對高校檔案館檔案保護問題的思考

馬桂榮

（武漢紡織大學，湖北 武漢 430073）

對高校檔案館檔案保護問題的思考

馬桂榮

（武漢紡織大學，湖北 武漢 430073）

高校檔案資源真實記載了高校教學發展、科研成果、校園建設、資產管理等職能活動的歷史軌跡, 一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色,常常可以從檔案中反映出來。作為學校永久性保管檔案的基地，高校檔案館如何實現檔案管理的科學化、現代化，最大限度地延長檔案文件的壽命，保護并傳承高校歷史文化的血脈，是學校管理工作的一項重要課題。

高校；檔案館；保護

國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》中規定：高校檔案館既是學校檔案工作的職能部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構。近年來，隨著我國高等教育事業的蓬勃發展，高校檔案館建設也逐步向科學化、現代化、信息化邁進，在庫房配置、人員素質、經費保障等方面有了極大改善。但是，我們也要清醒地看到，由于長期以來對檔案保護技術方面的認知不夠，重保管輕保護的現象在高校檔案管理中仍較為普遍，高校檔案保護面臨問題和挑戰仍然十分嚴峻。這要求我們對高校檔案館的檔案保護工作不斷進行改革和創新。

一、影響檔案永久性保護的因素分析

檔案工作的基本任務之一，就是維護檔案的完整與安全，盡最大可能延長檔案的使用壽命。可是檔案文件在長期的保管和利用過程中，由于檔案載體材料、保管條件、利用方式等原因，使檔案文件受到各種各樣的損壞，如蟲蛀、霉爛、字跡擴散模糊不清、機械磨損等。

（一）檔案載體材料質量的影響

檔案制成材料和記錄材料的質量是影響檔案壽命長短的重要因素之一，決定了檔案制成材料在保存、使用過程中抵抗理化損害作用和保持原有理化性能的能力。受歷史客觀條件的制約，一些形成年代較為久遠的檔案，其載體和記錄材料的質量不能滿足永久性保存的需要。目前，大部分檔案材料仍然是以紙質為載體，在各種物理因素、化學因素、生物因素的作用下，紙張的老化是個不可逆的自然過程。紙張的主要成分是植物纖維，而纖維素又是纖維的主要成分，纖維素的結構直接影響纖維本身的強度和纖維間的結合力，進而影響紙張的性能。早期一些檔案使用的紙張質量較為低劣，紙張中含有較多的木質素和半纖維素，質地脆、韌性低，耐久性差。即便是以圖片、聲像為載體的檔案，也容易受到光線、磁場等因素的影響而發生性狀改變。此外，檔案的記錄材料如墨跡、印臺油等，受溫度、濕度、光線、微生物等自然因素的影響，都會遭到不同程度的損壞。例如紅藍墨水、復寫紙、圓珠筆、鉛筆等記錄材料，多數屬于有機染料，字跡容易擴散、褪色、脫落，這些都是不以人的意志為轉移的。

（二）檔案庫房保管條件的影響

檔案壽命的長短與檔案收藏環境及保護條件有著極為密切的關系。盡管由于環境和人為的因素，隨著時間的推移，檔案總是朝著逐漸損毀的方向發展。但完備的保護設施特別是檔案庫房，卻能在延長檔案保管壽命的過程中起著重要作用，是保護檔案最重要的物質基礎。我們經常會看到檔案庫房空無一人而窗戶大開（通風去味）、日光燈通明，庫房當倉庫堆放各種廢舊電腦、復印機等雜物的情況。這些都會加速檔案的損害進程。

（1）溫度和濕度。一般來說檔案庫房要盡可能獨立設置，保證門窗大小適宜，密閉性能好，以防止灰塵、高溫、高濕對庫房的侵入。在影響檔案壽命的眾多因素中，溫度和濕度的作用是十分重要的。高溫、高濕的環境，特別適合霉菌和蟲害的生長繁殖，給檔案制成材料損毀較大。霉菌生長的最適溫度為25～37℃，庫房溫度高，霉菌生長繁殖迅速，代謝旺盛。霉菌在生長繁殖過程中分泌出的酶是纖維素水解的催化劑。昆蟲生長的最適溫度區為22～35℃，在此溫區范圍內，昆蟲生長發育速度快，繁殖力增強，而檔案紙張，卷皮等成了檔案害蟲生長發育階段補充新陳代謝過程中所消耗能量的主要食物。同時，高溫、高濕的環境還會加速各種有害化學雜質對檔案制成材料的破壞作用。據報道，溫度在10℃以上，每升高 10℃，各種化學反應會加速 1～2倍。此外，如果門窗過大，密封不好，外界的灰塵將會從門窗直接侵入庫房。灰塵是微生物和酸、堿、水分等物質的傳播者，也是使檔案文件發生物理變化和化學變質的重要媒介，會加速檔案酸化和脆化速度。

（2）光線與照明。光是具有能量的粒子，不同波長的光所具有的能量不同，波長愈短，能量越大，對纖維素的結構的破壞程度也越大。所以光線尤其是紫外線的長時間照射，能使紙張逐漸變黃、發脆，加速老化，最后成為粉末，對檔案材料威脅很大。有些檔案庫房照明使用日光燈（熒光燈），加速了紙張的老化。日光燈是靠低壓汞蒸氣放電輻射出的短波紫外線去激發熒光粉而發生可見光，同時輻射一定的紫外線。熒光燈紫外線輻射約為白熾燈的 10倍。由于紫外線波長最短而能量最大，它不僅具有檔案紙張材料中纖維素的碳鍵斷裂的能量（58.6千卡/克分子），而且具有使纖維素線性鏈斷裂的能量（80千卡/克分子），纖維素結構鏈斷裂，將使紙張的耐久性急劇下降。

（三）檔案利用方式的影響

要使檔案實現價值、發揮作用，離不開對其進行整理和利用，但在反復的加工整理和提供利用的過程中，對檔案也會造成一定的損傷。一份檔案在其形成過程中可能會需要經過多次重新裝訂，反復的整理和裝訂，會對紙質檔案造成一定損害。此外，隨著落實政策、編史修志、評定職稱等各項工作的開展，對檔案的需求量急劇增加，利用檔案的部門和個人越來越多，這就使大量重要的檔案經過反復查閱和復印，遭受進一步的磨損和污染。由于目前大部分復印機和掃描儀使用高功率燈泡、亮度強，檔案文件每復印一次，就要受到含紫外線較強的燈光照射一次，加快了光對檔案的破壞作用，檔案原件容易變黃發脆，從而影響檔案的壽命。

二、高校檔案保護工作的突出問題

（一）檔案保護意識缺乏

自從國家教育部依據《檔案法》制定的《普通高校檔案管理實施辦法》簡稱《辦法》實施以來，高校響應號召，加大了檔案的建設工作，加大了人力物力的投入，加大了宣傳力度。但在學校日常工作中，仍然強調為教學服務，在一定程度上導致了檔案保護意識的薄弱，表現在實際行動上就是對檔案工作重保管輕保護。如在接收、利用、整理、編研工作中忽視保護工作，將檔案放置地上，不注意防塵等。從中可以看出，檔案保護意識在工作人員頭腦中還相對淡漠。此外，由于檔案制成材料的變化是緩慢的，量變的過程比較長，正常情況下，在十幾年、幾十年內往往看不出有多大的變化，所以給人們一種錯覺，似乎保管條件好一點差一點都跟檔案的壽命沒有關系，這也導致了在實際工作中，檔案人員重保管輕保護的現象。

（二）專業檔案人才缺乏

檔案保護技術是一門綜合性的應用技術，檔案專業人員不僅需要有一定的理論知識，也需要具備較高水平的實際操作技能。近幾年，學校檔案人員的學歷、職稱雖然都有明顯提高，但既有理論知識，又有豐富實踐經驗的檔案專業技術人員卻相當匱乏。檔案館人員多是身兼數職，征集、接收、整理、提供利用都要參與，在平時的工作中，許多檔案人員忙于檔案的收集、整理，應付查檔等，往往表現得“雜”而不“專”。

（三）檔案保護技術培訓和研究不足

隨著科學技術的發展，辦公自動化的普及，檔案的載體己呈現多樣化的趨勢，以膠片、磁性材料為載體的檔案所占比例將有所增加。它們的保管、使用同紙制檔案發生了根本變化。檔案人員如果不隨時補充知識，保護工作將無從談起。然而在實際工作中，檔案人員參加的檔案培訓，尤其是檔案保護技術專題的培訓相當有限。檔案人員不僅要做好檔案管理的日常工作，而且應加以總結、研究。

三、加強高校檔案保護的對策

檔案的損壞是客觀的不以人的意志為轉移的，為了最大限度延長檔案的壽命，便于長期使用，根據環境因素對檔案的影響關系和高校檔案館保管現狀，需要從以下幾方面入手，進一步提高高校檔案保護工作水平。

（一）提高對檔案保護工作重要性的認識

認真組織學校教職工，特別是分管檔案工作的領導和檔案工作人員學習《檔案法》和《普通高校檔案管理實施辦法》。通過學習使全體檔案人員認識到檔案工作的重要性，認識到從事檔案工作和教學工作是同樣有意義的事，提高保護檔案的自覺性。利用報刊、網絡，宣傳檔案保護技術工作的重要性，指出使用劣質紙張、字跡和光、灰塵、不適宜溫濕度將會給檔案帶來的危害。檔案管理人員應當經常向領導反映，爭取領導重視，增加必備設備、經費，改善保管條件，充實檔案人員，創造必要的工作條件。

（二）完善檔案的保護條件

為了防止庫存檔案的老化，減緩檔案發生褪變，及時保護好現有的檔案資料，可以從以下幾方面入手：

（1）加強各種硬件建設。加大對檔案庫房設備的現代化投入，配置合理的防火、防盜、通風、去濕、空調等設備，安全、有效地保護檔案。

（2）做好事前預防處理。檔案人員應對檔案進行事前控制，提前介入，提高原始檔案的質量。要加強文件形成部門的檔案保護意識，建議其用紙質優良的無酸紙為書寫載體，并選擇無污損、字跡材料為耐久性的原件作為歸檔文件。對需入庫的檔案質量要進行監督和檢查，避免不符合質量要求的檔案進入庫房。要建立健全歸檔制度，對于應歸檔的文件材料，要保持其完整性，避免后序的插卷補卷，以減輕檔案的機械磨損。在檔案入庫前進行消毒、除塵、殺蟲，是預防蟲害、霉菌污染的檔案進入庫房的有效防范措施。

（3）加強日常的庫房管理。在人員、經費、設備有限的情況下，要做好檔案保護工作，筆者認為密閉庫房，適時進行自然通風是行之有效的辦法，在防光、防塵、隔熱等方面都有一定的作用，一舉數得。平時關閉庫房多余的門窗，盡量少開窗子，這不僅可防止外面有害氣體、灰塵侵入，同時也能使室內溫濕度可以相對穩定，有利于檔案保護。采用不透光的遮簾、厚布簾、夾層窗簾、遮陽板，最大限度地減少陽光的直接射入量。庫房改用白熾燈，用普通燈泡照明，做到人走燈滅，減少光線尤其是紫外線對檔案的損毀。在庫房內安裝普通干濕球溫度計，并將觀測、記錄規范落到實處，配合密閉庫房，適時進行自然通風。做好庫房的清潔衛生，嚴禁堆放雜物，減少微生物對檔案的影響。

（三）加大人員培訓和研究力度

組織開展多種形式的培訓、講座。因檔案保護工作的技術性較強，培訓的內容不但要注重理論的指導，還要增強實際操作能力的培養。高級檔案專業技術人員應能跟蹤國內外檔案學理論研究的最新動向，了解和掌握本專業及相關學科的最新知識、方法和技能，提高研究和創新能力，成為本專業的專家和學術帶頭人。中級檔案專業技術人員要結合本職工作學習新知識、技術和方法，培養并提高分析解決問題的綜合能力，成為本專業的業務骨干。初級檔案專業人員要在解決崗位應知應會的基礎上，結合本職工作，充實基礎理論和專業知識，學習新知識、新技能，提高專業工作能力。

高校檔案館的檔案保護工作是整個保護工作的基礎，我們應在實踐中不斷總結經驗教訓，不斷摸索，力求使保護工作更切合實際，做得更好。

[1] 郭莉珠, 馮樂耘, 李鴻健. 檔案保護與復制技術學[M]. 北京：檔案出版社，1987, (5).

Thinkings of Preservation Issues about University Archives

MA Gui-rong
(Wuhan Textile University, Wuhan Hubei 430073,China)

Archive resources in universities have been served as an authentic record to the tracks of history in the aspects of educational development, research achievement, campus construction and assets management. A university `s management standard, development trace,cultural accumulation and school characteristics are also tend to be reflected through archive. How to scientize and modernize the archives establishment, which is the foundation of archive preservation, to achieve the tasks of extending file life at maximum limit and inheriting the historical culture of universities, are important issues in the school management.

University; Archives Establishment; Preservation

G271

A

1009－5160(2012)－0092－03

馬桂榮（1963-），女，館員，研究方向：檔案管理.