淺談龍江電力檔案的鑒定與銷毀

宮月紅

（省電力公司檔案館 黑龍江 哈爾濱 150000）

電力檔案在電力企業的發展中占有舉足輕重的地位。檔案鑒定與銷毀不僅是電力檔案工作的重要環節之一，而且與檔案利用有著不可分割的密切關系。檔案鑒定是指檔案部門依據一定的原則和方法，通過定量和定性分析來甄別和判定檔案的價值，并確定其保管期限。目的是為了把失去保存價值和保管期限已滿無須繼續保存的的檔案剔除銷毀。

筆者通過參加國網培訓學習，接觸到很多其他網省公司負責檔案工作的同志，談到檔案規范化管理時，大家都對檔案鑒定銷毀工作中存在的問題反響較大。結合實際，歸納起來有以下幾個方面：

一、企業檔案不能及時鑒定銷毀的幾個原因

（一）對于鑒定工作重要性的的認識不足

多數檔案館建館之初都以擴大館藏量，顯示自己規模為己任。近二十年又興起擴建、新建之潮流，舊館加新館，檔案庫房的相對空余，給檔案部門一些同志帶來“重收藏、輕鑒定”的影響，一味只考慮豐富館藏數量，忽視了館藏質量。長期以來對于檔案鑒定的認識不足，導致不及時檔案鑒定銷毀現象延續至今。

（二）多種類型檔案價值的不同鑒定不夠系統

在歸檔鑒定、進館鑒定、等級鑒定、開放鑒定、存毀鑒定中，相對而言，歸檔鑒定的標準制定歷史較長，也歷經過多次修改。而其他類型的鑒定標準一直比較模糊。即使在歸檔鑒定標準中，我國長期以來也是偏重于文書檔案、會計檔案等。而對于常見科技文件價值的鑒定，如設備文件、基建文件、產品文件、科研文件外，有的文件存在于專業系統的檔案保管期限表中，也有的根本就沒有專項規定。因此，同一館內鑒定文件價值，可能要根據不同來源的檔案保管期限表進行，這顯然給鑒定銷毀工作增加了難度。

（三）檔案人員怕檔案鑒定銷毀工作出差錯

《檔案法》第十五條指出“鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案行政管理部門制定。禁止擅自銷毀檔案”。這一法規，是檔案價值鑒定過程中令人緊張的因素，因而造成了人們求穩的心理。正如王傳宇同志所述的那樣，在鑒定中，檔案人員“首先是怕錯”，因為“同其它各項檔案業務工作不同，檔案價值鑒定涉及檔案存毀，關系檔案命運”。擠在庫房里，空間再小，問題再突出，檔案還在；可是一旦鑒定錯了，銷毀掉了，則不可挽回，責任重大；這不僅是檔案人員的心態，可能在一定程度上也是某些檔案部門上級領導的心態。這種求穩怕錯的思想，影響了檔案價值鑒定工作的開展。

（四）檔案部門歸屬問題導致檔案工作開展難，鑒定工作難上加難

如今，省電力公司系統有三十四個檔案館（室），但相當一部分單位根本沒有設立獨立的檔案管理部門，往往合并在其他非檔案行政管理部門之下。工作不協調，一人多職務，加上疲于應付各項工作，無暇顧及鑒定銷毀，更談不上實施落實。

二、企業檔案未鑒定銷毀帶來的負面影響

（一）過期檔案占用大量庫房容量

以省公司檔案館文檔庫房為例：黑龍江省電力檔案館成立于1991年5月，館藏文書檔案12744卷、22024件，其中，永久檔案3189卷、4680件；長期檔案1950年至1979年共3407卷；短期檔案1976年至1999年共2858卷。過期檔案以案卷為單位的占49%。由此可見，目前保管的過期檔案數量較大，擠占了庫房容量，甚至有的館（室）已經沒有空間存放接收當年檔案了。浪費了人力物力，對檔案庫房有效利用有很大負面影響。

（二）不利于對檔案的安全保護

檔案保護的中心任務是維護檔案的安全和完整。在浩如煙海的檔案資料中對需要永久保存的檔案安全保存并延長其壽命，并不是一件容易的事情，妥善保管檔案不僅要有好的管理人才，還必須具備一定的物質基礎。由于每年企業給檔案部門撥付的費用是有限的，這需要我們在有限的空間里盡可能多地保存有價值的檔案資料。如不及時鑒定銷毀，有價值和無價值的混雜一起，不利于分級管理，檔案丟失和損壞也不能及時發現，對珍貴檔案的安全保管極為不利。一旦發生天災人禍，來不及搶救重點檔案，對檔案的安全保護有很大負面影響。

（三）不利于高質量檔案數字化工作

根據國網公司要求，電力企業全部檔案到2013年要達到80%數字化，目前，我省十四家基層單位已陸續開展數字化掃描。如不重視檔案鑒定工作，龐大的有用、無利館藏檔案混為一起，不利于多快好省地錄入電子文件，不利于編制精確的檢索工具，不利于檔案數字化掃描質量的提高，不利于利用者迅速查找所需文件資料，影響利用者的檢索速度，增加工作人員的調卷負擔，給檔案的有效利用帶來極大的不便，給全面檔案數字化工作帶來很大負面影響。

三、檔案鑒定銷毀的解決方法及建議

（一）解決方法

1.爭取企業領導對檔案鑒定銷毀工作的重視。在檔案鑒定銷毀實際工作的開展中，往往事與愿違，達不到預期的效果。造成這種狀況的很重要的原因之一就是有的企業領導不理解、不重視。因此，我們要想做好此項工作，就必須及時向企業領導宣傳《檔案法》及其相關法律法規，征得領導理解和重視，使他們真正在思想上意識到檔案鑒定銷毀的重要性，進而支持此項工作順利開展。

2.把檔案鑒定工作納入企業內控制度。要把檔案的鑒定銷毀工作落實到位，就必須將其納入企業的內控制度，每年按內控流程定期開展對過期檔案的鑒定銷毀工作。在流程中明確規定各環節人員的工作職責和應承擔的權利和義務，通過程序的合理性、科學性，盡可能地減少人為因素對檔案鑒定銷毀工作產生的風險。

3.成立檔案鑒定銷毀組織機構。應在省電力公司檔案機構中成立檔案鑒定銷毀組織機構，定期或不定期的對各單位過期檔案鑒定銷毀工作進行指導。按照檔案鑒定銷毀相關程序規定，成員由檔案行政管理機關、檔案館的鑒定專家以及富有實際工作經驗的人員組成，專職負責檔案鑒定、存留與銷毀問題的研究及經常性的檔案鑒定銷毀工作，可以保證企業過期檔案鑒定銷毀始終處于被選擇的狀態中，從而提高管理效率。

（二）建議

1.制定符合本企業的鑒定銷毀工作制度

（1）企業應成立由主管領導、職能部門、專業技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會，定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。（2）必須認真細致進行銷毀前的檔案鑒定，按照國家檔案銷毀的標準規定，對沒有保存價值的歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀。（3）經過鑒定確需銷毀的檔案，必須提交銷毀檔案內容分析報告，列出檔案銷毀清冊。（4）檔案銷毀過程，必須嚴格執行各級審批制度，履行批準手續。（5）經批準銷毀的檔案，要及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，同時需有兩人以上鑒銷；銷毀完畢后，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明日期、簽名蓋章并永久保存。

2.做好歸檔鑒定以保證鑒定銷毀。提高檔案人員業務素質，確保歸檔之初檔案保管期限的真實性、可靠性、準確性。避免錯誤發生，相對減少鑒定銷毀工作的難度。

3.財務憑證應延期銷毀。目前，很多單位的合同、往來賬目、記賬憑證因審計、稅收、對賬等查找借閱利用頻繁，有效利用期也愈來愈長，原有的保管期限已不能滿足實際工作需要。工作中，常常為解決經濟糾紛要查閱二十甚至三十年前的財務憑證，若按目前的保管期限來鑒定銷毀，將使許多有價值的憑證被付之一炬，使很多經濟糾紛無法調解，一些經濟案件無法偵破。

綜上所述，檔案鑒定與銷毀工作刻不容緩，應該引起高度重視。只有做好檔案鑒定與銷毀，才能精化庫藏檔案質量，才能使檔案數字化工作更好更快的開展，并真正落到實處。

[1]王傳宇.關于檔案價值鑒定的理論與實踐（一）——問題與形勢.檔案學通訊，》2001（1）.

[2]李和平.企業檔案工作規范——實施指南，中國檔案出版社.