證件管理系統的實現

劉華英

中海油田服務股份有限公司IT支持服務中心，天津塘沽 300452

證件管理系統的實現

劉華英

中海油田服務股份有限公司IT支持服務中心，天津塘沽 300452

證件管理系統是典型的管理信息系統(MIS)，其開發主要包括后臺數據庫的建立和維護以及前端應用界面的開發兩個方面。對于前者要求建立起數據一致性和完整性強、數據安全性好的庫，而對于后者則要求具備應用程序功能完備，易使用等特點。根據用戶的工作特點，我們采用了Access作為開發軟件。該MIS實現的主要功能包括：1）人員基本信息的錄入、修改；2）五小證等七種證件信息的錄入、修改；3）人員基本信息和證件信息實現按日期、部門等的分類查詢；4）實現提前一個月或兩個月（按各種證書的不同提醒時間要求），統計證件將要到期人員的相關信息；5）按不同部門，提交人員基本信息及相關多種證件信息的報表；6）實現所有報表和到期提醒的證件相關信息的Excel導出功能。7）實現一打開EXCEL表，自動從ACCESS中生成相應信息。

ACCESS；證件管理；ACCESS與EXCEL數據的共享

1.開發背景

該單位共有員工400多人，其中一線人員大約300多人，需按照四個部門進行劃分。一線員工的健康證體檢一年一次，五小證、防H2S證、健康證、井控證、消防培訓、危化品、安全資格及特殊工種等證件三到五年培訓一次，時間不等，每天、每周、每月需要做計劃，一直用EXCEL進行篩選、手工操作，不僅繁瑣，而且準確性比較差。每次向外單位提交各報名表時，信息不但涉及各證件，而且需包括對方所要求提交的其它基本信息，每次提交需把多個EXCEL表的信息進行綜合、篩選，出差率較高。.

2.總體設計

2.1 設計思路

2.1.1 由于原數據庫用的是EXCEL，首先需把數據從EXCEL導入ACCESS。

2.1.2 數據庫中的員工需按四個部門進行劃分，員工的信息需按基本信息、五小證、防H2S證、健康證、井控證、消防培訓、危化品、安全資格、特殊工種進行劃分。

2.1.3 按照不同的提前時間將快要到期的用戶信息，以各種證書為單元自動彈出。

2.1.4 由于需要以EXCEL形式提交各種證件的申請表格，因此不但要在ACCESS中能看到各種統計數據和報表，還需把各種統計數據和報表以EXCEL表格的形式提交給各有關方。

2.2 詳細功能

2.2.1 可添加、修改各用戶的基本信息、各種證件信息。

2.2.2 可查詢證書各有效期段的用戶信息，也可實現姓名、證書號等各類信息的查詢。

2.2.3 提前一個月或兩個月（按各種證書的不同提醒時間要求），統計證件將要到期人員的相關信息，以彈出窗口的方式實現。

2.2.4 生成總的報表，該報表還可導出成EXCEL。

2.2.5 打開各有關方提供的標準申請表，自動完成相應用戶信息的填充。

3.詳細設計

3.1 首頁（報表中的四個實際部門，用部門1、2、3、4代替）

3.2 按各種證書的不同提醒時間要求，自動彈出的將要到期的各種證書（用戶信息已用黑色蓋住）。

3.3 一打開就自動填寫好的各有關方給的EXCEL報名表（用戶信息已用黑色蓋住）。

4.系統的測試和維護

4.1 本人在設計測試方案時，在輸入確定的數據后，從系統功能出發，測試是否實現了預期的測試結果。

4.2 測試用例不僅要包括合理、有效的輸入數據，還要包括了無效的或不合理的輸入數據。

4.3 不僅要檢驗程序是否做了該做的事，還要檢查程序是否同時做了不該做的事。

5 總結

此“證件管理系統”使用戶在以下方面得到了改善：

1）用戶不用手工查找證書快到期的用戶名單。此系統實現了統計功能。

2）避免了某些信息發生錯誤的可能，如用戶原來用的多個證件的Excel表里都有身份證號信息，有出現不一致的可能。通過此系統，就實現了信息的唯一性，從而提高了信息的準確性。

3）以彈出窗口的方式，實現了提前一個月或兩個月（按各種證書的不同提醒時間要求），統計證件將要到期人員的相關信息。

4）此系統按用戶提交外單位Excel表格的要求，把相關信息組合在同一表中，減少了用戶在提交表格時，需在不同的Excel表中查找相關信息的麻煩，實現了用戶信息的自動填寫。

5）此系統實現了多種組合查詢的要求，能大大地方便用戶做各種信息統計工作。

[1]孫連三. Access從入門到精通. 人民郵電出版社，2008.

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.10.055

劉華英 出生日期：1977.10.4 學歷：本科 單位：中海石油服務股份有限公司ITSC塘沽基地職務：中級網絡運維工程師。