

這次赴加拿大、美國兩國檔案機構學習考察，開闊了視野，創新了理念，啟發了思路，感到收獲頗多。希望今后有更多的檔案部門領導和業務骨干走出國門，特別是到歐美發達國家考察，學習和借鑒國外檔案工作的先進理念和方法，加快發展中國特色社會主義檔案事業，為江蘇“兩個率先”作出新的貢獻。

察團成員參觀洛杉磯文件檔案中心檔案庫房