會計檔案失真的成因及其對策分析

江蘇省金壇中等專業(yè)學(xué)校 曹雯雯

會計檔案是一種在會計核算活動中形成的具有一定保存價值的會計記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財務(wù)收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)，也是了解我國以往經(jīng)濟(jì)活動歷史的重要資料。因此，它的真實(shí)性對分析我國經(jīng)濟(jì)運(yùn)行狀況，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策，維護(hù)國家、集體和個人利益具有重要的意義。

一、會計信息失真及其原因分析

目前，會計工作中做假帳導(dǎo)致會計信息失真的現(xiàn)象屢禁不止，究其原因是多方面的，然而其主要原因還是來自企業(yè)內(nèi)部，是系統(tǒng)的內(nèi)部失控所致。其具體原因分析如下：

(一)受利益驅(qū)動而造假

作為企業(yè)經(jīng)營者由于受利益所驅(qū)動，主要關(guān)心的是企業(yè)業(yè)績的增加能否給自己帶來額外的經(jīng)濟(jì)收益，他所披露的信息主要為了滿足其自身利益最大化的要求，從而有動機(jī)地操縱會計信息生成甚至提供虛假信息，導(dǎo)致會計信息失真。

(二)會計規(guī)范體系不完善

目前，滿足國家宏觀調(diào)控和市場運(yùn)行需要的會計管理體系還沒有形成，會計規(guī)范體系不完善，而企業(yè)往往從自身角度出發(fā)更多考慮的是企業(yè)的微觀利益，他們往往鉆法律的空子來謀求小團(tuán)體的利益，從而在很大程度上誘發(fā)了會計造假的產(chǎn)生。

(三)系統(tǒng)內(nèi)部管理的失控

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用和普及，好多單位已經(jīng)實(shí)施了會計電算化，而正是由于會計處理的電子化，加大了控制舞弊、犯罪的難度。傳統(tǒng)的手工會計環(huán)境下，因會計信息與載體的一體性，任何偽造與修改都會留下蛛絲馬跡，因此它的真實(shí)性勿庸置疑。而電算化會計檔案的真實(shí)性問題長期以來一直困擾著人們，由于會計檔案在形成和傳輸過程中可以方便地改變其存在狀態(tài)，增刪修改會計記錄，而不留任何痕跡。同時會計電算化信息系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)還存在著諸多安全隱患，如缺乏對會計業(yè)務(wù)人員操作權(quán)限的控制，數(shù)據(jù)庫呈開放狀態(tài)、易被打開以及缺少有效的防病毒措施等，如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制，電算化所造成的危害和損失可能比手工會計系統(tǒng)更大。

(四)缺乏完善的會計制度

實(shí)施會計電算化之后，因沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的會計電算化檔案保管人員職責(zé)，導(dǎo)致會計檔案的人為破壞和自然損壞，從而造成會計信息失真是在所難免的。

二、防止會計檔案失真的對策

(一)加強(qiáng)原始憑證管理

原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項發(fā)生或完成時取得或填制的，用來證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項發(fā)生或完成情況的書面證明。在經(jīng)濟(jì)活動中，非法取得或填制、偽造或變造原始憑證以騙取收入，會計人員依據(jù)不真實(shí)的原始憑證進(jìn)行核算，結(jié)果導(dǎo)致一系列的會計信息失真。例如，成都市電信局工程總公司收受回扣案，正是通過虛開增值稅發(fā)票，來獲取大量的回扣。

(二)加強(qiáng)組織和操作控制

對于實(shí)行會計電算化企業(yè)，系統(tǒng)應(yīng)制定適當(dāng)?shù)臋?quán)限標(biāo)準(zhǔn)體系，各處理環(huán)節(jié)應(yīng)層層設(shè)防，嚴(yán)加防范，既要防止操作規(guī)程失誤造成的數(shù)據(jù)破壞，也要防止有意的數(shù)據(jù)破壞，進(jìn)入系統(tǒng)時要設(shè)置一個基本的口令，防止無關(guān)人員的非法進(jìn)入；系統(tǒng)中的各個子系統(tǒng)各個模塊也要設(shè)置相應(yīng)的口令，防止無權(quán)人員的非法操作，從而保證系統(tǒng)的安全。同時，企業(yè)必須制定相應(yīng)的組織和管理控制，明確職責(zé)分工，相斥的職能要合理分離，將數(shù)據(jù)處理過程中的權(quán)力和責(zé)任分為幾個部分，每個人只能完成其中的一部分工作，并做好會計信息處理過程中各環(huán)節(jié)的銜接。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來保障會計信息的真實(shí)、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。

(三)加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制

系統(tǒng)的安全控制主要是針對實(shí)行會計電算化的單位，目的是保證系統(tǒng)程序不被修改、不損毀、不被病毒感染，以確保系統(tǒng)的可靠、信息的安全以及信息處理的正確。其內(nèi)容主要包括接觸控制、數(shù)據(jù)和程序控制、軟件安全控制、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全控制等。接觸控制，是指非系統(tǒng)維護(hù)人員不得接觸到程序的技術(shù)資料、源程序和加密文件，從而減少程序被修改的可能性；數(shù)據(jù)控制的目標(biāo)是要做到任何情況下數(shù)據(jù)都不丟失、不泄露、不被非法侵入，通常采用的控制包括丟失數(shù)據(jù)的恢復(fù)與重建、程序備份等；軟件安全控制，在選擇系統(tǒng)軟件時，盡可能選擇軟件控制功能強(qiáng)、信譽(yù)及售后服務(wù)好的公司。要考慮到所使用的軟件能夠使各種業(yè)務(wù)之間能相互銜接，相關(guān)數(shù)據(jù)能夠自動核對、校驗(yàn)，數(shù)據(jù)備份應(yīng)統(tǒng)一完成，增強(qiáng)軟件系統(tǒng)現(xiàn)場保護(hù)和自動跟蹤能力，提供元數(shù)據(jù)，記錄一切非正常操作；系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全控制，其主要手段是用戶權(quán)限設(shè)置，將整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)分級管理，設(shè)置系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)管理員和專職會計員等崗位，層層負(fù)責(zé)，對各種數(shù)據(jù)的讀、寫、修改權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限制，把各項業(yè)務(wù)的授權(quán)、執(zhí)行、記錄以及資產(chǎn)保管等職能授予不同的崗位的人員，并賦予不同的操作權(quán)限，拒絕其他人員的訪問。同時通過防火墻與VPN技術(shù)的結(jié)合，有效防止病毒的入侵。

(四)建立并完善相應(yīng)的會計制度

為了保證系統(tǒng)內(nèi)部控制的實(shí)現(xiàn)，必須有相應(yīng)的管理制度來加以保障，才能使系統(tǒng)正常地運(yùn)行。這些制度通常包括：崗位責(zé)任制、操作管理制度、系統(tǒng)維護(hù)制度、會計檔案管理制度等。各項制度可以再進(jìn)一步的細(xì)化，如會計檔案管理制度可以進(jìn)一步的細(xì)分為電算化檔案定期備份制度和會計檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度等，可以及時地將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，以防會計信息損壞或丟失；對電算化會計檔案的各項內(nèi)容規(guī)定不同的使用權(quán)限，如普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享，涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用，而設(shè)計源程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證會計檔案的安全性，減少人為修改的可能。

[1]王英瑋.會計檔案管理的原理與應(yīng)用[M].北京檔案出版社,2003

[2]李玲玲.電算化下企業(yè)會計檔案管理問題、成因及對策研究[J].企業(yè)經(jīng)濟(jì),2003