淺談如何加強應收賬款的管理

遼寧省水利水電科學研究院 李勇 梁宏

加強應收賬款的管理，即對應收賬款在事前、事中、事后進行有效監督和控制，是加快資金周轉，提高資金的使用效率的重要環節，那么如何加強應收賬款的管理呢?下面就這一問題談談自己的看法。

一、我國企業應收賬款的管理現狀

隨著我國市場經濟的發展，越來越多的企業采用信用的方式進行銷售，即賒賬交易，雖然賒賬銷售能增加銷售額，但是會產生大量的應收賬款，這就給企業落后的應收賬款管理水平提出了挑戰。我國企業信用建設水平不高，致使我國企業信用短缺現象大量存在,應收賬款的管理上也存在許多問題。

(一)企業缺乏信用部門

我國在應收賬款管理方面的制度尚未健全。美國鄧白氏信息咨詢公司在2002年就中國應收賬款情況與企業信用進行調查，結果顯示我國70%以上的企業因加入世貿組織，已經廣泛地采取了信用銷售，然而卻有超過半數的公司沒有設立信用部門，三分之一的公司甚至沒有相關的細則，只有6%的公司全面進行了信用管理。

(二)與市場經濟發達國家差距較大

目前我國企業應收賬款平均回款期大約是90天,而國際上發達國家只有45天；我國企業的壞賬率在5～10%左右,而發達國家的壞賬率在0.25%～0.5%之間，相差在10～20倍。與此同時,我國企業的賒銷比例只有20%，而發達國家高達90%以上。以上的對比差距大得驚人，這樣的應收賬款管理水平，根本不能迎接國際以及國內市場的挑戰。

二、我國企業應收賬款管理滯后的緣由

(一)企業缺乏專門的管理部門和制度

許多企業沒有設立獨立的應收賬款管理部門，同時內部也未建立應收賬款的管理制度,有的公司設有相關制度或者部門，也是不能落實到實處，形同虛設。

(二)企業缺乏風險意識

目前市場競爭激烈，許多企業為了擴大銷售，搶占市場，在未對合作方的資信度進行調查就盲目交易，這樣最容易形成死賬、壞賬。

(三)企業之間相互拖欠

因為部分企業注冊資本偏少，資產結構不合理,或者由于經營不善，企業經營流動資金經常出現短缺,企業之間相互拖欠，許多應收賬款因此形成。

(四)對賬不及時

經營過程可能出現貨物與資金流動在時間和空間上的差異，票據記錄、傳遞的時候也可能出現差錯，如果債權債務雙方在經營過程中忽略對賬環節，就給債務方有了拖欠款項的可趁之機。此外，有些企業常用口頭對賬的形式，這樣不能形成合法有效的對賬依據，喪失了對賬的法律效用。

三、減少應收賬款發生的措施

(一)在業務合同中明確各項條款

在與客戶簽訂業務合同時，要注意以下事項，以避免日后與客戶產生分歧而帶來經營風險。

（1）要嚴格杜絕無效合同的出現。簽訂合同要符合“三性”（合法性、真實性、可行性）和“五審查”（對方主體是否合格、授權代理是否合法、資信是否保證、經營范圍是否超出、合同結算方法和法定程序是否符合規定）。

（2）明確各項交易條件，如：價格、付款方式、付款日期、開發票的事項、技術要求、運輸情況等，特別是施工項目應該按工程進度收款，盡量不墊付或少量墊付工程款。

（3）明確雙方的權利和違約責任。

（4）確定合同期限。

（5）加蓋客戶的合同專用章(避免個體行為)。

(二)目前在我國盡量少采用賒銷結賬方式

有的單位片面追求市場占有率，而冒險采取賒銷結賬的運作模式，因為目前在我國賒銷結賬模式是客戶拖欠應收賬款的土壤，并極易造成呆、死賬的出現，所以，在實際工作中盡量少采用賒銷結賬的方式。

(三)增強業務人員的原則性和回款意識

業務人員在與客戶維持良好的關系的同時，一定要增強他們的原則性，也就是要處理好業務人員的同情心和職業道德之間的關系，不折不扣維護本單位的利益。應培養良好的習慣：貨款回收期限的前一周，電話通知或拜訪負責人，告知其結款日期，增強雙方履行合同的意識。

(四)注意客戶發生欠款的危險信號

在日常經營和管理中，客戶出現的一些信息，對應收賬款的安全性是有警示作用的，如：辦公地點由高檔向低檔搬遷、頻繁轉換管理層、業務人員更換頻繁和單位離職人員增加等。

當客戶出現以上危險信息時，我們應采取果斷的措施，降低應收賬款的回收風險。

(五)定期對賬

要形成定期的對賬制度，應每季度（最好是每個月）同客戶核對一次賬目，以免造成單據、金額等方面的誤差，給應收賬款的管理帶來困難，避免雙方財務上的差距越來越大，而造成呆、死賬現象。同時，對賬之后要形成具有法律效應的文書，如客戶加蓋公章回傳等，而不是口頭承諾（形成具有法律效應的文書時限不能超過兩年）。

四、追收欠款的方法

(一)已被拖欠款項的處理方法

（1）檢查被拖欠款項的業務文件是否齊備。

（2）要求客戶提供拖欠款項的原因，并收集資料以證明其正確。

（3）完善客戶跟進制度：越早與客戶接觸，與客戶開誠布公的溝通，被拖欠的機會越低。

（4）定期探訪：如以到付款期，應按時上門收款或電話催收；即使是過期一兩天，也應馬上追收，不應有等待的心理。

（5）樹立形象：客戶是需要教育的，一定要給予客戶一個正確的觀念，我們對所有欠款都是非常嚴肅的，是不容忍被拖欠的。

（6）服務精神：認同及理解客戶的困難和投訴，同時可以利用自身的優勢幫助客戶解決困難。

（7）根據情況發展的不同，建立預告、警告、律師信三種不同程度的追討文件，按情況及時發出。

(二)催收欠款的方法

（1）電話催收，對于客戶數量不大，但每個客戶欠款金額都比較大的來說采用電話催款是非常實用的。

（2）信函催收，采用信函進行催賬是非常正式的，必須明確地向債務人傳遞一個信息，您需要它按照雙方約定的時間付款，信函的結束處一定要給對方確定付款或回復信函的時間。

（3）傳真催收，傳真最大的優點是速度快，可以在最短的時間內以書面形式讓客戶了解你的要求。

（4）上門催收，上門催賬是催賬手段中成本最高的一種，但對于欠款金額較高的債務人，采用面訪進行催賬是非常有價值的。

（5）行動升級：將欠款交予較高級的管理人員處理，將壓力提升。

（6）假起訴：成立單位內部的法律部，以法律部的名義發出追討函件，警告容忍已經到最后期限。

（7）調節：使用分期付款、適當計息、停止供貨（服務）等手段分期收回欠款。

(三)對于呆/死賬的處理方法

折讓；收回貨物；處理抵押品；尋求法律協助；訴訟保全等。

五、建立應收賬款清收制度

對當年新發生的應收賬款年底前應一次性收回，特殊情況不能收回的要寫情況說明，并由主管領導簽字后，送有關部門備案。

賬齡一年以上兩年以內的應收賬款該年度最少要收回50%。賬齡三年以上的應收賬款該年度要收回不低于此類款余額的30%，否則年底考核算未完成任務，并適當扣發獎金。

對應收賬款余額較大，占用時間較長的公司和部門財務處要提出警告，并視不同情況按一定比例收取利息。

明確應收賬款交接制度。

業務人員崗位調換、離職；應在離職（崗）前對經辦的應收賬款進行交接，對每筆應收賬款做出詳細說明，并填制應收賬款交接單由交接人、接手人、部門負責人等簽字，未辦理交接手續而自行離開者給單位造成損失的，將依法追究法律責任。

六、結束語

應收賬款是一把“雙刃劍”在擴大市場增加收入的同時，也會給單位經營管理帶來風險，并增加了應收賬款的機會成本。只有把應收賬款變為現金流入單位，才能為單位帶來真正的收益。

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