上海財經大學：協同辦公深化行政管理

文/韓婷 袁林 胡慶亮

上海財經大學：協同辦公深化行政管理

文/韓婷 袁林 胡慶亮

隨著信息網絡技術的飛速發展，網絡應用已深入到高校的教學、科研、管理等各個方面。相對于其他系統而言，學校辦公自動化系統（OA）的建設與推廣一直比較滯后，但是，其建設需求極為緊迫。在行政管理方面，學校各辦公流程相對比較復雜，且環節眾多，使得行政辦公效率普遍較低，無法實現協同辦公，無法為學校領導層改善學校行政管理水平而提供行政管理的決策信息。隨著學校二級管理體制的逐步建立、全校性信息門戶與平臺的建設與發展，OA的建設變得越來越重要。為了進一步適應高校現代化管理的需求，推進高校校務公開，一套集網絡化、自動化、智能化于一體的辦公自動化系統，無疑是高校邁向管理現代化的“基石”。借助辦公自動化系統，學校重新梳理并規范了行政管理流程，解決辦公環節繁多的問題，真正實現協同辦公，同時也使學校各級領導從繁瑣、無序的事務處理工作中解放出來，從事核心的規劃、分析與決策工作，提高行政管理水平與管理效率。

2005年下半年，根據學校在教育管理和辦公實務方面的實際需求和發展需要，上海財經大學辦公自動化系統建設正式啟動。項目以溝通、協作、協調為建設目標，旨在幫助員工實現信息、資源的共享，增強員工協同工作的能力，強化領導的監控管理，實現公文流轉、審核簽批等行政事務的自動處理，促進管理的電子化和規范化。

協同辦公整合各個要素

上海財經大學辦公自動化系統通過對各辦公要素的整合，實現工作流、信息流和知識流的全面管理，規范辦公流程，提高辦事效率，降低辦公成本。具體成效主要有五個方面。

系統功能覆蓋面全

系統功能覆蓋學校行政辦公的各個環節，為全體行政人員提供協同辦公環境，并且支持遠程辦公和事務委托；公文、材料全部實現無紙化流轉、分發和查閱，通過與檔案系統集成實現文件的電子歸檔，為學校節約大量資源。系統功能結構如圖1所示。

我校辦公自動化系統從2008年3月上線使用至今共流轉包括發文、收文、會議紀要、內部請示、用章申請、證明/介紹信、權限變更申請、督查督辦、信訪等公文11912件，發布通知公告數量為3029件，會議申請3479件，內部郵件243709件，檔案文件11260件，其他文檔3442件。內部郵件以其快捷、方便、人性化的特點，使得應用效果尤為突出。辦公自動化系統的全面應用，使得每年由辦公自動化系統節約的紙張成本相當可觀。

規范、優化辦公流程

辦公自動化系統的建設伴隨著學校辦公流程的梳理和完善：通過系統建設，規范了學校發文、內部請示、信訪、督查督辦等10余項流程，學校辦公流程變得規范、有序，行政人員責任明確，權限分明，具體事務落實；系統使用還促進事務處理公開透明，工作效率得到大大提高，如在學校的內部請示方面，使用系統前常常發生文件送錯部門，文件越級報送，文件處理速度緩慢，申請部門無法獲悉文件位置及處理結果等問題。在系統建設過程中，學校對內部請示流程進行梳理，明確主辦部門，在系統實現上杜絕了越級上報，強化對流程的監控，防止文件的錯送誤送。同時申請部門可以隨時查詢文件目前位置及處理情況，文件流轉實現透明化和規范化。

加快信息流通

通過使用辦公自動化系統，領導層下達的文件、通知、任務可以迅速傳達到相關人員，無任何中間環節。行政人員可以在第一時間知道學校的最新動態和政策，更加關注學校的發展。同時，信息的流通免去諸如打印、分發、打電話、找人等諸多困擾，與學校檔案管理系統進行自動集成，對已處理的文件自動歸入檔案系統，節約了紙張、人力等辦公成本，有效支持多部門之間的協同工作，實現高效協作辦公。此外，系統還為用戶提供許多個人辦公的實用功能，如日程安排、內部郵件、事務委托等。

整合資源、加強知識共享

通過辦公自動化系統的使用，學校的各類公文、材料、簡報和規章制度等資源都實現了整合和集中管理，便于學校教職工進行信息查詢。各院系、部門將每年的工作計劃、工作總結集中上報，由校長辦公室統一管理，強化學校各項工作的監督和檢查。資源的整合與信息共享促進校務公開，提高信息服務質量和信息資源的利用率。

支持領導管理與決策

辦公自動系統中的各事物處理提供“觀察箱”功能，方便領導層隨時查看各項工作的進程，增強管理層對組織的控制力，及時有效控制各部門、各個人員的工作進度情況；實時、全面掌控各部門的行政辦公情況，及時發現問題和隱患，及時解決，從而減少差錯，避免突發事件，反復出現的問題或情況納入常規工作進行管理和控制，防止低效辦公。系統還提供按部門和按事務分類兩個維度的統計報表，為領導管理與決策提供依據。

系統功能覆蓋學校行政辦公的各個環節，為全體行政人員提供協同辦公環境，并且支持遠程辦公和事務委托。

辦公自動化系統建設歷程

2006年2月，項目啟動。

2006年3月～5月，完成需求調研和分析，形成需求規格說明書。

2006年6月～2007年2月，完成基本功能模塊的開發。

2007年3月～6月，系統功能測試與問題梳理。

2007年7月～12月，系統二次開發與測試。

2008年1月～3月，系統試運行準備與用戶培訓。

2008年3月24日，系統全部模塊正式啟用。

2008年4月～2009年5月，系統試運行期間問題跟蹤與功能完善。

2009年6月，項目驗收。

系統成功的關鍵

學校領導推動系統應用的開展

從辦公自動化建設、實施到推廣應用，領導重視是關鍵。辦公自動化是一個系統工程，需要領導的重視，在機構、人員上有所保證，落實必要的經費，進行相關管理制度的制訂和執行。辦公自動化系統建設的層次越高，工作模式的改變越大，涉及的面越廣，越不容易實施，越需要領導在制度、人員、經費等各方面給予切實的支持。辦公自動化系統能否成功地建設實施，與領導的決心、重視程度有著極大的關系。沒有領導的重視，辦公自動化系統的建設舉步維艱。

我校實施辦公自動化能夠取得較好的成效，首先就得益于學校領導十分重視辦公自動化系統的建設，給予切實的支持，主抓辦公自動化系統的建設工作；系統建設由始至終都得到校領導的積極支持和參與。需求分析階段，根據校領導的管理理念和思路，把握系統總體要求；系統設計階段，校領導牽頭確認行政管理流程；系統應用與推廣階段，校領導的號召與積極參與帶動整個學校的學習熱情。因此，校領導的支持與參與是我校辦公自動化系統建設成敗的決定性因素。

相關部門配合到位

辦公自動化系統的建設，不是一個人、一個部門的事，必須得到各職能部門的積極配合。我校在辦公自動化系統建設之初，就將各部門職責作了明確劃分。黨委、校長辦公室負責辦公自動化系統用戶注冊、權限管理，以及推廣的各項工作；信息化辦公室給予技術、人員等方面的支持和幫助；全校各單位都確定一名辦公自動化系統流轉人員，由各單位辦公室主任或較年輕的具有一定計算機應用水平的行政職員擔任，學習辦公自動化系統的使用、簡單故障排除，培訓并帶動本部門領導、科室積極使用辦公自動化系統，本部門的其他普通用戶均由流轉人員進行內部培訓。目前，全校所有辦公自動化系統用戶都養成每天上班就打開系統查看、處理公文的良好習慣。

以梳理流程、規范管理為先

為配合辦公自動化系統的建設，規范日常管理，學校還對各辦公流程進行梳理.通過規范并優化行政管理流程，實現協同辦公，提高管理效率，提高信息公開和信息服務水平。對流程進行梳理是為了避免在后續系統建設過程中由于流程頻繁變更而延緩系統建設進度，提高項目建設的效率，同時也從流程上提高辦公效率。

建設實施過程科學合理

為了順利實現傳統辦公向網絡辦公的過渡，我校堅持按照學校信息化建設“總體規劃、分步實施”的原則，分步驟地推進辦公自動化系統建設的各項工作。

一是宣傳發動。學校領導在中層干部會議上強調推行系統的重要性和緊迫性，在各單位行政領導中首先展開全面培訓，并實時監控系統使用情況，保證系統正常運行。

二是分步啟用。我校辦公自動化系統內一共10幾個功能模塊，內部請示、用章申請、通知、公告、會議、郵件等功能都是日常辦公經常需要使用到的。但考慮到辦公系統所有用戶年齡差距較大、計算機水平參差不齊，如果一次全部推開，所有模塊都投入使用，顯然很難達到方便大家辦公的目的，反而會使一些用戶產生畏難情緒。因此，我們采用先易后難的順序逐個模塊推廣使用，先將簡單易上手的通知公告、會議管理、用章管理、證明/介紹信、內部郵件等模塊率先啟用，如發文管理、內請管理、文檔管理等流程較復雜的模塊后續逐步啟用。一旦用戶上手，就會發現辦公自動化系統的各種優點，使其提高使用的積極性，很快就能帶動身邊的人一起使用。

圖1 上海財經大學辦公自動化系統功能結構

三是用戶參與、多級培訓。為了有效實現系統從需求、設計、開發、測試、應用等環節的平滑過渡，用戶必須全程參與系統建設，特別是系統進入實施階段后，需要組織用戶進行充分的系統測試，盡快發現系統問題，確保系統正式上線后的穩定運行。同時系統培訓工作應根據不同的用戶對象，針對不同用戶功能操作要求和應用重點展開多批次的培訓，如面向黨辦、校辦人員、校領導、中層干部、院系部門行政辦公人員的培訓等，確保系統進行快速切換和推進、功能得到充分使用。

技術服務及時有效

現代的辦公自動化系統通過計算機網絡將所有員工聯系起來，大部分的工作通過網絡完成，是全員的辦公自動化。因此要求所有工作人員，上至單位領導，下至各級辦事人員，都能使用電腦，否則，辦公自動化就無法實現。目前的辦公自動化系統，行政人員只要能掌握基本的Windows 和Office操作，就能進行工作。但是，為了保障辦公自動化系統的成功實施，我校對全體教職員工進行專門的培訓，印發使用手冊，便于有重點地講解，全面覆蓋，重點突破。系統管理員實時檢查辦公自動化系統運行情況，做好系統維護記錄，發現問題，盡快解決，遇到無法解決的問題及時向有關技術服務部門反饋，請其派專人解決。認真聽取各部門流轉人員的意見，并根據實際情況向軟件設計公司提出合理的更新升級建議，使辦公系統模塊設計更加優化，更趨合理，更貼近學校的實際情況，在最大限度上發揮其強大的辦公功能。

上海財經大學辦公自動化系統的建設改善了學校行政管理的各個方面，規范并優化行政辦公流程，加強部門之間的協同辦公，促進校務公開，提高辦公效率和行政管理水平。隨著學校管理體制、管理流程的不斷發展，辦公自動化系統將進一步進行應用范圍的拓展和應用深化，更好地支持學校的行政管理工作。

(作者單位為上海財經大學信息化辦公室)