檔案管理與知識管理的相似性

劉 影

（綏化市體育彩票管理中心 黑龍江 綏化 152000）

現(xiàn)代的知識管理可以為傳統(tǒng)的檔案管理創(chuàng)新拓展提供方向與動力，而傳統(tǒng)的檔案管理可以為現(xiàn)代的知識管理簡單實現(xiàn)提供路徑與基礎(chǔ)。

一、檔案管理與知識管理相近相通

（一）兩者管理對象重疊

檔案管理的對象是文件、檔案，知識管理的對象是知識。知識分為顯性知識和隱性知識。顯性知識可以分為外源顯性知識和內(nèi)源顯性知識。中國臺灣學者楊舜仁說：“知識管理顧名思義：為知識者，才納入管理，而—般能夠納入信息系統(tǒng)管理的知識，不外以電子型態(tài)或書面形態(tài)存在”，因而，“知識存在的形態(tài)與文件管理之形態(tài)相同”。可見，文件、檔案是檔案管理和知識管理共同的管理對象。檔案管理與知識管理的密切聯(lián)系主要源于這種管理對象的重疊。

（二）兩者管理目的的相近

檔案界一直將“便于社會各方面的利用”作為檔案工作的根本目的和基本原則之一。為企業(yè)各項活動提供檔案服務(wù)，滿足用戶的檔案需求，是企業(yè)檔案管理的根本目的，也是企業(yè)檔案管理的出發(fā)點和落腳點，“它貫穿于企業(yè)檔案工作的各個方面、各個環(huán)節(jié)，支配著企業(yè)檔案管理過程的運轉(zhuǎn)和發(fā)展。知識管理的最終目標是實現(xiàn)知識的價值、提升企業(yè)的核心競爭力，為此知識管理必須力圖將最恰當?shù)闹R在最恰當?shù)臅r間傳遞給最恰當?shù)娜耍员闶顾麄兡軌蜃龀鲎詈玫臎Q策。

檔案管理和知識管理都將為用戶提供檔案或知識服務(wù)，實現(xiàn)檔案或知識的價值，作為其最終目的，正如德爾斯泰思教授所言：“文件管理的目標在許多方面都與知識管理非常相似——都是在需要的時候讓人們能夠得到所需的有關(guān)信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎(chǔ)。”

（三）兩者管理流程類似

長期以來，我國檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)劃分為“六個環(huán)節(jié)”(或“八個環(huán)節(jié)”)：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、(編目與檢索、編輯與研究)、統(tǒng)計和利用服務(wù)。實現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理，還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識管理的流程是知識的產(chǎn)生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對分散的管理對象(文件、檔案或知識)，予以收集、存儲，使之集中化；然后對其進行加工、整理，使之有序化；接著對其進行鑒定、評價，使之優(yōu)化；最后將其提供利用，使之實現(xiàn)價值；而在利用過程中又會產(chǎn)生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。

（四）兩者管理技術(shù)相同

在數(shù)字化環(huán)境中，企業(yè)的文件、檔案產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)于各種各樣的信息系統(tǒng)。對于非數(shù)字化環(huán)境下產(chǎn)生的文件、檔案，為了使其適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境的要求，也必須對其進行數(shù)字化處理。因此，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的全部活動——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)。而知識管理更是信息技術(shù)迅速發(fā)展的產(chǎn)物，知識管理的實現(xiàn)離不開計算機技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用。檔案管理和知識管理都需要應(yīng)用的具體技術(shù)或工具包括：元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫、文本挖掘、搜索引擎、電子郵件、門戶系統(tǒng)、信息代理、信息推送、信息安全技術(shù)等等。可見，檔案管理與知識管理有著共同的技術(shù)支撐——現(xiàn)代信息技術(shù)。

二、檔案管理與知識管理相差相異

從管理層面來看，檔案管理主要是一項專業(yè)管理活動、一系列管理技術(shù)方法；而知識管理不僅是一項專業(yè)管理活動、一系列管理技術(shù)方法，還介于價值觀念、管理模式、管理理念范疇。從管理深度來看，傳統(tǒng)檔案管理主要是對文件、檔案實體(載體)的管理，而知識管理更重視對文件、檔案內(nèi)容(信息、知識)的管理。從管理范圍來看，檔案管理的對象限于文件、檔案；而知識管理不僅要管理文件、檔案這種內(nèi)源顯性知識，還要管理圖書情報之類的外源顯性知識以及員工大腦中的隱性知識。從管理側(cè)重點來看，檔案管理更側(cè)重于確保文件、檔案的完整性、真實性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價值、長遠價值與保存價值；知識管理則更關(guān)注文件、檔案及其他類型知識的可用性，關(guān)注文件、檔案及其他類型知識的情報性價值、現(xiàn)實價值與利用價值。從管理特點來看，檔案管理更強調(diào)對文件、檔案進行嚴格的規(guī)范化、制度化、程序化管理；知識管理則鼓勵—種較為寬松、便于創(chuàng)新的管理體系。“文件管理關(guān)注自身的良好定義的政策和可審視的程序，而知識管理致力于以一個不受約束的組織的創(chuàng)造力和知識交易的方式，從而忽視組織傳統(tǒng)。

由此可見，檔案管理與知識管理具有鮮明的相似性，兩者既相近相通又相差相異。

三、檔案管理與知識管理的互動性

（一）知識管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過分強調(diào)檔案與文件、檔案與圖書情報的區(qū)別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統(tǒng)的檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現(xiàn)有工作服務(wù)，脫離了價值創(chuàng)造過程之外，從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領(lǐng)域。

知識管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識進行整合與集成，建構(gòu)—個整體的知識資源體系。知識管理強調(diào)在企業(yè)各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動創(chuàng)造知識、共享知識、應(yīng)用知識，使知識直接服務(wù)于企業(yè)價值創(chuàng)造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領(lǐng)域，而與組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)活動直接相結(jié)合，成為企業(yè)日常工作必不可少的組成部分。

（二）知識管理以提升檔案管理的價值

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的階段，被動地提供簡單、淺層的檔案服務(wù)，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，不能有效地為企業(yè)各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動服務(wù)。

知識管理強調(diào)借助先進的信息技術(shù)，通過現(xiàn)代化、智能化、人性化的手段，主動地為用戶提供高級、深層的信息、知識服務(wù)，最終實現(xiàn)知識的價值，提升核心競爭力。知識管理對知識服務(wù)的強調(diào)和價值創(chuàng)造的關(guān)注，使得知識管理專家能夠增強文件管理工作者對信息和知識利用的理解，促進文件、檔案的開發(fā)利用，從而提升檔案管理的價值，提升檔案管理機構(gòu)與人員在企業(yè)組織體系中的地位。

（三）檔案管理對知識管理的促進作用

隱性知識占知識資源的大部分，而且具有相當重要的價值。但是隱性知識存儲于員工個人的大腦之中，難于管理。對于隱性知識的管理有兩種途徑：一是從隱性知識到隱性知識的“社會化”；二是從隱性知識到顯性知識的”外部化”。但是，隱性知識“社會化”之后還是隱性知識，仍處于難于管理的狀況，而且當員工流動率較大時，組織的隱性知識資源就易于流失。因此，—些學者質(zhì)疑“社會化”的其次有效性和普遍適用性。檔案管理強調(diào)企業(yè)在各項活動中產(chǎn)生必要的文件，客觀地記錄企業(yè)各項活動的全部過程和結(jié)果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會自然地運用其隱性知識來認識問題、解決問題，對員工工作過程和結(jié)果進行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來，就實現(xiàn)了組織知識的沉淀。

在各項活動中都會不斷產(chǎn)生新的文件，如果這些文件不被集中起來，處于分散狀態(tài)，就會容易丟失。文件的丟失即是知識的流失。檔案管理強調(diào)對文件進行歸檔，使之處于組織的集中統(tǒng)一控制之下。這個文件歸檔的過程，就是—個積累知識的過程。由此可見，檔案管理強調(diào)產(chǎn)生文件、進行歸檔，強調(diào)文件、檔案的完整齊全、集中統(tǒng)一，有助于知識的沉淀、積累，為知識管理提供了知識資源基礎(chǔ)。

[1]徐擁軍.企業(yè)檔案知識管理模式——基于雙向視角的研究[J].檔案學通訊，2007（5）.