概述檔案信息資源的合理配置

褚元秋

（牡丹江市結(jié)核病防治所 黑龍江 牡丹江 157000）

一、前言

信息科學的發(fā)展及人們對信息資源利用、價值、成本和稀缺性的研究，確立了信息資源作為與人力資源、資金資源、物資資源和用于經(jīng)濟目的的自然資源和并列的重要經(jīng)濟資源的地位，確認了信息資源是材料、工具、勞動者之外的又一重要的經(jīng)濟要索。經(jīng)濟信息理論和信息經(jīng)濟理論的研究進一步加深了人們對信息資源重要性的認識。從一個組織角度來講，很形象地概括了組織信息資源的來源，而其中機構(gòu)供應(yīng)信息主要指的就是一個單位內(nèi)部的檔案信息，有學者稱之為“機構(gòu)的核心信息資源”。檔案信息資源是機構(gòu)組織可持續(xù)發(fā)展的信息保障，也是整個國家信息資源寶庫中最為珍貴的重要組成部分。從縱向來說，包括具有憑證性、唯一性、可靠性、權(quán)威性的歷史上的各個時期、各個機構(gòu)的各種載體的檔案信息；從橫向來看，包括社會機構(gòu)與個人活動中形成的各種檔案信息。

二、公共信息資源管理機構(gòu)

我國公共檔案信息資源管理機構(gòu)主要指各級各類國家檔案館。歷史上形成的檔案館的類型多種多樣，且劃分標準、角度也各有不同。現(xiàn)實中，主要可分為各級國家檔案館、專業(yè)檔案館 (含專門檔案館、部門檔案館)和企事業(yè)檔案館三大類。其中，屬于公共檔案信息資源管理機構(gòu)的有：

（一）國家檔案館

國家檔案館是黨和國家的科學文化事業(yè)機構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面利用檔案史料的中心。我國國家檔案館一般可分為歷史檔案館和綜合性檔案館兩類。歷史檔案館包括中國第一歷史檔案館(主要保存明、清中央機構(gòu)的檔案)和中國第二歷史檔案館 (主要保存民國時期各個政權(quán)中央機構(gòu)的檔案)。綜合檔案館一般分別隸屬于各級黨和政府，收集保管黨和國家在各方面管理活動中形成的檔案。根據(jù)綜合檔案館所處層次的不同，綜合性檔案館可分為中央級和地區(qū)級綜合性檔案館兩種類型。綜合性檔案館數(shù)量眾多，一般被認為是我國國家檔案館和檔案事業(yè)的主體。

（二）專業(yè)檔案館

專業(yè)檔案館是指國家專門為管理某一方面或某一特殊專業(yè)和技術(shù)活動中形成的檔案而設(shè)置的檔案館。它的具體含義既可以體現(xiàn)在其專業(yè)職能上，也可以體現(xiàn)在館藏檔案載體的特殊內(nèi)容和形式上。從我國已有專業(yè)檔案館的設(shè)置形式來看，有全國性專業(yè)檔案館，地方性專業(yè)檔案館和某一專業(yè)系統(tǒng)建立的專業(yè)檔案館。我國專業(yè)檔案館的建立始于20世紀50年代初期。最早建立的專業(yè)檔案館是1952年成立的集中管理全國地質(zhì)檔案資料的地質(zhì)資料館。1958年9月，中國電影資料館成立；同年，測繪資料館成立。有些專業(yè)檔案館同時還負責對本系統(tǒng)的基層檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。由于專業(yè)檔案具有專業(yè)技術(shù)性強、數(shù)量龐大等特點，決定了對專業(yè)活動中形成的檔案有必要進行集中統(tǒng)一管理。但伴隨著我國政治體制、經(jīng)濟體制改革的開展和深化，一些專業(yè)檔案館的設(shè)置也有所調(diào)整。從目前來看，我國專業(yè)檔案館的類型較多雜，具體包括：

1.特殊載體檔案館。目前我國已經(jīng)建立了照片檔案館、電影資料館等特殊載體檔案館。由于音像檔案等特殊載體檔案是以化學材料和磁性材料為載體的，其理化性質(zhì)與紙質(zhì)檔案有著明顯不同，因而對其保管也有特殊要求，設(shè)立專業(yè)檔案管理部門確有必要。但從發(fā)展來看，隨著我國一些檔案管理機構(gòu)保管條件的改善，在現(xiàn)有檔案館中設(shè)置專門檔案庫房也不失為一種可行的辦法。

2.城市建設(shè)檔案館。城市建設(shè)檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理工作中形成的應(yīng)當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理工作的真實記錄，是城市建設(shè)和發(fā)展的重要依據(jù)。根據(jù)國家的要求，我國大、中城市應(yīng)建立城市建設(shè)檔案館。它是我國科技專業(yè)檔案館中籌建較早、發(fā)展較快的一種專業(yè)檔案館類型，是集地域特征與專業(yè)特征于一身的專業(yè)檔案館。根據(jù)《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》的有關(guān)規(guī)定，城市建設(shè)檔案館被列入各級國家檔案館下的專業(yè)檔案館序列，它是為社會提供城建檔案的利用和咨詢服務(wù)的科技文化事業(yè)單位。

3.部門檔案館。部門檔案館是指在某一專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)、為保管某類專門檔案而設(shè)置的檔案館類型。這種類型的檔案館是專業(yè)檔案館中情況最為復雜的一種。外交部檔案館、公安部檔案館、鐵道部檔案館、交通部檔案館等多可歸入此類。這類檔案館中的一部分在設(shè)置時既考慮到了專業(yè)特色，又考慮到了地域特色。從其主體來看，一般可以將其看作是公共性質(zhì)的檔案機構(gòu)。有的部門檔案館不僅是一個保管檔案的業(yè)務(wù)機構(gòu)，同時，它還負責對本系統(tǒng)基層單位的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。

三、非公共檔案信息資源管理機構(gòu)

至今為止，非公共檔案信息資源管理機構(gòu)主要指的是內(nèi)部檔案機構(gòu)，即在某一組織內(nèi)部設(shè)立的，保管本單位形成的檔案，并主要為本單位提供檔案信息服務(wù)的檔案機構(gòu)。我國內(nèi)部檔案機構(gòu)有多種類型，且名稱各異。

（一）企業(yè)檔案館

企業(yè)檔案館與綜合檔案館、專業(yè)檔案館在收藏和保管檔案范圍上存在一定的差別。企業(yè)檔案館作為檔案館的一種類型，是保存本企業(yè)檔案的基地，是利用本企業(yè)檔案史料的中心。由于企業(yè)檔案館是企業(yè)的有機組成部分，作為企業(yè)的內(nèi)部組織機構(gòu)，它必須服從和服務(wù)于企業(yè)的中心工作，必須為企業(yè)的決策和管理服務(wù)。企業(yè)檔案館的服務(wù)方向和服務(wù)范圍主要是面向本企業(yè)，同時還要面向社會。

此外，與企業(yè)檔案館在設(shè)置方法上十分相近的還有事業(yè)單位檔案館。目前在我國出現(xiàn)的事業(yè)單位檔案館主要是高等院校檔案館。事業(yè)單位檔案館與企業(yè)檔案館的建設(shè)一樣，都是我國政治經(jīng)濟體制改革和檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)發(fā)展的結(jié)果。雖然事業(yè)單位檔案館與企業(yè)檔案館在設(shè)置上存在一些不同特點，但從其基本性質(zhì)與基本職能上看，兩者多有相似之處。因此，對事業(yè)單位檔案館不再另行闡釋。

（二）檔案室

傳統(tǒng)上來講，為了便于滿足檔案形成者自身的需要，我國采取最為普遍的方式是由各個機構(gòu)內(nèi)部設(shè)立檔案室，集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案。它既為本單位各項工作服務(wù)，又為黨和國家積累檔案史料。從國家和社會的整體利益出發(fā)，為了使檔案成為社會共享的財富并獲得良好的保管，檔案室有向國家檔案館移交檔案的義務(wù)。因此，原則上來說，檔案室不作為永久保管檔案的基地，而只是一種過渡性、中間性的檔案機構(gòu)。

由于檔案室工作是檔案館工作的基礎(chǔ)，檔案室移交檔案的完整程度、價值高低、整理質(zhì)量、保管狀況等，都直接影響到檔案館的館藏建設(shè)，影響到國家文化遺產(chǎn)積累和保護的狀況。因此，做好檔案室工作，對國家檔案信息資源的積累和維護歷史的真實面貌，具有十分重要的作用。

隨著我國改革開放的順利進行和檔案學基礎(chǔ)理論研究的不斷深入，特別是WTO之后，我國經(jīng)濟融入世界經(jīng)濟，必須適應(yīng)新的規(guī)則。其中，為了加強各級政府信息披露的透明度，增強企業(yè)競爭力，充分利用網(wǎng)絡(luò)手段，以提高工作效率與效益，特別是伴隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)的廣泛開展，為保證虛擬環(huán)境下的各項活動合法有序，對國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的、具有法律效力的數(shù)字檔案信息，如何更有效地管好和用好，引起實際工作部門的重視，理論界也積極關(guān)注，正在共同探討與尋求解決方案。這導致我國檔案機構(gòu)的設(shè)置也出現(xiàn)一些新情況，出現(xiàn)了一批新型檔案機構(gòu)，而且這些新型檔案機構(gòu)大多屬于商業(yè)化的檔案中介機構(gòu)。這些新型檔案機構(gòu)的建立，對推動我國檔案工作的發(fā)展和探索檔案管理的新模式正發(fā)揮著的積極作用。

在檔案信息資源管理中，盡管傳統(tǒng)的公共檔案信息服務(wù)組織和內(nèi)部檔案信息服務(wù)組織存在著服務(wù)對象、服務(wù)目的與服務(wù)內(nèi)容范圍及庫藏結(jié)構(gòu)等諸多不同，但是二者都面臨著電子文檔信息與日俱增，檔案信息服務(wù)人員如何轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，適應(yīng)市場經(jīng)濟、信息經(jīng)濟、服務(wù)經(jīng)濟、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟多重挑戰(zhàn)，并擔負起為政府、企業(yè)決策提供信息支持，為實現(xiàn)知識管理平臺提供信息資源保障的共同任務(wù)。

[1]郭建平.我國檔案信息資源的科學配置與邏輯整合[J].蘭臺世界，2004（2）.

[2]蔣冠.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合研究[D].湘潭大學，2005.