檔案工作現代化管理探析

褚海燕 賈樹行

（濰坊工程職業學院 山東 濰坊 262500）

現代化管理是相對傳統管理而言的。它是以系統論為基礎，以數學方法為工具，借助計算機、數字通信等技術，組成最佳的結構體系，并充分發揮管理人員的積極性和創造性，以取得被管理對象在確定目標下，其整體動態的最佳效果。現代化管理的主要特征是：系統化，就是整體的各個組成部分為達到一個總目標，按照統一計劃而行動；定量化，就是把復雜系統中的變量及相互關系，用數學形式表示出來，建立數學模型，進行定量分析，預測未來或調整方向；信息化，就是廣泛地使用計算機，對大量有用信息進行收集、分析，利用反饋信息進行預測和決策；智力化，就是現代化管理十分強調人的作用，注意開發管理人員的智力，充分發揮人的作用。

我國已經步入快速發展的知識經濟時代，實現檔案現代化管理是現代化社會發展的必須趨勢。在實施檔案現代化管理過程中，應嚴格執行國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》（國檔發[2002]8號）中的規定，加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證電子文件的真實、完整、有效。

一、檔案現代化管理的必要性

實現檔案管理現代化，是我國社會主義市場經濟發展的必由之路。檔案工作是黨和國家事業的重要組成部分，進入二十一世紀，我國現代化建設飛速發展，在世界上的地位不斷提高。在趕超世界先進水平的進程中，需要利用各方面檔案材料，檔案工作始終為社會的政治、經濟、文化、科學等方面提供服務，為社會主義經濟建設服務。要趕超、借鑒，就要有充分的國際、國內動態檔案材料作為前提，充分了解過去和現在，為今后的發展方向和趕超目標制定方案和改革措施，這就要參照以往的檔案材料做出全面規劃和部署，使社會主義經濟建設朝著遠大目標蓬勃向前發展。使檔案管理工作能與社會主義四個現代化建設相適應，與市場經濟接軌，為黨和國家各項工作服務。隨著城市化建設的不斷發展，各類人才伴隨著經濟開項目和國家的區域開發聚集流動，這就要求檔案管理必須要與社會的發展同步，人才檔案、學籍檔案、科研課題、科研項目檔案等必須要實現網上查詢和異地轉錄，只有這樣才會滿足社會發展的和人才流動的需求，因此，實現檔案管理現代化是大勢所趨，勢在必行。

二、電子文檔建設是實現檔案管理現代化的基礎

隨著辦公自動化的深入發展，以紙為文件的主導介質，開始讓位于數字代碼序列的電子形式。電子文件如何歸檔是當今檔案界共同面對的大問題。電子文檔的特性是一種數字化的信息形態，可以在隨時隨地進行查閱和下載，實現檔案資源的共享。但是電子檔案的缺點也很明顯，就是對計算機設備的依賴性、載體的非直讀性、信息的易更改性等。這些特性決定了電子文件收集、整理、歸檔、上交檔案館的復雜性；電子檔案長期保存的困難性；電子文件、電子檔案在管理和開發利用中的嚴重不安全性；創建電子文件歸檔與電子檔案管理的理論、方法、技術、標準的艱巨性。檔案管理歸根結底是信息資源的管理。信息資源網絡化一方面囊括檔案工作的服務內容，另一方面將拓寬檔案工作的范圍。豐富的網絡資源和完善的網絡功能，將為檔案工作走向多元化創造良好的客觀條件。如果檔案系統形成網絡，那么利用開發的檔案資料會十為便捷，服務領域更加寬廣，社會效益與經濟效益也更為廣泛。

三、信息容量大，占用空間小，檢索迅捷

隨著科學技術，特別是用于檔案管理的計算機技術的不斷進步，大容量的存儲設備不斷出現，大大增加檔案信息的存儲量，信息存儲的時間和安全性也得到了大幅度的提高。現在常用的普通優盤的容量達到4GB甚至更大，理論上可以存儲20億個漢字，或者高清的視頻可播放達到6個小時，個人電腦的硬盤容器更是達到250GB、500GB。同時，計算機的運算速度也不可同日而語。信息檢索快速便捷。而且，數據庫技術、數據倉庫技術也為檔案管理提供了新的理論依據。

四、計算機技術和網絡的應用是實現檔案現代化管理的前提條件

（一）加強宏觀管理，做好組織協調工作

鑒于目前檔案現代化管理工作尚處于各自摸索、分散管理的狀態，加強宏觀管理，做好組織協調工作是十分必要的。這樣可以在現代化進程中少走彎路，避免人力、物力和技術的浪費。首先，行政管理部門要建立專門的現代化管理機構，強化檔案管理現代化的監督和指導，協調解決各地區、各部門檔案管理現代化建設的重大問題。其次，要制定中長期建設和發展規劃。實現檔案現代化管理是一項長期的任務，各級檔案管理部門應根據上級檔案館的規劃要求，制定適合當地實際的總體目標和各階段工作任務，明確建設任務。第三，要組織技術協作攻關，統籌解決檔案現代化管理的共性問題。開展檔案現代化管理既涉及現代化管理的理論問題，又涉及廣泛的科學技術問題，單靠一個地區、一個部門是難以勝任的。各地應進行必要的分工協作或合力攻關。

（二）以電子計算機技術的應用為重點，加快檔案現代化管理的步伐

應用電子計算機，在檔案館工作現代化進程中處于主導地位。目前，電子計算機技術已在許多領域得到了廣泛運用。由于計算機性能不斷完善，運算速度不斷提高，價格不斷下降，從而使運用電子計算機管理檔案成為現實和可能。必須以計算機的運用作為實現檔案現代化管理的突破口，提升檔案管理人員利用計算機技術進行檔案管理的能力，全面推動檔案管理現代化建設。

五、檔案工作現代化管理的方法和途徑

（一）加強領導，加大投入

要做好檔案現代化管理，關鍵在于加強領導的檔案管理意識。第一，將檔案管理現代化管理列入議事日程，并納入工作計劃及對其進行考核。第二，應投入大量的精力關心和支持這一事業，配備人才、資金、設備。第三，各級領導，尤其是主管檔案工作的領導要經常過問此項工作，每年至少要研究一兩次檔案工作的重大事項、重要問題，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。

（二）提高檔案標準化，規范化水平

檔案標準化是實現檔案管理現代化的重要前提。當前和今后一段時期，積極推行檔案管理標準化應是各級檔案館的重點工作。首先，制訂和完善相關標準，使檔案管理的各個環節都有標準可以遵循，并要采取措施，積極推行檔案管理標準化工作。其次，要加強檔案業務基礎建設的規范化。這是各級檔案館工作的一項經常的、大量的工作任務。各級檔案館可通過定級升級活動，應評促建、以評促改，還清長期拖欠“舊帳”，使檔案業務基礎建設有大的改觀。特別是對新接收征集進館的檔案，要做好整理編目的規范化工作，為檔案現代化管理創造良好的條件。第三，要積極開展檔案的著錄標引工作。這是應用電子計算機技術的重要的前處理工作，直接影響到計算機管理系統能否實用。同時，在著錄標引工作中，要堅持著錄與標引的標準化，按科學方法辦事，為檔案檢索的自動化打下扎實的基礎。

（三）抓好數據庫建設

數據庫管理和檢索服務系統是實現檔案現代化管理的基礎。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。首先，領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合。其次，面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”。再次，突出重點，由單一庫向系統庫發展。

（四）確保檔案數據庫安全

安全是檔案現代化管理不可忽視的一個重要方面。檔案館與圖書館最根本的不同在于圖書信息是否直接面對普通公眾。檔案信息則對安全保密有嚴格的要求，有相當一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案現代化管理中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。在技術層面上，可通過采用先進成熟的信息技術手段，建立安全可靠的檔案數據存儲、管理平臺，確保對數據的長期存儲和安全保管；在應用層面上，可通過對檔案利用者的訪問權限和范圍的控制，實現對檔案的可控利用。

（五）堅持效益型原則

由于檔案現代化管理是一個漫長的過程，需要投入相當的人力、物力和財力，因此必須遵守效益的原則，循序漸進。檔案現代化管理是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，實行多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。

在國家提出建設社會主義文化強國的大背景下，檔案現代化管理工作作為文化建設一個方面，必須扎扎實實從點滴做起，順應國家戰略，發揮其應有的作用。

[1]蘭祝剛，周艷華.基于知識服務的檔案管理模式的實踐與思考.中國檔案，2011（6）.

[2]李華峰.關于非公有制經濟組織和新社會組織檔案管理的若干問題的思考.人大復印資料.檔案學，2022（2）.

[3]將儉誠.對檔案規范化管理認定標準的思考.中國檔案，2011（9）.