內(nèi)容管理技術(shù)在技工院校學籍檔案管理中的應用分析

摘要：技工院校學籍檔案管理是對技工學校的學生從其入學到就業(yè)的整個過程中，學生在學校的各種情況的真是反映與記錄，因此，技工院校學籍檔案管理具有很重要的意義。內(nèi)容管理技術(shù)是一種管理信息的有效地技術(shù)方式，而且隨著信息技術(shù)的發(fā)展，該技術(shù)在學籍檔案管理中發(fā)揮著更為廣泛的作用，而且使用范圍也越來與廣泛。本文主要分析了內(nèi)容管理技術(shù)的基本內(nèi)容，然后就技工院校學籍檔案管理存在的問題進行了分析，最后就內(nèi)容管理技術(shù)在技工院校學籍檔案管理中的應用進行了探討。

關(guān)鍵詞：內(nèi)容管理技術(shù) 技工院校 學籍檔案管理

技工院校學籍檔案一般是指的是學籍表、成績表以及學生的各種在校表現(xiàn)等具有保存價值的東西，與學生的一生也都著密切的關(guān)系，因此，學籍檔案管理直觀重要。當前，鑒于技工院校的特點，其學生流動性很強，而且很多企業(yè)可能會想了解學生的學籍檔案等與學生的平時表現(xiàn)有密切關(guān)系的信息，這時，紙質(zhì)檔案就會出現(xiàn)各種不方便，因此，電子學籍檔案管理迫在眉睫。隨著信息技術(shù)以及認證技術(shù)與管理技術(shù)的發(fā)展，電子化的學籍檔案越來越成為可能，本文主要從內(nèi)容技術(shù)管理在技工院校學籍檔案管理中的應用進行了分析。

1 內(nèi)容技術(shù)管理概述

1.1 內(nèi)容管理技術(shù)的內(nèi)涵

內(nèi)容管理，其英文為Content Management，簡稱CM，指的是對某一機構(gòu)組織內(nèi)部的各種類型以及多種格式的信息資源進行分類、組織以及管理的一種有序化的管理過程，內(nèi)容管理技術(shù)的基本理念是將信息資源的內(nèi)容進行設計與管理，使得頁面美化的設計放置在模板里，將信息的內(nèi)容存儲在獨立的文件或者是統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，從而保證信息資源的合理化管理與應用。

內(nèi)容管理系統(tǒng)主要包括四個子系統(tǒng)：

1.1.1 內(nèi)容收集系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要是包括對信息的內(nèi)容進行獲取、收集并且進行編輯以及整合進而將其轉(zhuǎn)化然后分發(fā)的整個過程，并且在此過程中可以加入元數(shù)據(jù)從而對內(nèi)容組件進行定義。

1.1.2 管理系統(tǒng)。管理系統(tǒng)主要負責的是對組件、信息的內(nèi)容以及發(fā)布模板進行的存儲管理，在存儲的過程中可以對內(nèi)容的版本、工作流程以及設定權(quán)限方面進行更新處理。

1.1.3 工作流系統(tǒng)。該系統(tǒng)是負責對信息資源的內(nèi)容進行收集、存儲以及發(fā)布，一般說來，學籍檔案管理屬于資源性的網(wǎng)站，因其結(jié)構(gòu)比價復雜，而且內(nèi)容多是文檔資源類的資源的發(fā)布等。

1.1.4 發(fā)布系統(tǒng)。發(fā)布系統(tǒng)主要是負責將信息資源的內(nèi)容自動而且迅速的按照所建立的模板發(fā)布到瀏覽器。

1.2 內(nèi)容管理技術(shù)整合信息資源的優(yōu)勢

內(nèi)容管理技術(shù)在資源整合方面具有很大的優(yōu)勢。首先，內(nèi)容管理技術(shù)將管理的標準進行統(tǒng)一，將數(shù)據(jù)庫內(nèi)的內(nèi)容進行格式處理以及實現(xiàn)標準化的管理，這樣不僅統(tǒng)一了頁面的風格，而且增強了數(shù)據(jù)庫的擴展能力。其次，該技術(shù)與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫相比，負載能力更強，而且利用XMI將訪問接口進行統(tǒng)一，而且利用內(nèi)容管理技術(shù)可以描述不規(guī)則的數(shù)據(jù)，因此，可以利用半結(jié)構(gòu)化的文檔數(shù)據(jù)將其送到客戶端，這樣大大節(jié)省了效率。再次，網(wǎng)頁呈現(xiàn)與內(nèi)核技術(shù)、日常發(fā)布以及系統(tǒng)維護相互分離，從而不僅使得操作簡便，而且內(nèi)容管理技術(shù)為信息管理提供了開發(fā)平臺，大大降低了開發(fā)的難度以及維護的成本。

2 當前技工院校學籍檔案管理的現(xiàn)狀

技工院校學籍檔案管理具有很重要的意義，學籍檔案不僅可以反映技工院校的辦學水平以及學生的素質(zhì)，而且還是技工院校進行技術(shù)能力以及學校進行科研的教學評價的重要參考，更是將來技工院校畢業(yè)生走向社會的重要依據(jù)，因此，建立完善的學籍檔案具有很重要的意義。近年來，隨著技工院校的進一步發(fā)展，學籍檔案管理也引起了關(guān)注，但是，很多的技工院校在學籍檔案管理中還存在很多的問題，比如對學籍檔案的重視不足，管理水平以及手段落后等，下面將就這些問題進行具體的介紹。

2.1 技工院校對學籍檔案管理不夠重視

隨著經(jīng)濟的發(fā)展以及國家政策的支持，技工院校的規(guī)模也在不斷的擴大與發(fā)展，因此，這也就給學籍檔案管理提出了更高的要求，但是，有些院校領(lǐng)導卻仍然對學籍檔案管理不夠重視，甚至有些人認為技工院校的學籍檔案管理僅僅是單純的保管性的工作，僅僅將檔案管理好即可，不需要利用先進的技術(shù)與管理方式進行管理。這種思想認識對學籍檔案管理的不管是軟件還是硬件上都缺乏必要的更新，這就對技工院校的學籍檔案管理帶來了很大的弊端。

2.2 技工院校學籍檔案管理的手段比較落后

當前，很多的技工院校的電子信息管理僅僅是起到檢索以及備份的作用，并沒有真正的應用信息技術(shù)將其應用到信息檔案管理中，而且對于很多的管理人員來說，習慣于采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，沒有利用先進的管理手段來發(fā)揮出學籍檔案管理在數(shù)字化管理方面的優(yōu)勢。而且，技工院校因其自身的特點學生的流動性比較強，因此，對其的學籍檔案管理也就提出了更高的要求，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及應用，內(nèi)容技術(shù)管理已經(jīng)被廣泛的應用到信息管理中，而且很快的發(fā)揮出了自身的優(yōu)越性。

3 內(nèi)容管理技術(shù)在技工院校學籍檔案管理中的應用分析

內(nèi)容管理技術(shù)中的內(nèi)容形式是多樣的，可以分為備忘錄、信件、報告、白皮書、檔案以及調(diào)研報告等的多種方式，而且不同的格式的內(nèi)容具有不同的表現(xiàn)形式，對于結(jié)構(gòu)化的信息，內(nèi)容在本質(zhì)上是非結(jié)構(gòu)化的信息，因此，盡管形式多樣，但是基本的模型課可以描述為：內(nèi)容﹦元數(shù)據(jù)＋數(shù)據(jù)。

3.1 對學籍檔案管理的內(nèi)容建模

在內(nèi)容管理技術(shù)中，對學籍檔案的內(nèi)容建模包括對數(shù)據(jù)管理的要求以及元數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化，對內(nèi)容主要是設定對管理對象的元數(shù)據(jù)信息，當然，還包括內(nèi)容與對象之間的關(guān)系，下面就成績表的檔案信息進行舉例，如表1，成績表檔案的數(shù)據(jù)信息是學生的基本情況，如姓名、學號、注冊時間以及專業(yè)與班級等，建模后如下表：

3.2 原型系統(tǒng)的應用

技工院校學籍檔案管理也包括對電子試卷的存檔管理，這個系統(tǒng)可以根據(jù)之前提高的原理進行開發(fā)，但是，為了更好地提高使用效率可以利用現(xiàn)有的內(nèi)容管理技術(shù)，下面就使用較為廣泛的Content Manager v8.3進行簡要的介紹。

3.2.1 內(nèi)容元數(shù)據(jù)建模。根據(jù)Content Manager v8.3的設計，可以利用該技術(shù)的可視化的建模工具，這樣可以對成績進行元數(shù)據(jù)的建模，而且對于內(nèi)容建模，還包括設定訪問控制、日志管理以及版本控制等的內(nèi)容。

3.2.2 學籍檔案導入。對學籍檔案進行導入可以利用接口來實現(xiàn)，這樣可以通過內(nèi)容技術(shù)管理的界面實現(xiàn)手工的接入，從而可以將批量的數(shù)據(jù)實行導入。

3.3 內(nèi)容技術(shù)管理與學校現(xiàn)有系統(tǒng)的整合

學籍檔案管理可以將在線的學籍信息進行有機的整合，比如，可以在當前使用的系統(tǒng)中單獨增加學籍檔案生成模塊，這樣可以利用關(guān)系型的管理系統(tǒng)將學籍檔案信息自動的生成元數(shù)據(jù)以及電子檔案，然后這時可以利用內(nèi)容管理系統(tǒng)的編程接口將信息存儲到資源服務器中，這樣可以提高學籍檔案的自動化處理，從而有效地節(jié)約了成本。

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