檔案工作為節能低碳服務

上海市電力公司檢修公司 邢維萍

隨著我國檔案管理水平的整體提高，檔案數字化的深化應用，檔案管理的方式、內容、目標發生了很大的變化。上海市電力公司扎實推進檔案的高效管理,不斷主動提高檔案管理水平，加強檔案的綜合開發利用,特別是在上海電網節能技術改造方面的應用，促進檔案工作更好地為本市節能低碳服務。

1 檔案在上海電網節能低碳技改方面的應用

長時期以來，公司在各項工作中形成了內容豐富、形式各異、價值不同、各種保管期限和載體的檔案。它們中有在一定時期內需要利用的保管期限在50年及以下的檔案，也有在一定時期內利用后還具有歷史傳承和查考作用的永久性的檔案；不僅有傳統的紙質檔案，還有磁性等各種載體的檔案。

1.1 重要的永久性檔案資料管理

在公司的各種檔案中,有不少非常重要的永久性檔案，尤其在眾多的重要工程檔案中,有著大量的特別重要的永久性檔案。它們記載和反映的工程往往代表了國家或者上海甚至國際電力科技發展水平,在我國電力或者上海電力的電壓等級、容量增大等技術上具有突破性，而且也往往是我國或上海電網構架加強與提升、新的綠色能源的應用、更大范圍的電網聯網運行、更長距離的電力引入的開始。因此，這些工程在我國或者上海電力發展史上具有代表性，而在這些工程項目建設中形成的重要檔案，則是這些工程的重要的真實歷史記錄，是非常寶貴的具有特別重要意義的永久性保存的工程檔案。

例如在編制上海市電力公司“十一五”節能規劃時，就需要對上海電網的現狀進行調研，課題組從檔案上查閱了很多資料，尤其是上海電網線損及其降損工作的資料，對規劃的編制發揮了很好的作用。還有國內第一座將交流、直流電源匯集于一處的±500 kV交、直流南橋變電站和國內第一條±500 kV直流輸電線路（葛上±500 kV直流輸電線路）的建立，使上海能夠在常態時接受來自葛洲壩的清潔電能；220 kV人民廣場地下變電站的建成,填補了我國在大都市建造特大型超高壓地下變電站的空白,大大節約了土地資源；我國目前最大的第一座大型海上風電場——東海大橋海上風電場工程，揭開了我國綠色能源開發應用的新一頁，采用了世界首創的風機高樁承臺基礎設計，在技術上具有世界性的突破。這些工程在設計、施工、驗收不僅要應用已有的檔案資料而且要建立大量新的檔案資料，這些檔案資料對公司的綠色發展，節能減排工程的支持與配合作用是非常大的，也充分體現了檔案工作能夠更好地為本市節能低碳服務的效果。

1.2 光盤等各種載體的檔案

公司有著各種載體的檔案。除實物檔案外，還有母片、膠卷、磁帶(模擬信號、數字信號)、磁盤、光盤等各種特殊載體的檔案,這些特殊載體的檔案,往往要借助于專門的設備才能識讀。由于光盤等聲像檔案在反映和記錄聲像方面所具有真實感，在為公司的生產和新能源應用中，發揮著獨特的作用。那些反映公司新技術和新工藝的聲像檔案，使公司節能項目的開發和應用少走了彎路，提供了寶貴的經驗，為節能減排高效進行發揮了重要的作用。倒如東海大橋海上風電場工程的光盤，將為我國類似綠色能源開發與應用提供了極其寶貴的經驗和科學依據，是非常重要的信息資源。

2 公司檔案集約化管理的意義

通過檔案集約化管理，實行檔案管理工作的轉型，有助于適應國家電網公司的“三集五大”體系建設，促進檔案為“創新驅動，轉型發展”和節能減排提供更高效服務，同時也是促進公司檔案管理高效節能的有效途徑。

2.1 公司檔案集約化管理的必要性

公司有大量的特別重要的永久性檔案和各種特殊載體的檔案,它們的存放環境要求,不同于普通檔案的庫房要求；要對檔案進行專業性的修復和保護；配置必要的檔案保護設施和設備及特殊載體檔案識讀設備等。

我公司有著完整健全的檔案組織管理體系,每個單位都有專門的檔案人員管理本單位的檔案,并設有專門的庫房,存放本單位所有的檔案。這種管理模式，保證了檔案收集、整理歸檔等檔案管理工作規范有序進行和健康發展，也方便了檔案利用。但是隨著社會檔案信息化的不斷推進,對檔案管理和保護技術日趨重視和要求的不斷提高；隨著公司大量重要的永久性檔案和特殊載體檔案的產生，所有檔案都分散式的存放，雖方便了利用，但在檔案管理和保護上具有一定的不利因素，和現代化檔案管理和保護的要求也存在一定的差距。首先分散式存放不利于按檔案的價值和載體特性，分門別類的存放到專門的庫房內，不利于集中配置現代化檔案保護設施和檔案專用設備及工具，不利于檔案專業人員對檔案進行技術修復和保護，因此不利于特別重要檔案的重點保護和永久性保存；其次，每當體制變動，檔案的歸屬也隨之變化，如把檔案搬到新的接收單位，會造成接收單位庫房的緊張，同時檔案搬來搬去容易引起損壞，如檔案留在原地不搬，則使檔案庫房遠離檔案人員形成檔案管理的不便和弱化。

2.2 檔案集約化管理的含義及作用

如將公司的各種重要的永久性檔案、特殊載體檔案、歷史檔案集中起來，實行集中保存，統一管理，實現檔案的集約化管理,就可解決上述檔案管理和保護方面的矛盾。我們這里講的檔案的集約化管理，就是以節能、高效的方法，對檔案進行科學的集中管理，從而達到最大限度的延長檔案壽命，提高檔案的利用水平。具體來講，就是通過建立電力檔案館,使檔案管理具有一定的規模，集中檔案管理專業人才,集中配置現代化檔案保護設施和專用設備,根據不同載體、不同價值的檔案需求，設置不同環境要求的庫房，將相同載體、相同價值的檔案集中存放到對應的專門庫房內，對檔案集中統一管理和專門保護。這種科學的相對集中的管理，有利于避免文件重復歸檔，避免設備的重復購置，既實現了重要檔案的重點保護和特殊檔案的特需保護，又避免了能源浪費，降低了管理成本，同時促進了檔案的高效利用，解決了大量永久性檔案和歷史檔案的歸屬及流向。

2.3 實行檔案集約化管理，促進檔案管理水平的整體提高

實行檔案集約化管理，能使檔案管理與經濟的轉型同步發展，從而使檔案更好地為公司的節能低碳提供現代化服務。

檔案的集約化管理是在應用信息化技術，以數字化檔案實現檔案遠程利用的基礎上，實行檔案實體的集中管理。我公司已實行了統一的檔案信息管理系統,對檔案基本進行了數字化，實現了數字化檔案遠程利用，生產管理也已經實現了信息化管理，這些現代化信息管理的方式為公司檔案實體集中管理打下了堅實的基礎，是檔案集中管理的有利條件。檔案的集約化管理，有利于深化和推廣檔案應用，促進檔案信息資源進行優化整合和綜合利用，促進企業檔案從單一的工作查考和憑證，擴展成為傳播企業歷史和專業知識的平臺，成為職工擴充專業知識的寶庫。檔案的集約化管理是通過改變檔案的業務流程，實現了檔案的全程管理和控制，有利于基層的檔案工作者集中精力，做好檔案的前期形成、歸檔監督和指導工作，提高案卷的質量，做好檔案的著錄等相關業務，為做好檔案利用工作打好堅實基礎；有利于檔案館專業人員，應用現代化設備按檔案的特性進行專門保護，集中開發企業的核心信息資源，對信息資源進行集中的深層次加工，提高檔案的編研和利用水平。同時也有利于促進公司檔案信息化的更深入地進行，促進檔案實體和信息管理協同發展；促進數字檔案和實體檔案的整體保護；實現永久性檔案的永久保真、保讀、保存。

[1]《檔案保護技術教程》.郭莉珠等著.中國人民大學出版.

[2]《中華人民共和國電力工業史》上海卷.王岫霓.中國電力出版社.