基于計算機的辦公自動化技術分析

王海順

（安陽師范學院 繼續教育學院，河南 安陽 455000）

基于計算機的辦公自動化技術分析

王海順

（安陽師范學院 繼續教育學院，河南 安陽 455000）

辦公自動化（OA）是企業經營管理的新模式，基于計算機的辦公自動化將計算機技術的功能作用充分發揮，為企業提供了高效率、高水平、高質量的經管方案.在辦公自動化技術背景下，電子文件成為了企業辦公的新載體，其將各種文件資料以電子檔案的形式運行傳輸，為企業提供了十分便捷的信息傳遞流程.針對這一點，本文重點分析了基于計算機的辦公自動化技術的相關問題.

計算機；電子文件；辦公自動化；管理

電子文件是企業傳輸信息的主要載體，也是辦公自動化技術運用的表現之一.計算機技術在企業得到全面運用之后，企業的檔案信息資料開始轉變為電子文件形式，給企業內部人員的信息傳輸提供了更好地平臺.為了適應電子文件發展趨勢，企業必須要引進相關技術控制好辦公自動化流程，提高辦公自動化運行的技術水平.

1 風險防范技術的運用

電子文件對于企業自動化管理模式的執行有著重要的作用，其能夠協調好系統之間的運行流程，保證各項數據的靈活運用.基于計算機的辦公自動化技術推廣之后，企業對于OA系統下的電子文件采取了多項管理措施.其中，風險防范技術是不可缺少的一項內容，具體表現為：

1.1 優化管理.電子文件風險防范的根本在于管理體系，企業要對電子文件制定科學的管理計劃，如圖1，檔案管理人員可以頒布和制定某些特定的制度.在管理電子檔案時需控制好人員操作的范圍，非管理人員不得操控系統.

圖1 電子文件自動化管理

1.2 引進技術.先進的科學技術是辦公自動化順利運行的基礎，計算機在運行期間要采取多項措施，對維護電子檔案安全性有著重要的意義.在電子檔案管理時可通過設置密碼的方法，密碼可用于大多數現代的操作系統.

1.3 強化防御.根據企業辦公自動化運行需要，積極創建安全防御系統是比不可少的.電子文件應用流程中采取安全防護也是避免電子檔案受到威脅的一大策略，其對于檔案的維護控制有著重要作用.

2 文件安全技術的運用

計算機技術是企業未來發展的必備技術，其對于各種信息數據的處理都能起到很好的調控作用.電子文件是OA模式下的新載體，其在傳輸過程中常會遇到不同的安全隱患，若不及時處理則會給企業造成巨大的經濟損失.文件安全技術的運用是綜合性的防范體系，可保證電子文件不受外界攻擊，提高了企業辦公自動化的水平.

2.1 數據庫技術.數據庫技術的運用是為了提前防范企業網絡信息出現異常，以保證信息處于安全狀況.企業在辦公自動化中運用數據庫技術可防止電子文件信息出現異常，維護了數據庫內信息運用的安全系數.

2.2 防火墻技術.這種技術能將信任網絡、非信任網絡相互隔離開來，從而創建一個綜合性的安全檢查點，及時控制各種異常信號，如圖2.如：防火墻中的強制實糟能進行安全檢查，防止信息非法存取或攻擊.

圖2 防火墻技術運用

2.3 病毒防護技術.病毒是目前破壞企業網絡信息系統的最大病害，對于病毒問題的處理，企業要通過各種殺毒、防毒的方式加以處理.如：每臺PC機上安裝防病毒軟件客戶端，在服務器上安裝基于服務器的防病毒軟件.

2.4 虛擬網技術.對于網絡管理者來說，其掌握熟練的VLAN技術可為網絡運行營造穩定的環境.虛擬局域網技術下的廣播和單播流量都不會轉發到其他VLAN中，對于企業本身發揮著控制流量及安全防范作用.

3 綜合管理技術的運用

除了針對某一個方面采取調控方案外，企業還要針對辦公自動化采取綜合性的管理技術，從不同的環節協調自動化運行流程.針對電子文件的實際運用，企業在辦公自動化下執行的綜合管理技術需圍繞“風險”進行，通過風險轉移、風險緩解、風險評估等三項工作確保電子文件的安全性.

3.1 風險轉移.轉移策略是為了將電子檔案風險轉移到其它方面，風險轉移的方法可從多個方面提供改進，采用不同的方式保證數據安全.辦公自動化模式創建之后，企業應對電子文件管理制定多套方案，以便管理風險發生后可及時轉移調整.

3.2 風險緩解.電子檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子檔案相關資產重新布置等手段來減小電子檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響.同時，對電子文件的數據包實施優化管理，如圖3.

圖3 數據包運行流程

3.3 風險評估.當風險真正發生之后，企業應盡快采取措施防范，同時應利用其它措施將風險損失控制在最低.通常需要評估的內容包括：攻擊的可能性、發生攻擊所可能造成的毀壞程度、徹底的成本效益分析等相關內容.

4 結論

總之，電子文件是企業辦公自動化的主要文件形式，企業在辦公過程中要靈活運用各種文件技術.為了避免電子文件信息被竊取，企業還應結合OA系統的運行狀況制定安全防范技術，協調好文件傳輸、使用、管理等多個方面的工作，這對于企業未來的經營發展有很大的促進作用.

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