基于Web的辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)

劉飛

河北廣電網(wǎng)絡集團秦皇島有限公司， 秦皇島 066000

基于Web的辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)

劉飛

河北廣電網(wǎng)絡集團秦皇島有限公司， 秦皇島 066000

所設計的辦公自動化系統(tǒng)主要功能包括：系統(tǒng)管理、發(fā)文管理、收文管理、檔案管理和信息網(wǎng)絡發(fā)布等幾部分，選擇了技術標準化程度高、開放程度好的B/S結(jié)構(gòu)體系，采用PHP+Apache+ MySQL技術，引入工作流，具有成本低、易用性強、功能較完善、界面友好、易于管理的特點。

辦公自動化；B/S結(jié)構(gòu)；Apache；PHP；MySQL

隨著計算機網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，Internet/Intranet應用在全球范圍內(nèi)日益普及，當今社會已步入信息社會，人們普遍使用計算機來提高個人工作效率，希望可以自動處理日常辦公事務，提高整體工作效率。辦公自動化系統(tǒng)（OA）應運而生，辦公自動化系統(tǒng)的出現(xiàn)規(guī)范了工作流程，提高了辦公效率，使工作更加條理化，加快了信息化建設的步伐，實現(xiàn)管理工作的信息化、科學化，全面提升了管理水平。

辦公自動化(Office Automation)簡稱(OA)，是20世紀70年代中期在發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的，是將計算機技術、通信技術、系統(tǒng)科學及行為科學應用于繁雜的辦公事務處理中的一項綜合技術。其發(fā)展大致經(jīng)歷了三個階段，第一個階段是辦公過程中普遍使用現(xiàn)代辦公設備；第二個階段是辦公過程中普遍使用電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理，表格處理、文件排版輸出和進行人事財務等信息的管理等；第三個階段是辦公過程中網(wǎng)絡技術的普遍使用，這一階段在辦公過程中通過使用網(wǎng)絡，實現(xiàn)了文件共享，網(wǎng)絡打印共享，網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫管理等工作。

辦公自動化建設的本質(zhì)是以提高決策效能為目的。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

1 相關技術支持

辦公自動化是多種設備和先進技術的綜合，也是人機一體的有機整體，辦公自動化系統(tǒng)的關鍵技術有計算機技術、通信技術、自動化技術、數(shù)據(jù)庫技術和中間件技術等。

這些關鍵技術表現(xiàn)在：

1.1 web在辦公自動化中的應用

20世紀末Internet技術的發(fā)展，極大地改變了人們的生活。如今Internet已經(jīng)滲透到人們的日常生活中了，對當今社會的發(fā)展和變革產(chǎn)生了深刻的影響。

目前許多的Web應用都需要更加復雜的表現(xiàn)和邏輯處理，采用三層體系結(jié)構(gòu)，把數(shù)據(jù)的生成和數(shù)據(jù)的表現(xiàn)兩部分都集成在動態(tài)頁面中了。這就使動態(tài)頁面變得非常龐大，而且應用的表現(xiàn)和邏輯處理混合在一起，給Web應用系統(tǒng)的開發(fā)和維護帶來了許多困難。

針對此類問題，出現(xiàn)了一種新的四層體系結(jié)構(gòu)，將邏輯處理和應用的表現(xiàn)分離開來。其體系結(jié)構(gòu)如圖1所示：

圖1

在此體系結(jié)構(gòu)中Web服務器主要負責Web應用的表現(xiàn)，應用服務器主要負責Web應用的邏輯處理。用戶通過瀏覽器向服務器發(fā)送請求，Web服務器接收客戶端發(fā)來的請求，對請求進行分析轉(zhuǎn)換，調(diào)用相應的應用服務器中的邏輯處理程序。邏輯處理程序可和數(shù)據(jù)庫交互，將邏輯處理結(jié)果返回給Web服務器，Web服務器再將結(jié)果發(fā)送給客戶瀏覽器。

1.2 開發(fā)B/S結(jié)構(gòu)主流技術

自動化辦公系統(tǒng)，采用PHP+Apache+Mysql技術,再加上Linux作為執(zhí)行平臺，這種組合幾乎是免費的，既可以實現(xiàn)遠程網(wǎng)上辦公，又具有費用低廉、跨平臺性好、快速、穩(wěn)定、安全等優(yōu)點。

1.3 PHP技術

P H P，一個嵌套的縮寫名稱，是英文“超級文本預處理語言”（PHP：Hypertext Preprocessor）的縮寫。PHP是一種HTML內(nèi)嵌式的語言。PHP獨特的語法混合了C、Java、Perl以及PHP自創(chuàng)新的語法。它可以比CGI或者Perl更快速地執(zhí)行動態(tài)網(wǎng)頁。PHP執(zhí)行引擎還會將用戶經(jīng)常訪問的PHP程序駐留在內(nèi)存中，其他用戶再一次訪問這個程序時就不需要編譯程序了，只要直接執(zhí)行內(nèi)存中的代碼就可以了，這也是PHP高效率的體現(xiàn)之一。PHP具有非常強大的功能，所有的CGI或者JavaScript的功能PHP都能實現(xiàn)，而且支持幾乎所有流行的數(shù)據(jù)庫以及操作系統(tǒng)。

1.4 Apache

Apache服務器是目前WWW網(wǎng)站采用最多的服務器，快速可靠，可通過簡單的API擴展，Perl/Python解釋器被編譯到服務器中，具有完全免費，完全源代碼開放等特點。如果你需要創(chuàng)建一個每天有數(shù)百萬人訪問的Web服務器，Apache可能是最佳選擇。

1.5 MySQL

MySQL是一個可用于多種操作系統(tǒng)的關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，是一個具有客戶機/服務器體系結(jié)構(gòu)的分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，適用于網(wǎng)絡，可在Internet上共享數(shù)據(jù)庫。MySQL是一個真正的多用戶、多線程、可在不同平臺上運行的SQL數(shù)據(jù)庫服務器。MySQL主要目標是快速、健壯和易用。

2 系統(tǒng)需求分析

辦公基于工作流，完全采用計算機技術處理辦公業(yè)務，使內(nèi)部人員能夠方便快捷地交流和共享信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作，同時又能實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為決策提供科學的依據(jù)，從而提高效率。

2.1 系統(tǒng)設計原則

2.1.1 開放性和標準性

從計算機軟硬件平臺的選擇，應用系統(tǒng)從選型、設計到開發(fā)，都要充分考慮“標準和開放”的原則，要留有相應的接口，使之具有靈活性和延展性。

2.1.2 先進性和成熟性

建立的系統(tǒng)和采用的技術在國內(nèi)外應具有先進性，符合當前技術和管理發(fā)展的方向。同時應確保系統(tǒng)和技術是成熟的，盡量減少系統(tǒng)的風險。

2.1.3 可維護性、可擴充性

所設計的系統(tǒng)不僅要能滿足當前的使用要求，還需要保證今后一段時間內(nèi)它仍是業(yè)務應用的主要系統(tǒng)工作平臺，所以設計時必須考慮未來的技術發(fā)展，并具有可維護性和可擴充性。

2.1.4 高可用性和可靠性

系統(tǒng)運行應該穩(wěn)定可靠，有足夠的防錯、容錯措施，要考慮到特殊情況下硬件和軟件的故障恢復措施，用戶界面應直觀一致，方便于工作人員操作使用。

2.1.5 安全保密性

系統(tǒng)除需遵循傳統(tǒng)管理原則外，更注重數(shù)據(jù)的一致性和保密性規(guī)定，一般包括：網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全性、操作系統(tǒng)的安全性、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全性、應用系統(tǒng)的安全性。

2.2 系統(tǒng)設計目標

辦公自動化系統(tǒng)的核心任務是實現(xiàn)單位內(nèi)部辦公信息化、管理信息化和工作流程信息化，從而改善各部門信息收集、交換和發(fā)布方式，使得各部門在處理自己的工作時，具有良好、充分的信息保證和技術支持手段，提高工作效率和領導決策質(zhì)量。

其設計目標如下：

(1)信息的充分共享；

(2)為領導決策提供最大的支持；

(3)用電子流程再現(xiàn)人工流程，逐步實現(xiàn)無紙辦公，文檔一體化；

(4)節(jié)約辦公成本；

(5)極大地提高員工的工作效率；

(6)保證信息的及時獲取；

(7)規(guī)范管理體制。

2.3 系統(tǒng)設計內(nèi)容

辦公自動化系統(tǒng)將現(xiàn)代技術裝備，科學管理思想和行為科學有機結(jié)合在一起，應用于辦公工作以提高辦公質(zhì)量和效率。主要內(nèi)容包括文字處理、報表處理、數(shù)值和非數(shù)值計算、圖形圖像處理、語言處理、通信、信息存儲與管理、日程管理和輔助決策等各方面。

2.4 系統(tǒng)功能組成

辦公自動化系統(tǒng)的功能主要有收發(fā)文管理、外出人員管理、會議管理、領導活動安排、論壇管理、個人用戶管理、電子郵件、遠程辦公、檔案管理、綜合信息、簡報期刊等，具體功能由各單位需求不同而異。

3 系統(tǒng)設計

辦公自動化系統(tǒng)應該實現(xiàn)工作流程的自動化，牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。

圖2

基本模塊結(jié)構(gòu)如圖2所示。

從整個系統(tǒng)的基本功能和應用的對象來看，系統(tǒng)管理模塊是整個架構(gòu)的重中之重，是整個系統(tǒng)的核心部分。系統(tǒng)管理模塊的結(jié)構(gòu)如圖3所示。

圖3

3.1 數(shù)據(jù)庫設計

數(shù)據(jù)庫設計所要解決的問題是：對于一個給定的應用，設計優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫邏輯和物理結(jié)構(gòu)，使之滿足用戶的信息管理要求和數(shù)據(jù)操作要求，有效地支持系統(tǒng)的運行。數(shù)據(jù)庫設計的目標是為用戶和系統(tǒng)提供一個高效的運行環(huán)境。

3.1.1 需求分析

企業(yè)都追求高額利潤，在培養(yǎng)人才方面沒有具體的義務，也沒有相關政策要求企業(yè)培養(yǎng)人才，因此，高校制定的人才培養(yǎng)方案中涉及的畢業(yè)實習時間、強度、崗位輪換等方面與企業(yè)之間存在差距，尤其是在畢業(yè)設計與畢業(yè)論文開展期間，企業(yè)的生產(chǎn)與研發(fā)是分開工作的，學生的實習企業(yè)多數(shù)是在生產(chǎn)一線，企業(yè)內(nèi)的實驗室也是與生產(chǎn)相適應的，也沒有專業(yè)的技術人員對學生的畢業(yè)設計和論文進行指導，導致部分學生的畢業(yè)設計和畢業(yè)論文質(zhì)量差。另外，部分學生到企業(yè)實習，不愿意同工人一起工作，工作不認真，遲到早退甚至曠工，也給企業(yè)帶來了不好的影響。

在系統(tǒng)需求分析階段，收集用戶需求，明確地了解有用數(shù)據(jù)及管理對象，進行需求分析、反復權(quán)衡制訂初步方案，為數(shù)據(jù)庫的進一步設計打下基礎。

3.1.2 概念設計

從用戶觀點來描述數(shù)據(jù)庫，即對現(xiàn)實世界（實際辦公流程），包括人員、機構(gòu)、概念、事件等進行描述，進而抽象出系統(tǒng)管理的基本模式。對已有的存儲文件（公文、報表等）、原始憑證等進行分析，若不需變動的則視為一個實體，如需變動的再進一步分解、組合，最后將每一個數(shù)據(jù)存儲視為一個實體，分析實體之間的聯(lián)系和實體的屬性，導出符合用戶要求的概念模型。

3.1.3 邏輯設計

目標是精確地表示出數(shù)據(jù)的關系，其結(jié)果為一系列的表格和數(shù)據(jù)字典。具體做法是對數(shù)據(jù)存儲（如表格等）和上級報表經(jīng)過修改（如增、減項目，分解表格等）即可得到數(shù)據(jù)庫的二維表格，經(jīng)過分析設計的關系模型一目了然，數(shù)據(jù)之間的依賴關系很清晰。

3.1.4 物理設計

數(shù)據(jù)庫的物理設計涉及選取存儲結(jié)構(gòu)和存取方法的過程，即描述系統(tǒng)中各類數(shù)據(jù)的內(nèi)部表示（內(nèi)模式），主要考慮節(jié)約空間，提高存取速度。

3.2 工作流管理

3.2.1 工作流基本概念及其定義

工作流是計算機支持的協(xié)同工作(CSCW)研究的一個重要方向，是近年來在計算機應用領域中發(fā)展最為迅速的幾項新技術之一。工作流管理聯(lián)盟給出工作流定義是：工作流是一類能夠完全或者部分自動執(zhí)行的經(jīng)營過程，它根據(jù)一系列過程規(guī)則，文檔、信息或者任務能夠在不同的執(zhí)行者之間進行傳遞與執(zhí)行。

3.2.2 如何自定義工作流

工作流的設計定義務必要做到簡單明了，應該把精力集中放在每個工作流節(jié)點中所定義的業(yè)務操作里去，分析會有哪些業(yè)務操作，以及分析會有什么基礎操作是可以共享的，可以成為定義新操作的基石。

3.2.3 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)及存儲結(jié)構(gòu)設計

以WfMC提出的工作流參考模型為基礎，在設計上采用了三層結(jié)構(gòu)的設計模式，從而改善系統(tǒng)的擴展性和易維護性。

3.2.4 用改進的活動圖縮短調(diào)研時間

為了更好地表示用戶的業(yè)務流程及用戶同程序員在業(yè)務流程表達上達成共識，將UML語言引入到工作流的描述上來，用活動圖來表示業(yè)務流程圖，軟件開發(fā)者基于活動狀態(tài)圖來對工作流的過程進行建模分析。

3.2.5 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)及存儲結(jié)構(gòu)設計

采用辦公工作流系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)模型，以WfMC提出的工作流參考模型為基礎，在設計上采用了三層結(jié)構(gòu)的設計模式，從而改善系統(tǒng)的擴展性和易維護性。

3.2.6 辦公工作流系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)模型

采用三層結(jié)構(gòu)的設計方案，將整個工作流系統(tǒng)劃分為三個邏輯層次，分別為用戶界面層、商業(yè)邏輯層和數(shù)據(jù)服務層。

4 結(jié)論和展望

全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動化發(fā)展的必然趨勢，從技術發(fā)展角度來看，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術、安全技術和軟件理論的發(fā)展，實現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。但是數(shù)字化辦公會沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權(quán)力和利益的重新分配，另外管理人員原有的工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，短時間內(nèi)改變尚需時日。

實現(xiàn)數(shù)字化辦公離不開工作流技術，目前比較流行的是以郵件系統(tǒng)為基礎的工作流技術，或叫群件技術。這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件作為消息傳遞手段，不需要使用專用的郵件系統(tǒng)做消息平臺。因此基于web的工作流軟件將在未來的數(shù)字化辦公領域占主導地位。

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10.3969/j.issn.1001-8972.2012.09.051