淺談加強企業(yè)聲像檔案管理工作

蘭素麗

（龍煤鶴崗分公司檔案館 黑龍江 鶴崗 154100）

聲像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就鶴崗分公司歸檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案管理工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理存在的問題

（一）聲像設(shè)備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象

“一硬”是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。從總體講，聲像設(shè)備可算比較“硬”。

“一軟”是指聲像設(shè)備管理混亂。有些單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，致使有的設(shè)備閑置。沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。

這樣就形成了“硬件硬、軟件軟”的現(xiàn)狀，而且“軟”的方面直接影響了“硬”的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

（二）攝錄人員中存在著思想認(rèn)識上的誤區(qū)

攝錄人員在各自單位中直接從事著生產(chǎn)聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。部分人員根本就不知道什么是聲像檔案，他們在公務(wù)活動中形成的錄音、錄像帶等，認(rèn)為攝錄完就算完成任務(wù)了，不需要歸檔保存。攝錄人員思想認(rèn)識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)形成和歸檔沒有把好關(guān)，待用時再靠檔案員去催要或檔案館（室）去征集，那只能是“亡羊補牢”了。

（三）聲像檔案歸檔不及時，管理混亂

聲像檔案有較強的時效性和特殊性的歸檔要求。例如照片底片需要同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，由于這些同志缺乏檔案意識，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期存放在個人或部門內(nèi)部保存，不移交檔案館（室）統(tǒng)一保管。究其原因，主要是檔案意識不強，認(rèn)為聲像檔案可有可無，對聲像檔案管理缺乏重視，造成聲像檔案的流失。同時聲像檔案管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，嚴(yán)重影響了聲像檔案保管和利用。

二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

（一）加大宣傳力度，爭取領(lǐng)導(dǎo)與攝錄人員支持

加大對聲像檔案宣傳力度，充分利用網(wǎng)絡(luò)各大力宣傳聲像檔案的作用，讓大家了解和接受聲像制品是市場經(jīng)濟條件下新興的檔案載體。同時，作為一項社會性的事業(yè)，非檔案部門也可以獨家之力、朝夕之功建成。因此，公司領(lǐng)導(dǎo)、宣傳部門負(fù)責(zé)人的重視是做好聲像檔案管理工作的重要保證。

（二）強化管理，制定聲像檔案管理制度

改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。同時，各歸檔部門也要建立相應(yīng)的管理制度。規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像檔案從收集、歸檔到移交檔案館（室）統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向公司檔案館（室）移交，在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

（三）增強與檔案部門業(yè)務(wù)聯(lián)系，逐步提高攝錄人員檔案業(yè)務(wù)水平

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。另外，還要注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強對攝錄人員、檔案管理人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為攝制好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管

從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。因此，應(yīng)結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫度和濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

（五）建議檔案主管部門參與公司各類重大活動

針對企業(yè)重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案管理部門直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案管理部門派專人攝影錄像，并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保企業(yè)重大活動產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案）得以及時、齊全、完善地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。