制造業采購風險控制探討

晉兆奎

中煤科工集團重慶研究院財務部，重慶 400039

制造業采購風險控制探討

晉兆奎

中煤科工集團重慶研究院財務部，重慶 400039

采購是企業生產經營的重要環節，是企業獲取利潤的重要來源。物資采購風險又是企業不可逾越的鴻溝，受各種因素影響。因此，企業必須正確認識采購風險，有效控制風險。通過對企業的采購風險進行分析，從流程、制度設計上對采購風險進行控制，從而提出采購風險控制的對策。以期保證企業的生產經營活動正常、有序、高效的運行，提高企業經濟效益和保障企業可持續發展。

采購；風險；控制

企業風險是客觀存在的，風險是指在特定情況下，特定時期內，某一事件導致的最終損失的不確定性。因此企業的任何經營決策都存在風險。采購風險是指在采購過程中由于各種意外情況的出現導致采購的實際結果與預期目標相偏離的程度和可能性，是企業不可逾越的一類風險。

1 采購風險分析

1.1 采購風險產生的原因

在復雜多變的市場經濟環境中，企業的生產經營面對許多不確定的因素。這些客觀存在并且不可預知的事件將直接影響企業的生產經營活動，有可能給企業造成重大損失。主要包括，采購計劃編制依據不充分和方法不科學產生的風險，供應商選擇產生的風險，采購價格風險，采購合同產生的法律風險，物資倉儲和物資儲備風險，采購人員職業道德產生的風險，預付款產生的風險等。

1.2 采購風險分類

采購風險包括人為、經濟、自然等方面的風險，按照采購風險的成因，可以將采購風險劃分為內因型風險和外因型風險。

1.2.1 采購內因型風險：（1）計劃風險：因市場需求發生變動，影響到采購計劃的準確性；采購計劃管理技術不合理，與企業目標發生較大偏差。（2）供應商確定風險：對供應商的品牌、信譽、規模、銷售業績、研發的詳細情況缺乏了解。（3）合同風險： 合同條款模糊不清，盲目簽約；合同行為不正當，如行賄等；合同管理混亂；合同責任不明確、爭議解決方式未確定等。（4）驗收風險： 數量上缺失；質量上以次充好；品種、規格、型號與合同簽訂的不一致。（5）存量風險：不能及時供應生產經營需要，造成缺貨損失引發的風險；物資積壓過多，占用大量資金風險；大量物資積壓，腐爛變質風險；對市場預測不準確，物資報廢風險。（6）道德責任風險：是一種人為風險，工作人員責任心不強，造成合同糾紛；假公濟私，收受回扣、謀求私利等產生的風險。（7）人員素質風險：采購人員不具備基本的采購業務技能和法律常識。

1.2.2 企業采購外因風險（1）質量風險： 供應商提供的物資質量不符合要求，導致產品未達到質量和性能標準，或給企業客戶造成損害。（2）技術進步風險： 企業產品由于社會技術進步而貶值，無形損耗甚至被淘汰；新項目開發周期縮短，采購設備已被淘或使用效率低下。（3）價格風險：供應商有意抬高價格，使企業采購蒙受損失；批量采購可能出現跌價而導致采購風險。（4）意外風險：由于自然、經濟政策、價格變動等因素所造成的風險。（5）合同欺詐風險：合同主體虛假、發票虛假或者作廢，產權虛假；簽訂空頭合同；合同陷阱等風險。

2 采購風險控制

在企業生產經營過程中，原材料、低值易耗品、工程物資等采購占生產成本、工程成本的比重越大，對采購風險控制的就越重要。企業日常采購業務主要通過以下手段加強采購風險控制。

2.1 制定采購風險控制流程設計

企業采購風險控制流程的設計，必須有效控制采購的內因和外因風險，否則風險控制的流程有缺陷或無效。采購風險流程設計主要從流程設計的目標、流程設計要點、流程所用的文件、流程常見問題等方面進行。

第一：要明確流程設計的目標：規范采購風險控制作業；有效規避采購風險，減少企業損失，維護企業利益；健全企業規范化管理體系。

第二：要抓住流程設計要點：建立采購風險控制體系；編制并嚴格執行采購計劃和預算；合格供應商評選機制；采購合同風險管理；加強采購驗收工作；采購付款控制；采購人員管理；風險預警管理。

第三：要制定流程所用的文件：采購計劃書；采購預算書；采購合同；供應商考核表；采購驗收單；采購風險預案；采購人員考核表等。

制定采購風險控制流程需要重點關注以下問題：企業對流程制度缺乏有效的宣貫，部門間流程理解上有偏差；采購風險控制體系不完善，存在漏洞，導致問題出現；監督力度不到位，未能及時發現問題并及時處理；企業制定良好的采購風險控制流程，至少應該考慮以上因素，根據以上要求，本文設計采購風險控制流程圖（圖1），以期能夠為企業采購風險控制流程設計提供參考。

2.2 采購風險控制制度設計

企業采購風險控制制度必須與企業風險控制流程相匹配，采購風險控制制度設計主要從制度設計的目的、主要事項、相關文件及表單、制度制定主體等方面進行。

第一：要明確采購風險控制制度設計的目的：規范采購風險管理作業；加強對采購風險的控制和提前防范；規避采購風險，減少公司損失；完善企業風險管理機制，達成企業規范化管理。

第二：采購風險控制制度的主要內容：建立并完善企業內部控制制度和風險管理體系；采購全過程的監督管理；采購合同風險防范；采購人員的監督管理；道德建設和教育培訓；建立采購風險預警等。

第三：建立采購風險控制制度需要涉及的文件：采購計劃書；采購預算書；采購合同；供應商考核表；采購驗收單；采購風險預案等。

采購風險控制制度的建立是對采購風險控制流程制度的進一步細化，目的是使涉及采購的相關部門和人員，在采購過程中的具體執行所參照的標準和流程，處理問題的程序，人員管理，歸口管理等進行細化。良好的控制流程和控制制度，能夠有效的控制企業采購過程中產生的風險。

3 企業采購風險控制對策

為了防范和降低企業物資采購風險，企業應該針對采購風險控制流程和采購風險控制制度，制定相應的采購風險控制對策，現就規模以上工業企業——甲企業為例，對重點環節的風險控制對策進行闡述。

3.1 制定采購風險控制體系

3.1.1 預警系統：通過對某些關鍵點的關鍵要素設定警戒值，對其進行重點監測、監控，以達到風險的準確預報、準確控制的目標。警戒值的確定一般確定為極值，分為最大值和最小值。甲企業由銷售、生產、技術等部門會商，通過對企業簽訂的銷售合同、材料損耗率、產品安全庫存、生產周期等因素進行綜合分析；確定某月需采購鉑金絲2KG，最大極值為高于采購量的20%，最小極值高于采購量的5%，即本月的庫存最大量為4KG，最小量為2.1KG；經以上部門確認后報總經理批準執行。

3.1.2 應急系統：這是一旦風險發生后企業可以啟用的應急措施。應急系統一般采用備選方案的形式預先準備。甲企業某個產品部件屬于勞動密集型產品市場需求量大，該產品企業既自行生產也采用委托加工的方式生產，當生產任務不飽滿、交貨期較長的情況下，自行生產；當生產任務飽滿，交貨期短，必須采用委托加工的方式解決。這也是生產企業最常見、最普通的應急方式之一。

3.2 編制采購計劃與預算

采購業務從計劃（或預算）開始，包括需求計劃和采購計劃。①采購需求計劃的編制，根據企業的生產經營情況由銷售、生產管理、生產、庫房管理、技術等部門共同會商，及時編制需求計劃，不能指定或者變相指定供應商。特殊情況還需要質量、研發、財務和審計部門共同研討決定。②年度采購計劃必須與年度銷售、生產計劃相對應，結合年初及年末庫存和在途情況加以確定。③企業采購計劃必須納入預算管理的范圍，統籌安排、分月實施。除年度銷售計劃發生重大變化外，不得隨意調整計劃。如年度銷售形勢不樂觀，可于第四季度對采購計劃做局部調整。

3.3 監督采購作業的過程

采購作業的過程必須公平、公開、公正，防止暗箱操作。第一、企業在制定年度采購計劃時，應該確定納入集中采購或招標采購的存貨范圍、不同存貨集中采購的頻率。零星采購一般是按月計劃進行采購。如甲企業確定0.8CM的板材，屬于集中采購的范圍、采購頻率每月一次，月初執行采購。第二、建立招標人員守則，采用公開招標的方式集中采購，對評標委員會的組成及評標人員資格證書做出嚴格要求。第三、建立評標委員會專家庫，外聘專家和企業專家混編機制，完善評標制度和方法。甲企業采用集中招標外聘專家和企業專家各半數的方式進行，分為財務、技術等不同組別，隨機挑選。第四、建立生產部門、生產管理部門和技術部門共同制定制度，相關部門參與配合的機制。

3.4 市場調查及詢價

如何以最優“性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。第一，健全采購定價機制，采取協議采購、招標采購、詢比價采購、動態競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格；如甲企業對采購的棒材和板材必須對國家公布價格進行張貼。第二，采購部門應當每月研究板材和棒材市場價格變動趨勢,與企業相關部門分析論證，最終確定采購執行價格或參考價格，采購價格不得高于確定價格和參考價格。第三，采購部門的采購詢價應當保留完整的詢價紀錄，電話方式必須編制電話詢價表；傳真方式保留傳真件；現場招標方式應當簽字確認，最后將以上記錄附于最終簽訂的合同后，作為佐證資料。

3.5 供應商評估選擇

它是企業采購業務流程中非常重要的環節。第一，建立科學的供應商評估和準入制度，甲企業每年對供應商資質信譽，財務審計報告等情況審查，并結合以前以年度的情況，最終確定合格的供應商清單。第二，采購部門應當按照公平、公正和競爭的原則，與供應商簽訂質量保證協議和價格波動調整協議。甲企業與銅材供應商簽訂了質量保證協議和價格波動調整協議，并規定同型號的銅材3個月內價格波動在1%以內；6個月內價格波動在1.5%內，12個月內價格波動在2%內；采購價格均不作調整，價格波動以國家公布數據為準。第三，建立供應商管理信息系統和供應商淘汰制度，由采購部門提供供應商信息，錄入供應商管理系統，每6個月分別由不同部門進行打分式維護，并實施實時管理和考核評價，根據企業質量、生產管理、生產、財務等部門考核評價結果，實施淘汰機制。

3.6 合同審查及簽訂

采購合同審查及簽訂是指企業根據采購需要、確定的供應商、采購方式、采購價格等情況與供應商簽訂的具有法律約束力的協議，該協議對雙方的權利、義務和違約責任等情況作出了明確規定。甲企業規定集中采購由采購部門根據會商結果，擬定采購合同，生產管理、財務、質量、技術等部門共同會簽后，送企業法律事務部審核，報企業總經理簽字實施采購。甲企業對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，分量、分類進行處理。如貴金屬單次采購量小于500G，差異率小于0.3%；采購量大于500G，差異率小于0.15%。

3.7 合同執行和監督

合同執行和監督，是指企業建立嚴格的采購合同跟蹤制度，根據實際情況，合理選擇的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜，實時掌握物資采購供應過程的情況。第一，按照合同條款實時關注合同的履行情況，對異常情況采取適當的措施。第二，對重要物資采取特殊的跟蹤措施，甲企業對鉆桿焊接工序就采用監督制造、住廠檢驗的方式跟蹤。第三，根據生產進度和采購物資特性等因素，選擇汽運、空運、海運等運輸方式，并視根據情況實施保價。第四，對物資采購實施分批次、分供應商管理，確保物資采購的可追溯性。

3.8 采購驗收

驗收是指企業對采購物資檢驗接收，以確保其符合合同相關規定或產品質量要求。企業應該制定明確的采購驗收標準，嚴格執行檢驗在先，收貨在后制度；驗收人員必須取得檢驗證明后，方可辦理驗收入庫手續。驗收必須按照實際收貨量記錄，嚴禁欠庫（虛假入庫）行為發生。

3.9 采購付款控制

圖1 采購風險控制流程圖

采購付款是指企業在對采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等內容審核無誤后，按照采購合同規定及時向供應商辦理支付款項的過程。甲企業采購付款視以下情況進行處理。①現款采購：首先應將該發票交由財務部門審核，現款采購申請單必須列明合同編號，采購用途，是否加急付款、等要素，并按權限辦理相關流程。②預付款采購：預付款采購除現款采購的相關要素和流程外，必須提供供應商的詳細資料（國有、私營等），經法律事務部登記備案，方可交由財務部門付款。③資金計劃付款：嚴格按照合同規定和掛賬付款，由采購部門提出，經法律事務部門、財務部門核對后總經理簽署付款申請計劃；采購部門憑付款申請計劃，填寫付款申請單，交由審計部門簽字，然后交由財務部門核對付款。第四：嚴格控制現金采購，低于0.1萬元的同城采購可采用現金方式，異地采購和高于0.1萬元的同城物資采購，嚴禁使用現金采購。

3.10 采購人員考核

采購人員的考核是對采購部門和人員工作的一種鑒定。考核的目的是防止舞弊，減少企業損失，為部門和個人獎勵提供參考。企業應該通過建立各環節的考核制度，并加強對采購部門和采購人員的檢查和考核，把采購任務和各項相關工作進行分解和明確責任分工，分別落實到各相關部門和采購人員個人，加強其責任心，調動其積極性，以盡量避免采購采購風險的發生。

3.11 職工教育、培訓

首先，企業應該建立道德風險防范機制，形成風險管理文化；重視采購人員的忠誠度和責任感；加強對職工尤其是采購業務人員的教育，不斷增強法律觀念。重視職業道德建設，做到依法辦事，培養企業團隊精神，增強企業內部的風險防范能力。其次，加強對采購人員的管理和培訓工作，可以采取有針對性的教育與培訓，讓他們能夠正確理解和運用物資采購工作的原理及操作要領，全面準確地掌握有關法律法規和政策，不斷提高業務素質，才能從根本上避免或減少人為因素造成的采購分風險。

3.12 工作總結、改進風險控制工作

由于采購業務對企業生存與發展具有重要影響，因此企業至少每年度應該對采購工作進行總結，以改進采購風險控制工作。采購風險工作總結，主要是對本期內發生的采購風險進行分類、整理、評估、分析；發現風險控制流程和風險控制制度的缺陷或不足，執行風險控制中的薄弱環節；總結經驗，吸取教訓；不斷優化采購流程。完善采購風險防范體系，全面提升企業采購效能。

綜上所述，采購風險是企業生產經營活動中不可避免的。企業通過對自身采購風險進行識別、分析，設計合理的風險控制流程和制度，加強企業采購風險管理，并有針對性地對企業采購風險進行分析，制定切實可行的風險應對策略，就能有效地防范、控制采購風險。采購風險控制的最終目標是改善企業運營和管理水平，增加企業價值，實現企業的發展目標。因此，企業內部各部門和人員需要通力合作，才能達到預期目標。

[1]北京弗布克管理咨詢有限公司.采購風險控制[J].商界評論，2011（6）

[2]將占華.企業內部控制配套指引解讀及應用指南[M].北京.中國商業出版社，2010.

[3]胡為明.內部控制與企業風險管理[M].北京.電子工業出版社，2009.

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.14.087

晉兆奎 職務：財務經理 職稱：會計師、經濟師。