會計電算化環境下鹽業運銷企業內部控制若干問題探討

湖北鹽業集團有限公司咸寧分公司 盧立新

會計電算化的出現，一方面致使我國傳統的分工控制在會計數據處理系統中失去了原有作用，另一方面也難以避免地使會計處理過程中對于弊漏的防止和揭發更加困難，所以內部控制成為會計電算化環境下影響系統處理結果是否偏差的關鍵所在。目前，我國鹽業總公司下屬40家鹽業公司，是以鹽為主營商品的典型運銷流通企業，一方面由于正在面臨工業鹽和非鹽市場的“紅海區域”戰爭，另一方面自身財務管理力度嚴重不足，從而如何在新會計準則下，實現會計電算化環境下鹽業運銷企業有效的內部控制研究非常必要。

一、會計電算化對內部控制的主要影響

(一)改變了企業會計核算環境

會計電算化的核心是將以信息論、系統論、控制論、數據庫以及計算機網絡等新興理論和技術應用于企業會計財務管理和核算。這樣相對于手工會計系統，企業的會計人員結構發生了改變，轉變為由財務會計專業人員和計算機軟件處理系統的管理人員組成。一方面，這提高了企業財務會計的管理水平，提高了企業的經濟效益，但是由于數據的高度集中特性也對企業的內部控制制度的建立和完善帶來了挑戰。

(二)減弱了企業內部審核機制

在會計電算化環境下，企業會計軟件系統的應用程序在很大程度上決定了內部控制的有效性。舉一個例子，會計電算化促使企業所有財務數據的錄入都源于憑證庫，即便錄入了錯誤的數據，會計軟件系統也將自動進行多項業務處理。而且在這種情況下，缺少會計人員的再審核過程，從而會導致日記賬、明細賬、總賬乃至會計報表等一系列的問題發生?？梢姡@將導致傳統會計特有的內部審核牽制機制消失殆盡，而由于數據錄入存在的錯誤連續性和重復性將給企業內部控制帶了諸多風險。

(三)提高了企業財務控制舞弊、犯罪的難度

在會計電算化環境下，由于數據庫技術的提高使企業的財務數據高度集中于計算機軟件系統，并且提供了“反結賬”、“取消審核”、“反記賬”等功能，從而未經授權的企業人員有可能非法瀏覽全部數據文件，甚至復制、修改、偽造乃至銷毀企業重要的數據，因此相比于手工會計系統，電算化環境下企業的財務控制舞弊、犯罪的難度被提高了。

二、當前我國鹽業運銷企業內部控制存在的主要問題分析

(一)會計人員非法操縱或操縱失誤

這是會計電算化內部控制中的主要任務，因其系統的程序、數據、文件等很輕易被仿造、復制和修改，而不會留任何痕跡，所以某些職員為了達到個人目的，利用職務之便或不按操縱規程進行非法操縱，給單位造成嚴重損失。

(二)缺乏專業的系統技術人員

目前，從我國整個鹽業運銷企業的會計職員來看，缺乏既懂計算機知識又熟悉鹽業專業知識的財會人員。如有些運銷企業的會計人員雖然在會計業務方面的經驗豐富，但計算機專業知識卻很匱乏，難以勝任用計算機處理業務的工作；計算機軟件開發及維護人員對鹽業的會計知識掌握不夠，因此軟件設計不能滿足會計系統內部控制的需求，或軟件功能與會計功能相脫離。

(三)未建立有效的內部控制制度

主要表現在以下幾個方面：第一觀念上存在分歧。目前我國鹽業運銷企業的某些高層領導認為內部會計控制就是內部資產控制和內部成本費用控制，甚至認為會計控制不過就是虛設的條條框框。第二有些鹽業運銷企業未能滿足相關條件就正式使用計算機軟件系統。目前一些企業為了應付各種審計檢查，炮制甚至照搬別的公司的財會系統，但也只是徒有虛名并沒有切實執行。第三一些企業存在崗位職能混淆的狀況。如企業的電算化系統開發人員不應直接接觸或者正式操作電算化會計系統，憑證的輸入和復核人員必須由不同的人員執行，一旦系統數據被非法修改、拷貝或是系統程序控制失效，就會影響系統運行的穩定性和安全性，嚴重的可能會導致系統的崩潰，給企業造成不可估量的損失。

三、會計電算化環境下提高我國鹽業運銷企業內部控制的若干建議

目前，我國很多鹽業運銷企業在加強財務管理內控制度建設方面都做了很多工作，如制定了資金管理、專項資金、外派財務總監、會計委派等監管制度，大膽改革體制機制和規范經營管理行為，取消了二、三級企業的財務支付權、結算權、采購權、對外投資權和擔保權等權力，有效地解決了二、三級企業管理混亂、運作行為不規范的問題。面對會計電算化環境下，本文提高如下我國鹽業運銷企業內部控制的若干建議。

(一)業務程序標準化，嚴把會計核算控制質量關

我國鹽業運銷企業內部控制工作不能再停留于“一張嘴、一支筆”的層次上，而要電算化的需求，運用現代化的手段實現業務程序標準化，嚴把會計核算控制質量關。會計核算控制是電算化系統內部控制中的重要內容，必須保證賬務處理的正確性、規范性、真實性。從核算環節把關，保證整個系統正常運行，做到數據真實、完整和安全，業務處理合法、有效。會計核算控制是防范和化解會計核算風險的重要環節，必須引起高度重視。

(二)做好電算化會計信息系統檔案管理控制

1、數據資料管理與保密

機內數據文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。

2、數據備份管理

由于會計核算數據的重要性，必須經常進行備份工作。機內憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方保管。

3、會計檔案管理

打印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。各類會計檔案的出借，均必須經過會計主管審批同意并簽章。

(三)實施有效的內部控制方法

對于我國鹽業運銷企業來說，主要有以下幾個建議：

（1）分離監控和操作實現系統內部的有效牽制。由于以前我國鹽業運銷單位的“多方牽制”只是通過多人的重復勞動實現“牽制”，并沒有明確劃分監督和操作的關系。因此需要在電算化系統內分操作和監控兩個崗位，從而對每一筆業務同時進行多齊備份，真正作到 “精兵簡政”。

（2）實行用戶權限分級授權管理，預防原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而輸入計算機。

（3）建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。

(四)提高財務人員的綜合素質

隨著一體化會計核算管理制度的實施，伴隨管理范圍和工作量的增加，提高我國鹽業運銷企業財會人員的素質非常必要。財會人員不僅要有扎實的會計知識，熟練的計算機操作能力，還要有信息系統開發技術等方面的知識。所以財務管理工作人員的綜合素質需要不斷提高：可以定期對會計人員進行培訓，學習等各種形式加強會計理論知識的學習；要深入基層單位掌握基層的情況，把握鹽業生產單位的業務流程，公正客觀的做好財務管理工作，促進各單位之間的協調；聘請計算機專業人員來講解財務人員比較欠缺的軟件知識，或者可以引進高素質、高技術的復合型電算化人才；最后，提高財會人員自身依法辦事能力，提高職業道德水平。

四、結束語

綜上可見，隨著電算化的運用和發展，我國鹽業運銷企業的內部會計控制工作將不斷面臨新問題和新課題。本文在客觀分析會計電算化對內部控制的主要影響和當前我國鹽業運銷企業內部控制存在的主要問題的基礎上，提出了若干建議。這只是拋磚引入，希望以后能夠對這些問題進行進一步深入的研究，推動電算化會計理論的進一步完善和發展，也促使會計電算化環境下我國鹽業運銷企業內部控制制度日趨完善。

[1]隋麗華.會計電算化條件下的企業內部控制制度[J].中國新技術新產品,2010(2)

[2]毛用春,陸璐.企業會計電算化內控制度的構建[J].遼寧經濟,2009(3)