檔案工作為節(jié)能低碳服務(wù)

上海市電力公司檢修公司 邢維萍

隨著我國檔案管理水平的整體提高，檔案數(shù)字化的深化應(yīng)用，檔案管理的方式、內(nèi)容、目標(biāo)發(fā)生了很大的變化。上海市電力公司扎實(shí)推進(jìn)檔案的高效管理,不斷主動提高檔案管理水平，加強(qiáng)檔案的綜合開發(fā)利用,特別是在上海電網(wǎng)節(jié)能技術(shù)改造方面的應(yīng)用，促進(jìn)檔案工作更好地為本市節(jié)能低碳服務(wù)。

1 檔案在上海電網(wǎng)節(jié)能低碳技改方面的應(yīng)用

長時期以來，公司在各項工作中形成了內(nèi)容豐富、形式各異、價值不同、各種保管期限和載體的檔案。它們中有在一定時期內(nèi)需要利用的保管期限在50年及以下的檔案，也有在一定時期內(nèi)利用后還具有歷史傳承和查考作用的永久性的檔案；不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還有磁性等各種載體的檔案。

1.1 重要的永久性檔案資料管理

在公司的各種檔案中,有不少非常重要的永久性檔案，尤其在眾多的重要工程檔案中,有著大量的特別重要的永久性檔案。它們記載和反映的工程往往代表了國家或者上海甚至國際電力科技發(fā)展水平,在我國電力或者上海電力的電壓等級、容量增大等技術(shù)上具有突破性，而且也往往是我國或上海電網(wǎng)構(gòu)架加強(qiáng)與提升、新的綠色能源的應(yīng)用、更大范圍的電網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行、更長距離的電力引入的開始。因此，這些工程在我國或者上海電力發(fā)展史上具有代表性，而在這些工程項目建設(shè)中形成的重要檔案，則是這些工程的重要的真實(shí)歷史記錄，是非常寶貴的具有特別重要意義的永久性保存的工程檔案。

例如在編制上海市電力公司“十一五”節(jié)能規(guī)劃時，就需要對上海電網(wǎng)的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，課題組從檔案上查閱了很多資料，尤其是上海電網(wǎng)線損及其降損工作的資料，對規(guī)劃的編制發(fā)揮了很好的作用。還有國內(nèi)第一座將交流、直流電源匯集于一處的±500 kV交、直流南橋變電站和國內(nèi)第一條±500 kV直流輸電線路（葛上±500 kV直流輸電線路）的建立，使上海能夠在常態(tài)時接受來自葛洲壩的清潔電能；220 kV人民廣場地下變電站的建成,填補(bǔ)了我國在大都市建造特大型超高壓地下變電站的空白,大大節(jié)約了土地資源；我國目前最大的第一座大型海上風(fēng)電場——東海大橋海上風(fēng)電場工程，揭開了我國綠色能源開發(fā)應(yīng)用的新一頁，采用了世界首創(chuàng)的風(fēng)機(jī)高樁承臺基礎(chǔ)設(shè)計，在技術(shù)上具有世界性的突破。這些工程在設(shè)計、施工、驗(yàn)收不僅要應(yīng)用已有的檔案資料而且要建立大量新的檔案資料，這些檔案資料對公司的綠色發(fā)展，節(jié)能減排工程的支持與配合作用是非常大的，也充分體現(xiàn)了檔案工作能夠更好地為本市節(jié)能低碳服務(wù)的效果。

1.2 光盤等各種載體的檔案

公司有著各種載體的檔案。除實(shí)物檔案外，還有母片、膠卷、磁帶(模擬信號、數(shù)字信號)、磁盤、光盤等各種特殊載體的檔案,這些特殊載體的檔案,往往要借助于專門的設(shè)備才能識讀。由于光盤等聲像檔案在反映和記錄聲像方面所具有真實(shí)感，在為公司的生產(chǎn)和新能源應(yīng)用中，發(fā)揮著獨(dú)特的作用。那些反映公司新技術(shù)和新工藝的聲像檔案，使公司節(jié)能項目的開發(fā)和應(yīng)用少走了彎路，提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，為節(jié)能減排高效進(jìn)行發(fā)揮了重要的作用。倒如東海大橋海上風(fēng)電場工程的光盤，將為我國類似綠色能源開發(fā)與應(yīng)用提供了極其寶貴的經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)依據(jù)，是非常重要的信息資源。

2 公司檔案集約化管理的意義

通過檔案集約化管理，實(shí)行檔案管理工作的轉(zhuǎn)型，有助于適應(yīng)國家電網(wǎng)公司的“三集五大”體系建設(shè)，促進(jìn)檔案為“創(chuàng)新驅(qū)動，轉(zhuǎn)型發(fā)展”和節(jié)能減排提供更高效服務(wù)，同時也是促進(jìn)公司檔案管理高效節(jié)能的有效途徑。

2.1 公司檔案集約化管理的必要性

公司有大量的特別重要的永久性檔案和各種特殊載體的檔案,它們的存放環(huán)境要求,不同于普通檔案的庫房要求；要對檔案進(jìn)行專業(yè)性的修復(fù)和保護(hù)；配置必要的檔案保護(hù)設(shè)施和設(shè)備及特殊載體檔案識讀設(shè)備等。

我公司有著完整健全的檔案組織管理體系,每個單位都有專門的檔案人員管理本單位的檔案,并設(shè)有專門的庫房,存放本單位所有的檔案。這種管理模式，保證了檔案收集、整理歸檔等檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行和健康發(fā)展，也方便了檔案利用。但是隨著社會檔案信息化的不斷推進(jìn),對檔案管理和保護(hù)技術(shù)日趨重視和要求的不斷提高；隨著公司大量重要的永久性檔案和特殊載體檔案的產(chǎn)生，所有檔案都分散式的存放，雖方便了利用，但在檔案管理和保護(hù)上具有一定的不利因素，和現(xiàn)代化檔案管理和保護(hù)的要求也存在一定的差距。首先分散式存放不利于按檔案的價值和載體特性，分門別類的存放到專門的庫房內(nèi)，不利于集中配置現(xiàn)代化檔案保護(hù)設(shè)施和檔案專用設(shè)備及工具，不利于檔案專業(yè)人員對檔案進(jìn)行技術(shù)修復(fù)和保護(hù)，因此不利于特別重要檔案的重點(diǎn)保護(hù)和永久性保存；其次，每當(dāng)體制變動，檔案的歸屬也隨之變化，如把檔案搬到新的接收單位，會造成接收單位庫房的緊張，同時檔案搬來搬去容易引起損壞，如檔案留在原地不搬，則使檔案庫房遠(yuǎn)離檔案人員形成檔案管理的不便和弱化。

2.2 檔案集約化管理的含義及作用

如將公司的各種重要的永久性檔案、特殊載體檔案、歷史檔案集中起來，實(shí)行集中保存，統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)檔案的集約化管理,就可解決上述檔案管理和保護(hù)方面的矛盾。我們這里講的檔案的集約化管理，就是以節(jié)能、高效的方法，對檔案進(jìn)行科學(xué)的集中管理，從而達(dá)到最大限度的延長檔案壽命，提高檔案的利用水平。具體來講，就是通過建立電力檔案館,使檔案管理具有一定的規(guī)模，集中檔案管理專業(yè)人才,集中配置現(xiàn)代化檔案保護(hù)設(shè)施和專用設(shè)備,根據(jù)不同載體、不同價值的檔案需求，設(shè)置不同環(huán)境要求的庫房，將相同載體、相同價值的檔案集中存放到對應(yīng)的專門庫房內(nèi)，對檔案集中統(tǒng)一管理和專門保護(hù)。這種科學(xué)的相對集中的管理，有利于避免文件重復(fù)歸檔，避免設(shè)備的重復(fù)購置，既實(shí)現(xiàn)了重要檔案的重點(diǎn)保護(hù)和特殊檔案的特需保護(hù)，又避免了能源浪費(fèi)，降低了管理成本，同時促進(jìn)了檔案的高效利用，解決了大量永久性檔案和歷史檔案的歸屬及流向。

2.3 實(shí)行檔案集約化管理，促進(jìn)檔案管理水平的整體提高

實(shí)行檔案集約化管理，能使檔案管理與經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型同步發(fā)展，從而使檔案更好地為公司的節(jié)能低碳提供現(xiàn)代化服務(wù)。

檔案的集約化管理是在應(yīng)用信息化技術(shù)，以數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程利用的基礎(chǔ)上，實(shí)行檔案實(shí)體的集中管理。我公司已實(shí)行了統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng),對檔案基本進(jìn)行了數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案遠(yuǎn)程利用，生產(chǎn)管理也已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，這些現(xiàn)代化信息管理的方式為公司檔案實(shí)體集中管理打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)，是檔案集中管理的有利條件。檔案的集約化管理，有利于深化和推廣檔案應(yīng)用，促進(jìn)檔案信息資源進(jìn)行優(yōu)化整合和綜合利用，促進(jìn)企業(yè)檔案從單一的工作查考和憑證，擴(kuò)展成為傳播企業(yè)歷史和專業(yè)知識的平臺，成為職工擴(kuò)充專業(yè)知識的寶庫。檔案的集約化管理是通過改變檔案的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了檔案的全程管理和控制，有利于基層的檔案工作者集中精力，做好檔案的前期形成、歸檔監(jiān)督和指導(dǎo)工作，提高案卷的質(zhì)量，做好檔案的著錄等相關(guān)業(yè)務(wù)，為做好檔案利用工作打好堅實(shí)基礎(chǔ)；有利于檔案館專業(yè)人員，應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備按檔案的特性進(jìn)行專門保護(hù)，集中開發(fā)企業(yè)的核心信息資源，對信息資源進(jìn)行集中的深層次加工，提高檔案的編研和利用水平。同時也有利于促進(jìn)公司檔案信息化的更深入地進(jìn)行，促進(jìn)檔案實(shí)體和信息管理協(xié)同發(fā)展；促進(jìn)數(shù)字檔案和實(shí)體檔案的整體保護(hù)；實(shí)現(xiàn)永久性檔案的永久保真、保讀、保存。

[1]《檔案保護(hù)技術(shù)教程》.郭莉珠等著.中國人民大學(xué)出版.

[2]《中華人民共和國電力工業(yè)史》上海卷.王岫霓.中國電力出版社.