企業物資采購活動中的會計風險控制

中鐵物資集團西南有限公司 龔靜

企業物資采購活動是企業在一定條件下，為進行正常的生產和經營活動，針對生產過程中所需的生產材料、設備等物資從供應市場購得，成為企業的生產資源，進而滿足企業自身需求的活動。企業采購物資是企業開展生產的第一環節，企業的戰略采購、日常采購都是在表達企業的生產、運營能力，是企業創造價值的重要表現。

企業開展物資采購活動主要按照以下程序進行，編制采購物資預算、制定采購計劃、申請采購批示、選取物資供應商、查詢物資價格、簽訂采購合同、進行物資采購、物資檢驗入庫、支付物資貨款、進行會計處理等程序。由于采購物資程序復雜，環節多，所以在進行物資采購的過程中極易產生采購風險，只有正確地分析采購物資程序中可能存在的風險，才能做好采購會計風險的控制，有效管理物資采購，提升物資采購的采購質量和降低采購風險，為企業健康進行生產活動提供保障。

一、企業物資采購活動中的會計風險類別

加強對企業物資采購活動的全過程管理與監督，提升采購物資的會計風險管理水平，增強企業物資的質量水平，進而使企業的經濟效益得到增加。

(一)采購物資管理的會計風險

企業采購物資的管理風險主要是由于企業的管理體系不健全造成的。具體地說，主要有以下原因，企業管理的制度和措施不完善；企業的采購行為違反了相關的法律規定；企業的采購行為不受約束等原因。而采購管理的會計風險主要表現為不公示采購物資的信息；不執行合理的物資采購政策；采購的程序有明顯疏漏；采購物資的過程不公正；采購合同的管理不標準等。

(二)編制采購預算的會計風險

企業的物資采購部門編制的采購預算的科學性和準確性有欠缺，會導致企業進行物資采購活動時因為采購物資的數量、時間或質量等出現與實際需求的偏差而產生會計風險；由于供應市場的隨時波動，會影響采購預算編制人員在編制采購計劃的合理性與準確性；采購計劃編制的時間或手段不適當，導致采購會計風險；采購預算預測量不恰當，使企業的采購物資過多或過少，造成企業資金浪費或閑置；企業物資采購部門沒有及時察覺采購物資的價格波動，或是物資的到貨時間、運輸方式等預測得不準確，產生采購預算的會計風險。

(三)請求開展采購的會計風險

企業采購物資部門或相關工作人員向企業上級領導請求采購，如果企業領導不十分了企業的請購制度，隨意指示，則可能由于企業的請購制度和方法的不健全造成采購回不必要的物資，增加企業的資金占用，影響企業的生產經營。

(四)選擇供應商的會計風險

正常進行的企業采購物資活動是在要供應市場對各個供應商進行質量和價格的比較，選取物美價廉的物資作為企業的采購目標。但在實際采購時，可能因為企業缺少考核供應商的評價機制，而無法對供應商進行標準評價，從而可能導致選出了不適當的供應商；供應商的數量和供應方式不正確；供應商的招、投標受到人為操縱；供應商的物質質量不過關；供應商的價格制定不合理；供應商的違約職責設置不當等導致企業采購物資蒙受損失。

(五)物資價格浮動的會計風險

企業采購物資價格風險的發生是由多方面原因導致的，一是物資供應市場因為競爭致使物資的價格變得不確定，導致企業采購不到所需物資而發生企業生產賠償風險；二是可能由于物資供應的經濟政策或是外力導致物資的價格發生；三是由于供應商與某些企業的采購人員一起操縱物資的投標價格，謀取個人私利，致使企業物資采購產生價格風險；企業因為采購價格較低而大量采購，但不長時間物資跌價而使企業蒙受損失；依據企業調查供應市場的信息不準確，導致企業采購產生價格風險。

(六)采購合同產生的會計風險

企業進行物資采購的合同風險是最常見的會計風險，它主要因為合同本身的不完善造成，主要原因表現為：企業采購物資的合同條款闡述不清晰，容易造成誤解產生違約風險；企業采購合同隨便簽訂，非常盲目；采購合同的違約處罰程度不受重視，致使供應商協約時無法維權；采購合同沒有公證。

(七)物資驗收入庫的會計風險

企業把物資采購回來進行驗收入庫，這一過程可能產生人為因素導致的風險。驗收工作人員因為驗收程序繁瑣、責任心不足，未能按照企業規定仔細審查物資數量、物資規格、物資質量、物資價格等，人為簡化驗收入庫手續使得與采購合同不符的物資也得以驗收入庫，致使物資存在的各種問題無法凸顯。如物資質量不過硬；物資的品種與合同不一致；物資的價格存在水分；物資發生短少等。而在會計方面的驗收風險則多表現為：付款審查不嚴格致使資金受損。

(八)物資結算發生的會計風險

物資貨款支付是企業采購物資的最后階段，物資款項支付必須依照企業規定嚴格操作。但由于企業自身制定的支付程序不健全、監督機制不合理的情況下會造成錯付、漏付；或者由企業的資金使用計劃編制不得當、匯率發生變化、合同違規等原因產生結算風險，這些會計風險也會使企業承受不必要的網聊隱患。

二、企業物資采購活動的會計風險控制措施

(一)健全采購物資管理的制度和體系

建立并健全企業的采購物資管理制度，完善企業物資采購體系，從制度和規章有效管理物資采購，使采購物資變得更加科學、更加規范。物資采購管理制度內容要包括管理物資、管理采購、管理采購招標、管理采購計劃、供應商和物資質量、入庫等各個環節。

(二)準確編制物資采購預算

編制物資采購預算要準備收集各部門的物資需求數量和種類，避免資金閑置，合理采購物資。編制采購預算要組織企業各個部門積極參加，初步編制后要逐一審核、仔細修訂，并且要提交企業會計人員核查，最后決策。采購預算經詳細分析，認真核對采購物資的名稱、數量、質量、價格、到貨時間、付款方式、運輸方法和違約責任等具體內容，盡量避免產生遺漏。

(三)規范采購物資請購

企業在采購物資前要派業務熟練的采購人員走訪市場，確定貨源，增加采購管理強度，增大經濟效益。規范企業采購物資請購主要須做到：企業采購部門要依照生產需要量，并且參照企業資金情況、采購預算和實際物資等情況，請購急需的物資，不能馬上投入使用的物資盡可能不采購以節省資金和倉儲；要定期查看物資情況，對于缺少的物資分類，急需的必須馬上請購，以免影響企業生產；企業采購必須統一進行，采購必須進行審批；大金額采購要經過企業管理層同意方能進行。

(四)準確、公正評價供應商

企業選取物資供應商，必須經過完整的評價標準進行評定。企業評價供應商要以物資的質量和企業的戰略需求并重為準，充分考慮物資供應的穩定、長遠來選擇供應商。建立完整的供應商評價打分機制，從供應商能否提供穩定的貨源、保證貨源的質量、供應商是否正規、供應商的財務狀況、物資質量、運送方式和工作靈活度等個方面綜合評價，最終選取綜合比分最高的供應商。

平時沒有采購計劃時，因為供應商競爭不斷加劇和升級，企業要適時管理供應商。企業要定時考核各個供應商的動態變化、合作動機、物資質量和價格、供應商的經營環境等等，以便隨時剔除不合格的供應商，選取更優秀的供應商建立長期合作關系，消除企業采購物資環節可能產生的問題。

(五)構建穩健的物資價格參照體系

企業采購物資價格是物資質量外的最重要的主導因素，企業采購部門要學會綜合比較市場物資的價格，通過批量和單次采購比較價格，適時采取價格談判，盡量綜合自身企業優勢取得最佳性價比。企業要構建穩健的物資價格參照體系，時常在供應市場更新企業價格體系的信息，然后進行價格查詢、價格比較、價格審核及最后敲定價格，根據公開、公平的原則最企業爭取最優的物資價格，并保證物資質量。

(六)規范采購合同管理

企業應當依照相關法律、法規的規定制定采購物資合同，盡可能規避合同風險。要加強物資采購合同的管理，設立合同專人負責管理機制，做好采購合同的信息整理工作，為企業下一步采購提供參考。對于未簽約的合同，要大范圍考查合同的安全性與準確性，避免合同詐騙；要保管好已簽約的物資采購合同，依據合同管理機制要求及時跟蹤合同的執行情況。要定期查看合同是否齊全、歸檔，按照結算到期合同，真實反映合同執行情況。

(七)嚴格把關物資驗收

企業要嚴格把關物資的驗收入庫，可以依照企業實際情況設立一整套嚴格的、便于執行和管理的驗收制度，在制度中明確驗收物資的方法，派遣專人或部門實施物資的驗收入庫，并要填寫驗收記錄。在驗收入庫時如果出現異常，必須及時通知企業，驗收部門或人員要及時查明異常原因并做出處理。

在驗收入庫過程當中，若發現物資與合同規定的物資質量不一致，必須阻止不合格物資入庫并及時與供應商取得聯系，協同解決；要仔細審核合同中規定的交貨情況，在實際驗收入庫過程中仔細核對，做好驗收記錄工作；不合格物資也要做好記錄工作，以便于日后解決問題；驗收人員要定期查看企業庫存，確定物資是否影響企業生產；要采取措施穩定供應商合作關系，減少物資驗收入庫時風險的產生。

三、企業采購物資活動中的會計風險控制的創新舉措

(一)加強采購人員的職業素質培訓

企業必須完善企業采購人員的培訓制度，針對采購各環節的工作人員定期開展業務素質和技能培訓，以提高采購工作人員的工作水平和效率，自覺、主動地幫助企業提升進行物資采購工作的責任，規避采購產生的會計風險。

(二)設立監督采購機制

設立企業采購監督機制，有助于企業提升企業避免采購會計風險的水準，要依照企業實際需求建立監督機制，包括建立內部審計、內部控制、上級監管等機制，監督采購物資活動中的違法、失效現象的發生。建立監督機制時要注重其科學性和針對性，以保證監督機制可以有效執行，以不同的角度監督企業采購物資，規范企業采購行為，形成有效管理。

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