大隆水利樞紐工程檔案現(xiàn)代化管理特點

王顯華

(三亞市海棠灣開發(fā)建設(shè)有限公司，海南三亞 572000)

大隆水利樞紐工程建設(shè)項目檔案工作，在認真貫徹執(zhí)行國家檔案局《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等規(guī)范標(biāo)準的同時，積極推廣檔案電子化管理，在建設(shè)項目檔案現(xiàn)代化管理過程中具有如下特點:

1 堅持項目檔案全過程管理，確保項目檔案完整、系統(tǒng)

大隆水利樞紐工程建設(shè)項目檔案具有規(guī)模大、數(shù)量多，獨立性強、專業(yè)性強、利用需求時效化等特點，項目檔案管理工作滲透在項目建設(shè)的每個階段、程序、環(huán)節(jié)中，檔案材料的形成、收集、整理歸檔必須從源頭抓起，貫穿于項目建設(shè)過程的始終。在檔案行政主管部門、項目建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等各單位的全方位參與下，實施前期介入、中間控制糾正、后期核查、驗收把關(guān)的全過程控制管理模式。

1)項目前期準備階段制定計劃。結(jié)合工程建設(shè)的內(nèi)容、特點、工作目標(biāo)、工程所涉及的部門和人員，將產(chǎn)生的文件類型及內(nèi)容，工程的時間進度等，制定工程檔案工作的初步計劃，明確歸檔要求、內(nèi)容、標(biāo)準、責(zé)任、組織等，規(guī)定工程文件的分類原則、分類方法以及類目設(shè)置范圍，制發(fā)項目竣工文件材料編制辦法，作為開展項目檔案工作的指導(dǎo)依據(jù)。

2)項目開工建設(shè)階段統(tǒng)一標(biāo)準。工程建設(shè)項目參建單位諸多，工程原始資料的形成就會標(biāo)準不一，這樣會直接影響日后竣工檔案案卷的質(zhì)量。針對這一特點，在工程開工之時制定檔案標(biāo)準，對參建單位制發(fā)《竣工文件編制方法》、《竣工文件案卷質(zhì)量標(biāo)準》、《檔案分類方案》、《檔案編號及其結(jié)構(gòu)模式》等依據(jù)文件，詳細規(guī)定項目檔案的形成、積累和管理等要求，明確設(shè)計、施工、監(jiān)理及建設(shè)等單位在項目檔案工作中的職責(zé)及分工范圍，工程項目的歸檔內(nèi)容、歸檔時間、數(shù)量、質(zhì)量以及相應(yīng)的檢查、控制及審查措施。統(tǒng)一檔案盒、案卷封面、案卷簽名頁、案卷扉頁、卷內(nèi)目錄、備考表，為施工階段檔案資料收集、整理規(guī)范化創(chuàng)造了條件。

3)工程建設(shè)階段實時跟蹤。按立項、設(shè)計、施工、驗收等過程，明確每個結(jié)點中的歸檔文件、歸檔時間及文件質(zhì)量，落實對工程項目資料的跟蹤、監(jiān)督、檢查、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等工作，將檔案工作與工程建設(shè)完全融合起來，與工程建設(shè)同步開展相應(yīng)的檔案歸檔，與工程實體質(zhì)量同等重視工程檔案質(zhì)量，在檢查工程實體質(zhì)量、進度的同時，同步檢查、驗收所對應(yīng)形成的檔案，并通過相關(guān)具體制度、措施來保障落實。

4)項目交工、竣工階段總結(jié)反饋。將平時同步歸檔的項目檔案系統(tǒng)匯總，全面梳理，發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整。通過預(yù)驗收、專項驗收，進一步反饋檔案中仍存在的問題，進一步完善檔案質(zhì)量，項目檔案移交前完善到位。

全過程管理模式不僅大大減輕了以往工程總體交工驗收時集中整理整改所帶來的巨大消耗和壓力，避免了工程后期檔案資料難以收集、質(zhì)量難以保證的不良后果，而且通過采取多種措施控制，保障了工程項目檔案的各個管理環(huán)節(jié)自始至終處在受控狀態(tài)。

2 堅持建設(shè)項目檔案目標(biāo)管理、制度管理、標(biāo)準管理，不斷提高項目檔案工作的內(nèi)在質(zhì)量

1)目標(biāo)管理。大隆水利樞紐工程建設(shè)項目檔案工作始終以“建一流工程、創(chuàng)一流檔案”為總目標(biāo)，明確將工程項目檔案工作質(zhì)量列為工程項目管理質(zhì)量目標(biāo)體系的一個重要組成部分，建設(shè)項目檔案工作質(zhì)量與工程實體建設(shè)質(zhì)量同等重視，制定項目檔案管理目標(biāo)與具體方針，納入項目竣工文件編制辦法以及項目檔案管理的一系列規(guī)定中。

2)制度管理。根據(jù)工程項目檔案形成、收集、整理、歸檔、移交、保管、利用等各管理環(huán)節(jié)，制定出一系列具有可操作性和針對性的檔案管理制度。同時，還結(jié)合工程項目檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)制定一系列具體措施，來保證管理制度的有效貫徹與執(zhí)行，切實保障工程檔案的內(nèi)在質(zhì)量。

3)標(biāo)準管理。制定檔案統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準，將項目檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限，結(jié)合工程實際情況制定項目檔案編制實施細則，要求做到檔案保存要安全、資料要完整、內(nèi)容無錯漏、分類要規(guī)范、卷面要整潔、歸檔要及時，要達到爭創(chuàng)國家魯班獎的標(biāo)準。通過標(biāo)準的建立，不僅大大推動了建設(shè)工程檔案標(biāo)準化程度，而且對其他工程項目的檔案管理也起到了借鑒參考作用。

3 建立完善檔案管理機制，切實保障建設(shè)項目檔案工作的開展

大隆水利樞紐工程建設(shè)項目檔案管理按照統(tǒng)一管理、分級負責(zé)的原則，推行了檔案工作網(wǎng)絡(luò)管理的模式，以項目建設(shè)單位為主干，將各設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位納入網(wǎng)絡(luò)，責(zé)任到人，任務(wù)到人。建立由公司副總經(jīng)理為組長，各業(yè)務(wù)部門負責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)項目檔案的整體規(guī)劃、決策、協(xié)調(diào)、監(jiān)督與管理;下設(shè)檔案工作小組，成員由專、兼職檔案員組成，負責(zé)協(xié)助管理外部參建單位檔案和內(nèi)部業(yè)務(wù)部門的原始資料的收集、立卷、歸檔工作;設(shè)立檔案室，負責(zé)項目檔案的集中統(tǒng)一管理，專職檔案員全面負責(zé)工程項目檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和監(jiān)督、檢查工作。通過橫向到邊、縱向到底的全方位網(wǎng)絡(luò)管理模式，項目檔案管理任務(wù)逐級分解，落實到人，大大提高了管理效率，為項目檔案管理工作有組織、有層次、有計劃地開展提供了良好的內(nèi)、外部條件，為形成項目檔案工作齊抓共管的良好局面奠定了基礎(chǔ)。

4 納入合同管理，形成對建設(shè)項目檔案工作的有力控制

推行合同制管理，將檔案管理工作內(nèi)容納入合同條款，在合同中，專門明確竣工檔案(文件)的編制費用，專款專用，并同時提出竣工檔案(文件)的提交內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量、時間等標(biāo)準要求，以及工地檔案管理設(shè)施設(shè)備的配置標(biāo)準。在施工、監(jiān)理合同中明確一定比例的竣工檔案質(zhì)量保證金，根據(jù)項目檔案完成的質(zhì)量情況，由建設(shè)單位會同監(jiān)理單位，對項目檔案的質(zhì)量和現(xiàn)場管理情況進行檢查，對于項目檔案不符合編制、管理要求的單位，采取暫停結(jié)算工程款等措施，直至整改到位。

5 強化檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，推動建設(shè)項目檔案管理的深入發(fā)展

大隆水利樞紐工程項目施工點多面廣，各參建單位項目管理水平、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不盡相同，如何統(tǒng)一項目檔案編制工作標(biāo)準，提高項目檔案管理人員的整體水平，以解決好工程項目檔案管理中標(biāo)準理解不一致、執(zhí)行不到位的問題，是決定項目檔案整體質(zhì)量的關(guān)鍵所在。建設(shè)單位充分發(fā)揮檔案管理的指導(dǎo)作用，除要求參建單位執(zhí)行國家檔案局、部、省有關(guān)重點建設(shè)項目檔案管理法規(guī)、制度、標(biāo)準外，還在項目建設(shè)中推行項目檔案預(yù)立卷及首件檔案認可制、項目兩級督察制、預(yù)驗收制以及強化交流培訓(xùn)等措施，將建設(shè)項目檔案管理的要求具體細化落實。

1)推行建設(shè)項目檔案預(yù)立卷及首件認可制。要求參建單位建立工地檔案室，與工程建設(shè)進度同步收集所產(chǎn)生的檔案文件，并且一律按照項目竣工文件編制統(tǒng)一要求進行預(yù)立卷歸檔，采用“首件檔案認可制”，請參建單位技術(shù)負責(zé)人和檔案人員共同參加，由項目建設(shè)單位對各參建單位檔案預(yù)立卷和首件檔案整理工作進行現(xiàn)場指導(dǎo)，各單位按照標(biāo)準要求開展首卷檔案的立卷整理，直至首件檔案通過檢查認可，并以此作為后續(xù)檔案的整理樣本。通過實際操作，現(xiàn)場指導(dǎo)、互相觀摩，切實規(guī)范參建單位檔案整理質(zhì)量。

2)推行建設(shè)項目檔案督察制。由于資料整理瑣碎，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付，如果不認真進行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺資料。由省檔案局、大隆公司共同組成檢查組，定期、不定期深入施工單位和監(jiān)理單位進行現(xiàn)場檢查，對工程建設(shè)項目檔案工作進行督查，組織現(xiàn)場學(xué)習(xí)交流，召開總結(jié)會提出檢查中存在的問題督促整改，從而有效地控制了工程檔案的編制質(zhì)量。

3)推行建設(shè)項目檔案預(yù)驗收制。在項目交工、竣工檔案專項驗收前大隆公司聯(lián)合省檔案局組織開展檔案預(yù)驗收，再由水利廳組織完成項目檔案的專項驗收。通過預(yù)驗收對項目檔案總體情況進行預(yù)先檢查，發(fā)現(xiàn)問題和不足，要求在檔案專項驗收前整改完善到位，通過檔案專項驗收，對工程審計、決算等掃尾工程后續(xù)檔案文件的收集歸檔進行查遺補漏，重點檢查全部項目檔案整改完善情況，全面評價項目檔案質(zhì)量，從而進一步嚴把項目檔案質(zhì)量關(guān)。在預(yù)驗收時，特別要求項目監(jiān)理單位針對項目檔案的形成、歸檔質(zhì)量以及檔案內(nèi)容，數(shù)據(jù)的真實、準確性，文件材料的齊全、系統(tǒng)、規(guī)范性，提交檔案質(zhì)量審核報告。通過預(yù)驗收和專項驗收，對項目檔案質(zhì)量進行雙重把關(guān)，確保檔案符合規(guī)范要求。

4)推行建設(shè)項目檔案管理工作交流培訓(xùn)。從項目開工起，公司組織工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位項目經(jīng)理和檔案資料員等不同對象參加大型專題培訓(xùn)、經(jīng)驗座談、現(xiàn)場交流觀摩，邀請國家檔案局、水利廳檔案處有關(guān)專家、領(lǐng)導(dǎo)就項目檔案管理、業(yè)務(wù)標(biāo)準、規(guī)范、案卷質(zhì)量要求、分類編號及文件材料編制過程中的要點等內(nèi)容，有針對性地開設(shè)講座、現(xiàn)場咨詢、集中答疑，使得檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和實際操作能力得以提高。通過“請進來、走出去”多種形式的培訓(xùn)交流，加強了各參建單位檔案工作的交流，互相取長補短，不斷開拓工作思路，日益提高項目檔案管理與業(yè)務(wù)水平。

6 應(yīng)用新技術(shù)、新手段，提高建設(shè)項目檔案管理科學(xué)水平

為全面提高大隆水利樞紐工程建設(shè)項目檔案管理水平，以工程檔案的標(biāo)準化、電子化、信息化管理來推進檔案管理現(xiàn)代化進程，提高項目檔案管理的科學(xué)化程度和科技含量。該項目檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實現(xiàn)了局域網(wǎng)內(nèi)可查閱檔案目錄及瀏覽原始文件，全面采用檔案電子化同步管理模式，對工程建設(shè)期間從文件的形成、收集、整理到立卷歸檔全過程都提供了完備的動態(tài)信息采集、管理控制，使工程檔案歸檔工作由原來“工程建設(shè)期間抓工程、工程結(jié)束以后抓檔案”的事后控制，變?yōu)槿虅討B(tài)控制，有效促進工程檔案與工程建設(shè)同步實施。項目建設(shè)單位檔案資料的收集、歸檔工作緊扣工程同步推進，很好地解決了工程檔案歸檔和質(zhì)量控制的難題，同時也實現(xiàn)了為工程建設(shè)同步提供檔案信息利用服務(wù)。

通過應(yīng)用項目檔案信息系統(tǒng)，檔案的電子化管理貫穿于各參建單位項目建設(shè)的全過程，同步形成電子檔案。各參建單位在工程標(biāo)段實體交工前即整理出全部工程紙質(zhì)檔案和電子檔案以及電子原文，進一步保障了項目檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案的質(zhì)量。

特殊載體檔案是形象再現(xiàn)工程建設(shè)全過程的寶貴記錄，特殊載體檔案的收集與歸檔具有特殊性，所以要做到同步歸檔就更加困難。對于聲像檔案，一方面聘請專業(yè)攝影師跟蹤記錄工程建設(shè)實況，另一方面依靠建設(shè)、施工、監(jiān)理等各方單位的自身力量收集第一手資料，雙管齊下開展收集。在工程建設(shè)的不同時期和階段請專業(yè)單位對工地進行航空拍攝，將收集到的音像資料分類歸檔保存，積累項目照片幾千張，為工程音像檔案資料管理提供了保障。

7 結(jié)語

大隆水利樞紐工程采用了先進的檔案管理模式，確保了檔案歸檔與工程建設(shè)同步，為工程竣工驗收提供了可靠的保障，為申報“大禹獎”、“魯班獎”創(chuàng)造了有利條件，實現(xiàn)了為“一流工程建一流檔案”的目標(biāo)。該工程獲2008年度“中國水利優(yōu)質(zhì)工程(大禹)獎”，獲2009年度“中國建設(shè)工程魯班獎”。

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