醫(yī)學院校臨床學院教學檔案管理探討

普 娜 李高峰 蔣永新 方 冰

（昆明醫(yī)學院第三附屬醫(yī)院，云南省腫瘤醫(yī)院 云南 昆明 650118）

醫(yī)學院校臨床學院教學檔案管理探討

普 娜 李高峰 蔣永新 方 冰

（昆明醫(yī)學院第三附屬醫(yī)院，云南省腫瘤醫(yī)院 云南 昆明 650118）

醫(yī)學院校的臨床學院承擔著醫(yī)學生的臨床教學任務，臨床教學檔案是對醫(yī)學院校教學檔案管理的承接和補充。臨床學院加強教學檔案管理，能更好地為培養(yǎng)合格的醫(yī)學人才服務，本文就醫(yī)學院校臨床學院教學檔案的管理做一探討。

醫(yī)學院校；臨床學院；教學檔案

為了加強我院教學檔案工作建設，充分發(fā)揮教學檔案在醫(yī)院管理、教學活動、教學研究等各項工作中的作用，提高教學檔案的質量和管理水平，逐步實現(xiàn)教學檔案工作的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，更有效地發(fā)揮教學檔案的作用，根據(jù)昆明醫(yī)學院及本院檔案管理的有關文件精神[1-3]，結合教學工作實際，本院的教學檔案管理從以下幾個方面開展工作：

本院把形成的教學檔案分成兩部分，一部分按本院綜合檔案室要求移交歸檔，另一部分按教學基礎檔案分類指導目錄要求歸檔，并安排專人管理。

1 教學檔案工作的基本原則

1.1 凡在教學管理和教學實踐活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像材料均屬教學檔案。

1.2 教學檔案是衡量本院教學管理水平和教育質量的重要標志之一，是本院檔案的主體、核心和重點。

1.3 教學檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。

2 教學檔案歸檔范圍

2.1 歸檔原則

①必須對本院和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。②必須反映教學管理、教學實踐活動的全過程，保證完整、準確、系統(tǒng)。③必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系，符合教學管理和教學實踐活動的成套性特點。

2.2 歸檔內容和重點

①歸檔的主要內容包括教學綜合管理、師資隊伍、教學工作、學科建設、本科學生工作、研究生工作、教學儀器設備管理工作等。②歸檔的重點是本院在教學工作，特別是教學實踐各個環(huán)節(jié)活動中形成的不同文件材料。

3 教學檔案收集、歸檔、保管的基本要求

3.1 教學檔案收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，凡需歸檔的教學文件材料，必須遵循教學文件材料的自然形成規(guī)律，保持歸檔材料之間的聯(lián)系，根據(jù)便于保管和利用的原則進行系統(tǒng)整理，必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統(tǒng)性。

3.2 教學檔案分為紙介質檔案和電子檔案兩種形式，兩種形式的檔案都應存檔保存。凡需歸檔的教學文件材料，盡量采用原件，規(guī)格相對統(tǒng)一，一般歸檔一份。一般用計算機打印，不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫，字跡要工整，圖文清晰，并裝訂成冊，利于長期保存。對于數(shù)字化教學資料,采取在電腦上分類歸檔的方法。對于電子檔案，教學檔案管理人員將本部門的電子教學信息采集匯總,按照內容和格式的統(tǒng)一要求進行修改編輯,然后保存在固定的文件夾上完成邏輯歸檔。電子檔案歸檔工作隨辦隨歸,同時采取紙質文件與電子文件雙重歸檔的方法,以避免電子文件的不可靠性。

3.3 教學檔案材料存檔期限嚴格按照本院按教學基礎檔案分類指導目錄要求歸檔保存。

3.4 教學檔案管理人員應于每學期開學、期中、期末對本部門的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按教學檔案歸檔要求，進行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁號、卷號（盒號），裝入標準的檔案盒中，注明保管期限，檔案目錄按照評建管理軟件進行計算機錄入。

3.5 教學檔案的保管和利用。每個部門必須指定專人負責教學檔案的收發(fā)、登記、歸檔、保管等管理工作，各教研室應指定教學秘書負責，并有詳細記錄；必須存放在安全可靠、防火、防霉、防雨的地點；必須有專柜保存。

4 教學檔案人員的具體工作要求

4.1 教學檔案人員必須做好材料的收集、登記、保存、立卷歸檔和使用工作，減少教學文件、材料的丟失。要做到主動送交與上門收集相結合，歸檔范圍內和歸檔范圍外相結合，要采取相應措施將該收集的零散文件、材料收集齊全。積極催交、收集、加工來自各方面的信息材料, 保持資料的詳實與完整, 并將其及時移交。建立教學檔案分層管理辦法, 每位從事教學及管理工作的人, 對自己所負責或從事的工作應有一個完整的記錄, 并及時提供給檔案管理人員。相應職能科室設兼職檔案員負責收集整理本部門相關教學材料。

4.2 針對教學工作的特點,在實際收集中應注意做到:一是抓住兩頭集中收。每學年結束和下學期開始是教學檔案資料形成的主要時間,要抓住時機,集中精力收集。二是任務變化及時收。教學過程中有時教學任務會發(fā)生變化。要及時了解掌握由新情況、新任務而產(chǎn)生的新資料,及時收集。三是特殊情況重點收。在平時教學中,有時會出現(xiàn)臨時性的重要工作、會議、事件等情況,應有重點地予以關注,對形成的資料重點收集。對教學指導性的文件、各種教學規(guī)章制度性文件、教學通知、教學計劃、教學總結、教學進程、教案、講稿、課件、試卷、試題庫、試題分析、教學活動記錄、成績表等資料做到隨時收集,對教學課題申報原始記錄、論文、教材、圖書、師資管理、學生管理等材料定時收集。對一些重要教學工作和重大教學活動及時保存完整材料并整理相關記錄。同時，定期檢查檔案材料,如發(fā)現(xiàn)應有而缺少的教學檔案資料,應及時通過各種形式收集補齊,使之齊全完整。

4.3 教研室建立的教學檔案尤其要注重收集和處理教師教學信息反饋與效果評價等教學質量監(jiān)控過程的材料。根據(jù)不同學科的特色,各教研室要對教學資料收集的內容和范圍作適當?shù)恼{整和補充, 根據(jù)實際情況新增擴展相應的類別條目，以保證教學資料的完整性。

5 教學檔案工作的檢查、考核

實行檔案綜合目標管理, 把教學歸檔工作納入年度科主任任期目標考核范圍, 與科室效益、個人績效掛鉤。要求各部門兼職檔案員按照醫(yī)院檔案工作五星級標準做好教學檔案管理工作。本院檔案業(yè)務部門隨時了解、督促、檢查、指導兼職檔案員做好教學檔案材料的收集整理工作。教學管理部門每學期期末對各教研室（組）教學檔案管理情況進行檢查，作為評優(yōu)的一項重要指標。

[1]程岱峰,柳青.高校教學檔案的收集與整理[J].北京檔案,2006,9(1):30-31.

[2]齊洪濤.高校附屬醫(yī)院要注重教學檔案的管理[J].赤峰學院學報,2008,3(27):103-121.

[3]任麗平.以教學水平評估為契機推動教學檔案建設[J].吉林醫(yī)藥學院學報,2007,28(4):247-248.

R19

C

1671-8194（2012）10-0711-02