對(duì)加強(qiáng)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的幾點(diǎn)看法

徐 銳

（伊春市檔案局 黑龍江 伊春 153000）

我國(guó)檔案部門應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)可追溯到70年代，但真正有計(jì)劃地建立自己的系統(tǒng)是1985年。經(jīng)過艱苦創(chuàng)業(yè)，初步建成了文書檔案處理系統(tǒng)，使系統(tǒng)不斷向信息管理的目標(biāo)推進(jìn)，其裝備水平和應(yīng)用水平逐步提高。

加強(qiáng)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的目的在于開放應(yīng)用，離開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。加強(qiáng)管理的指導(dǎo)思想。一是要積極進(jìn)取，開拓創(chuàng)新，爭(zhēng)取條件采用先進(jìn)技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動(dòng)各方面的積極性；三是要從實(shí)際出發(fā)，循序漸進(jìn)。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢(shì)，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個(gè)問題，闡述個(gè)人的一些看法。

一、推動(dòng)自動(dòng)化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多而且亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對(duì)這一問題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

二、自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

三、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：一是領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；二是面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；三是突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開發(fā)的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

四、慎重選定技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前，對(duì)我國(guó)檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適用的先進(jìn)技術(shù)。使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。

五、實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國(guó)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，最主要的是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國(guó)檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問題，如長(zhǎng)期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個(gè)“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反到有可能退回到分散式。

六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益

檔案自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項(xiàng)目，在資金籌備和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭(zhēng)取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項(xiàng)目管理，進(jìn)行項(xiàng)目論證并跟蹤考核。

七、重視人才管理

推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長(zhǎng)和流動(dòng)的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。

八、檔案職業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和電子文件的大量出現(xiàn)，使檔案職業(yè)出現(xiàn)分化趨勢(shì)，即原有的檔案職業(yè)高度融合被技術(shù)化、勞務(wù)化逐步分離所取代，檔案職業(yè)走向技術(shù)依賴型和勞務(wù)密集型。目前，檔案館電子文件管理模式比較有代表性的就是加拿大哥倫比亞大學(xué)提出的集中保管模式和美國(guó)匹茲堡大學(xué)提出的分布式模式。這兩大模式最根本的分歧在于前者認(rèn)為有價(jià)值的非現(xiàn)行電子文件應(yīng)該交由檔案館進(jìn)整理、編目和長(zhǎng)期保管，而后者主張文件形成機(jī)構(gòu)應(yīng)該自始至終保管自己的電子文件，檔案館對(duì)于非現(xiàn)行電子文件的保管進(jìn)行指導(dǎo)和幫助，并具有一定的控制權(quán)。無論是采取何種模式，電子文件的有效管理都無法脫離電子文件管理系統(tǒng)，對(duì)系統(tǒng)和技術(shù)的依賴性問題更加突出；許多傳統(tǒng)的檔案工作將由系統(tǒng)或計(jì)算機(jī)來完成；檔案管理不可或缺的背景信息或數(shù)據(jù)更多地關(guān)注業(yè)務(wù)活動(dòng)，突出檔案的憑證作用，而弱化情報(bào)價(jià)值。高度的技術(shù)依賴性、從關(guān)注后端檔案去留轉(zhuǎn)向關(guān)注前端業(yè)務(wù)活動(dòng)可以被看作兩大電子文件管理模式的共性。尤其需要注意的是，在分布式管理模式下，檔案館并不實(shí)體保管電子文件，而是通過所謂的智能控制發(fā)揮其應(yīng)有的作用。歸根結(jié)底，檔案館實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的控制，最根本的還是通過技術(shù)手段，如依賴于檔案保管系統(tǒng)、遠(yuǎn)程存取及識(shí)別技術(shù)等。

九、以選擇好的檔案管理軟件推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

首先，隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實(shí)問題。早在2002年，國(guó)家檔案局就發(fā)布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認(rèn)真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點(diǎn)的檔案管理軟件，有計(jì)劃、有針對(duì)性地進(jìn)入錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項(xiàng)重要工作。其次，檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達(dá)到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，即是電子文件形成單位的有效積累，又是我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財(cái)富。第三，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設(shè)工作付諸實(shí)施的重要媒介。信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能化、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。第四，從成本角度考慮，雖然購置一款優(yōu)秀的軟件可能要花費(fèi)不菲的價(jià)格，但是與有效管理檔案信息資源所帶來的長(zhǎng)遠(yuǎn)收益相比，是微不足道的。第五，從安全角度來說，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問授權(quán)、用戶安全級(jí)別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅(jiān)實(shí)屏障，能有效地確保檔案信息安全。