淺談加強電子檔案的管理

王 艷

（泰州市住房和城鄉建設局 江蘇 泰州 225300）

隨著各行業在生產、管理上信息化程度日益增高，計算機和網絡已經成為政府、企事業單位日常辦公不可缺少的重要工具，電子檔案也應運而生。 對于電子檔案的管理已成為檔案管理部門面對的一個重要課題。 電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。

1 加強電子檔案管理的重要意義

1.1 直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效

在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。 然而，計算機及其網絡的出現讓檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。 由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。 這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2 電子檔案管理有利于遺漏文件的補漏增缺

傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為計算機網絡管理，文檔用計算機按“件”整理歸檔。 可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。 電子化管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業務水平。

1.3 電子檔案管理更有利于文檔的保密

過去查閱檔案時是整卷提供利用。 利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。 這是不符合文檔管理的保密要求的。 電子化管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。

1.4 電子檔案管理有利于提高檔案管理工作的質量

檔案工作的根本目的在于利用。 而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗。 但是傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準， 從而給今后的利用工作帶來了許多不便。 同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。 在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。 文書檔案管理進行電子化管理后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。

2 做好電子檔案管理的措施

2.1 要完善體制，建立統一的電子文件管理標準

首先， 應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時， 要對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。

2.2 要嚴格保證電子檔案的安全

信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。 電子檔案上網后必須從人口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。 目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網絡“黑客”的進入，常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。 這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。 應當不斷改進現代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。 由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。 盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。 如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而到對電子文件進行特定的保護。 而且由于計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點，使得對系統中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。 在此情況下，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。 因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。

2.3 加強對檔案管理人員的業務培訓

在電子文件日益發展的今天，培養和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急，檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養。 一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，盡量使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。 另一方面，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。 當今檔案工作的深入發展，對檔案工作人員的專業素質提出了新的更高的要求，檔案工作的現代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平， 更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。 因此，檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質、結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

3 做好電子檔案利用的措施

3.1 建立檔案利用制度，整合各類檔案資源

要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。

3.2 規范檔案利用方式，避免不可挽回損失

電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。 一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。 采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

3.3 加強工作人員管理，提高檔案保護意識

電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。 因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理， 從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用， 又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。 總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

4 結語

電子檔案管理工作就是要推動檔案信息化建設，把收集的檔案數字化。 在當代信息化迅速發展的今天，在加強電子檔案管理工作時，要根據電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通、管理。 只有這樣，才能順應時代的發展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節約開發資源，又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。

［1］余慧玲.試論電子檔案的歸檔、保管與利用[J].韶關學院學報：社會科學,2009,30(7).

［2］江微.淺談電子檔案的保管與利用[J].辦公自動化,2010(6).

［3］路玲.電子檔案和紙質檔案的整合利用與共存發展[J].河南科技,2009(10 上).