淺談電子文件的歸檔與管理工作

李 蓉

（上海飛機設計研究院 中國 上海 200232）

隨著現代信息技術的發展，電子文件的大量產生已使檔案的載體形式發生了變化， 從紙制載體向新型材料載體轉變。 傳統的檔案管理對象也發生了變化，電子文件已逐漸成為檔案管理工作的重要管理對象，檔案管理模式也從傳統的管理方法逐步向現代化管理方法轉變。 采用新型的管理模式，利用現代信息技術，探索并掌握電子文件管理與保護的新方法，已成為當今檔案管理工作的重要環節。

1 電子文件的特性

電子文件是指被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的文件。

1.1 電子文件信息與存儲載體的可分離性。傳統文件的信息是固定在某一載體上，信息與載體是不可分離的整體，這也是信息原始性的唯一體現。 但電子文件的信息存放載體是可以不斷變化的， 在內容信息卻不發生任何變化的情況下，可通過網絡在不同的計算機之間相互傳遞，也可以復制、轉換于硬盤、磁帶、光盤等不同的載體。

1.2 電子文件信息的易變及不穩定性。由于電子文件信息是在計算機設備中生成并依賴計算機設備閱讀和處理并在網絡中儲存和運行的，因此，使得存儲于其系統中的文件信息很容易被人為的更改，且難以識別被更改的痕跡。 另外，在文件的制作、處理、復制或傳輸過程中，因人為操作失誤或被病毒入侵等，都可能造成文件信息的損壞或丟失。

1.3 電子文件信息對設備的依賴性。電子文件需要依賴于計算機系統才能被識別和利用。 從文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機系統才能實現。

2 電子文件的鑒定

電子文件的鑒定工作包括對電子文件的真實性、 完整性、有效性以及檔案屬性的鑒定。 由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，因此，電子文件的鑒定工作應由文件形成部門、信息管理部門和檔案管理部門等共同完成。 電子文件形成部門了解電子文件的自然形成規律和歷史屬性，是確定電子文件信息真實性、完整性的關鍵部門；信息管理部門是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，是電子文件形成、積累、存儲、鑒定等工作實行制度化、標準化的重要部門，可確保電子文件的有效性和通用性，并可通過信息管理技術實現對電子文件原始性和真實性的認定；檔案部門是電子文件的最終歸口部門，也是電子文件管理工作相關制度的制定者，對電子文件的鑒定工作起到關鍵的把關的作用，對有效提高電子文件鑒定工作質量起著不可替代的重要作用。

3 電子文件的歸檔

電子文件的歸檔是將經過鑒定的有參考和利用價值的電子文件從計算機或網絡存貯器上拷貝或記錄到可移動的磁、光介質上以便長期保存的工作過程。 歸檔后的電子文件即成為電子檔案。

3.1 電子文件的歸檔范圍

凡經鑒定具有參考和利用價值的由各信息系統生成的文本、圖形、圖像、數據、音頻。

3.2 歸檔要求

定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，嚴格依照相關制度和工作程序，并結合相應的技術措施，確保歸檔電子文件的真實性、完整性和有效性。

3.3 歸檔方法

紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差、易損壞，因此，歸檔方式的選擇至關重要。 不同環境條件產生的電子文件具有不同的歸檔的方法，隨著計算機信息管理系統的建立、發展與完善，越來越多的重要文件被傳輸上網，并在網上完成審簽流程，再利用各信息處理系統與檔案管理系統的無縫連接，將文件傳送到檔案數據庫中實現歸檔。 由于這些文件從制作、形成、存儲、歸檔等過程都是遵循統一的原則和要求，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，因此通過網絡移交歸檔是一種簡便可行以及較為安全的歸檔方式。 如果是脫機載體的電子文件傳遞歸檔，應由文件形成部門按照統一要求對電子文件進行編輯、整理，并將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上，將載體移交檔案部門進行歸檔。

4 歸檔電子文件的管理

現代信息技術的發展和應用，無疑為強化電子檔案的管理提供了強有力的技術支撐，但由于現代信息技術本身所具有的脆弱性與不完善性，以及電子文件的某些特性，因此，強化電子檔案管理，必須重視電子檔案信息的安全問題。 堅持技術與管理并重的原則，從“管理”和“技術”兩個方面采取措施，提升電子檔案管理質量，切實保證電子檔案信息的安全性。

4.1 科學的管理理念和嚴格的管理制度是電子檔案信息安全性的重要保障。 建立健全各項法規和規章制度，完善工作機制，結合實際，建立一整套科學完善的電子檔案管理制度，規范電子檔案從形成、積累、鑒定、歸檔及安全保障等一系列工作流程，切實保證電子檔案

4.2 加強安全性技術手段的應用。信息技術是確保電子檔案信息安全的一把利劍。 將信息技術應用到電子檔案信息的安全管理中，研制開發先進、完善、實用的電子文件信息管理系統，此管理系統以文件生命周期理論、前端控制和全過程管理理論為基礎，對電子文件進行實時捕獲、監控與歸檔， 不僅確保了電子檔案信息在存儲、傳輸過程中的安全，也保證了電子檔案信息的真實性、完整性與有效性。

4.3 加強電子檔案的存儲載體的安全性管理。與紙制檔案相比，電子檔案存儲載體的物理壽命遠遠比不上紙制檔案的壽命，它極易受到保存環境的影響。 材料的氧化和變質，磁場影響等都容易破壞電子檔案信息內容。 因此，所保存的電子檔案載體的存放環境必須符合防磁、防塵、防光、防有害氣體、防高溫、高溫等要求，并且要對載體進行定期檢測和拷貝。 同時，還要保證隨著存儲脫機載體軟、硬件的升級換代，及時做好文件的遷移工作，確保電子檔案信息的可靠性與安全性。

4.4 “雙軌制”歸檔的必要性。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件同時制成紙制文件進行歸檔，形成內容相同的兩套文件，即采用“雙軌制”歸檔，以確保重要檔案信息的可靠性與安全性。

5 結語

信息化已成為當今社會發展的一大趨勢，越來越多的信息資源以電子形式存在。 以計算機和網絡為核心的電子文件的諸多特性讓傳統的文件管理方法面臨重大挑戰，對檔案工作也提出了新的要求，電子檔案的管理也將在現代的檔案管理工作中發揮出它應有的作用。 正如有學者所說：“電子文件的產生，改變了傳統觀念中對檔案的理解，也改變了對檔案的形式、特性、意義的認識。 電子文件的產生、形成、歸檔及其傳送、存儲、保存等管理均與傳統的紙質檔案所用的方法不同，這是文件管理的一場革命。 ”S