淺談信息時代的電子檔案管理

　　摘要：隨著社會進入信息化時代，辦公自動化、電子信息化日趨完善， 計算機被廣泛地應用到社會各個領域，電子檔案也隨之悄然發展。電子檔案作為信息社會發展的產物，目前已成為檔案管理工作的重要內容。現從電子檔案的特點及優越性入手，淺析了目前加強電子檔案管理的對策。
　　關鍵詞：電子檔案；檔案管理；對策
　　一、引言
　　隨著社會進入信息化時代，辦公自動化、電子信息化日趨完善， 計算機被廣泛地應用到社會各個領域，電子檔案也隨之悄然發展。電子檔案作為信息社會發展的產物，目前已成為檔案管理工作的重要內容。
　　二、電子檔案的特點及優越性
　　電子檔案與紙質檔案有共同的本質，都是文件存在的一種方式，作為活動憑證保存的記錄信息，都有參考利用價值。但與傳統檔案相比，電子檔案則具有以下幾方面特點及優越性：
　　1、檔案利用方面，傳統的紙質檔案受空間、時間的限制，利用率相對較低，而電子檔案通過網絡能夠實現資源共享，不受空間及時間的限制。
　　2、占用空間方面，電子檔案屬于數字化信息，較傳統的紙質文件能容納更多的信息，記錄電子檔案所用的載體為CD、硬盤、軟盤等存儲介質。
　　3、處理效率方面，電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，省去了傳統紙質檔案中的立卷、歸檔、分類、裝訂等諸多環節，提高了提高歸檔質量、檢索速度及檔案處理的效率。
　　4、檔案保密方面，查閱傳統紙質檔案時通常是整卷提供利用，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關的文件，從而保證了文件的保密性。
　　5、補漏增缺方面，傳統的紙質檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做，而電子檔案利用計算機進行管理，文檔按“件”即可整理歸檔，可隨時補漏增缺，也不容易形成存積。
　　三、加強電子檔案管理的對策
　　根據檔案集中統一管理的原則，檔案部門承擔著收集及管理電子檔案的責任。如何加強電子檔案管理，使電子檔案管理工作成為高新技術和檔案專業知識的有機結合體。本人認為應做好以下幾方面的工作：
　　（一）完善管理體制，建立統一管理標準
　　一是為確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行，將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責；二是制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；三是檔案部門在接收電子文件時，首要對歸檔電子文件內容的原始性、真實性進行鑒定。
　　（二）配套硬件設施，保證及時安全利用
　　電子檔案的保存依賴著與之相關的技術和設備，檔案部門配套硬件設施進行電子檔案存儲成為當務之急，為電子檔案管理配備必需的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件及數據資料采用通用格式的光盤存儲；計算機設置防火墻和殺毒軟件全天候自動升級，設置電子檔案上傳、下載的安全等級及訪問權限。此外，必須完善儲存電子檔案計算機設備的保管設施和環境，以確保電子檔案信息數據能及時、安全的提供利用。
　　（三）建立保障體系，確保檔案安全性
　　電子檔案的便于存儲性、可復制性、傳遞性，為檔案管理和利用帶來諸多便利。但是電子檔案同時又具有對計算機系統的依賴性、載體的不穩定性及信息內容的易改性等特性。一旦發生計算機系統故障，或因人為因素有意無意地刪除及病毒、黑客的侵襲，管理不善等都會造成巨大的損失。只有通過采用多種措施保證數據的安全性，如建立數據備份、雙機熱備份、內網外網物理隔離及設立完整的權限體系等機制，建立電子檔案信息安全保障體系，設立由配備的專人維護管理的電子文件檔案數據中心等，才能夠確保電子檔案管理的安全性。
　　（四）優化專業結構，建立管理人員隊伍
　　電子信息的日益發展，使培養和造就一支通計算機信息技術、電子檔案管理人員隊伍成為檔案部門的當務之急。一方面，要對現有的檔案從業人員進行專業培訓，特別是加大對電子文件歸檔的標準及軟、硬件的應用技能的培訓。另一方面，要重視吸納檔案管理專業人才充實到檔案管理隊伍中來，如數字通信技術或電子計算機軟硬件技術、接受過大學教育的專業型人才。檔案工作的深入發展，對檔案從業人員的專業素質提出了新的更高的要求，檔案工作的現代化，更大程度上取決于檔案從業人員知識補充及更新速度。
　　四、結語
　　信息化迅速發展的今天，加強電子檔案管理，必須結合電子檔案自身的特點及優越性，完善電子檔案管理體系，硬件、軟件建設兩手抓，才能順應時代發展的要求，準確快捷地向社會提供有利的信息資源，實現既節約開發資源，又提升信息時代電子檔案管理的層次及工作效率。
　　參考文獻：
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　　[2]王萍，宋雪雁編著.電子檔案管理基礎[M].清華大學出版社，2006.
　　[3]許平.淺談檔案數字化與高素質人才隊伍建設[J].檔案與建設， 2009（8）.
　　
　　（作者單位：廣東省肇慶市鼎湖區城市管理監察大