辦公自動化的文書檔案歸檔

丁 輝

（長春市康寧醫院 吉林 長春 130200）

21世紀是一個信息化的時代，現代科學技術的廣泛應用，為社會的全面發展帶來了生機和活力。隨著辦公自動化尤其是網絡技術的應用，從根本上改變了我們傳統的辦公模式，公文的起草、審核、簽發乃至其中每一個環節的傳遞過程，甚至包括接收、查詢等，都可通過計算機及其網絡實現，從而最終實現無紙化辦公。在辦公自動化的實際應用中，檔案管理系統作為其重要的組成部分，對現行檔案管理體制的影響是深遠的，尤其是對文書檔案歸檔工作，其中許多問題值得深入研究與探討。

1 立卷方式

利用計算機管理檔案，在文件的傳遞、排序、編號檢索以及存儲上具有明顯的優勢，但并不是所有檔案工作都可以由計算機來替代：比如文件的鑒定、分類、組卷等。由于這些工作主要依靠人的經驗來判斷，沒有一個固定的量化標準，用計算機實現自動判別很困難。因此，在需求分析階段就應考慮如何利用計算機的優勢，充分發揮檔案管理系統的效能。檔案管理系統不是手工管理模式的翻版，在需求論證時，必須對手工管理的每一個環節進行詳細的分析，分清哪些環節宜于計算機管理，哪些環節必須人為干預，哪些環節可以通過改變管理模式而達到能夠適應計算機管理。經過這樣的分析過程，我們會發現，檔案管理系統的難點，關鍵在于文件轉化成檔案的這一過程，即文件的立卷過程。按照傳統的檔案管理模式，這一過程我們需要經過文件的鑒定，包括歸檔鑒定（即鑒定文件是否需要歸檔）和期限鑒定（即鑒定文件的保管期限），文件的分類，文件的組卷，并且要擬寫案卷標題，填寫卷內目錄和備考表，排列案卷順序，編寫案巻號等程序。這其中文件的鑒定，文件的分類，文件的組卷，擬寫案卷標題等都需要人為去判斷，這無疑使檔案管理系統的設計變得復雜而繁瑣，無法充分發揮計算機的優勢，制約了檔案管理現代化前進的步伐。因此簡化歸檔程序，改變立卷方式，采用單份文件歸檔將是我們改革所向、大勢所趨。

單份文件歸檔，文件不必進行分類、組卷，省去擬寫案卷標題等一系列程序，可以很好地解決計算機歸檔難的問題，但要注意，即使改變了立卷方式，文件的鑒定工作還是需要人為去判別，并且不能省賂。因此，在文件歸檔環節中，檔案部門的主要職責就是進行文件的鑒定工作。由于文件無需分類、組卷，文件經鑒定后可以直接進行排序編號，迅速轉化成檔案。使歸檔工作變得方便而快捷，這將會極大地縮短每年的文書歸檔時間。采用傳統的立卷方式，一些單位的文書立卷工作往往要在下半年才能結束，而采用計算機輔助單份文件歸檔，在實際應用中，一人一個月即可完成30個部門6000多份文件的歸檔工作，大大提高了歸檔工作效率。

2 利用方式

以手工為主的檔案管理不僅消耗著大量人力、物力，而且檔案信息含量與檔案實體量的比值處于較低水平，管理手段的落后導致了檔案利用工作方面的許多問題：檔案利用率不高（包括人次和卷次），查找效率低下、查準率較差，嚴重制約了檔案信息資源的有效利用。這種狀況已不能適應檔案工作發展的需要。因此，實現檔案管理手段和利用方式的轉變，即實現檔案信息資源的計算機現代化管理，是今后檔案工作的基本發展方向。

運用計算機對檔案進行管理，將擺脫以往相當長時期內的一種經驗式的模糊管理狀態，實現檔案管理由案卷級深入到文件級，由單一途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理過渡到內、外部特征（目錄和內容）合并管理的轉變，為高效率的檔案利用工作奠定堅實基礎。

同時基于計算機的高效處理能力和網絡技術的迅速發展，將提供給以往無法實現的管理途徑和方法：可實現檔案信息與載體的分離利用，可在權限控制的基礎上實現用戶的自動檢索、全文檢索和網上檢索等利用方式;可與其他信息子系統建立關聯，提供經營管理信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量、精度和效率，實現檔案工作服務水平質的飛躍。

計算機提供利用的方式與手工方式相比具有極大的優勢和靈活性，在檔案現行利用中可要求系統作出實時響應（以秒來計算）和脫機批處理方式，可保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制，并實現文件、圖像、聲音的多媒體處理、綜合利用和異地查詢等，從而有利于促進各項業務工作的發展。

3 對電子檔案管理的幾點看法

1）對檔案管理人員的要求

電子檔案的管理工作從形式上看，工作人員只需按動鍵盤就可以完成各項管理工作，很輕松，很方便，而實際上要求每個檔案工作人員要有很高的文化素質。在對電子檔案管理的過程中，計算機網絡技術、形象技術、數據庫存儲技術和人工智能技術的廣泛應用，要求檔案管理人員不僅要掌握扎實的專業知識，同時又要有比較廣泛的現代科學知識，以適應社會對檔案工作的要求。為信息社會的發展、為人類的進步服務。

2）保證原始性是管理電子檔案的關鍵

盡管電子文件的原始認定遇到了認識上和技術上的障礙，但我們不能否認它的原始性存在，關鍵在于我們如何保證這種原始性。我想可以通過法律手段、行政手段和技術措施來解決。首先，依靠法律行政手段規范人的行為，保證電子文件的原始性，在電子文件的形成、歸檔、管理、利用等環節責任到人，對有關人員建立連鎖責任制，以法律行政手段予以控制。其次，要高度重視技術措施，這是保證電子檔案資料安全可靠的最重要前提。

3）探索保護電子檔案的有利措施

要有一個嚴格的標準，包括環境標準、載體質量標準等，管理部門應加強技術研究，檔案工作者據以采取相應的措施，以延長電子檔案資料的保存期限。還應加大資金投入，改善技術裝備，根據電子文檔的特點配備相應的設施。