電力投資集團二級分公司物資管理信息系統(tǒng)建設方案淺析

摘要：隨著電力改革的不斷深化，廠網(wǎng)分開的實施，作為電力投資集團二級分公司，在新的歷史時期開拓業(yè)務的同時也肩負起更多的使命。在分公司物資管理領域，提高效率，節(jié)約成本，加強預算控制已成為分公司物資采購的主要課題。對分公司現(xiàn)狀，根據(jù)現(xiàn)代管理理論、物流理論中的信息管理和ERP理論，提出建設物資管理信息系統(tǒng)的設計思想，并根據(jù)系統(tǒng)主要功能模塊，包括系統(tǒng)設置、需求計劃、采購管理、庫存管理等業(yè)務流程來解析系統(tǒng)功能。預計通過信息系統(tǒng)的建設，將給采購工作帶來效率提高，使采購業(yè)務公開，加強精確控制，降低企業(yè)運營成本，加強預算控制，提高企業(yè)市場競爭力。

關鍵詞：物資 管理 信息系統(tǒng)

電力投資集團二級公司下設港務有限公司及四個獨立光伏發(fā)電有限公司。擬成立的物貿(mào)公司將作為分公司的物資采購集中管理部門，負責除燃料之外的材料、設備和工程項目的甲供材料等的采購工作，預計每年的采購額達幾千萬元。

傳統(tǒng)的物資采購流程是由各三級公司上報需求計劃，經(jīng)相應管理部門、財務部審批過后，報物資采購部匯總分類到相應的計劃員，經(jīng)過庫存平衡，形成采購計劃。由計劃員負責采購，經(jīng)驗收入庫，各分公司開領料單領料。

存在的問題主要有：①各環(huán)節(jié)均為手工操作，紙張單據(jù)經(jīng)常有錯誤，使工作效率、準確率較低。②無法對庫存實行實時查詢，不能準確掌握庫存情況。不能有效對庫存進行控制，一些長時間積壓的物資仍然占用有限的空間。③采購環(huán)節(jié)沒有公開，難以避免暗箱操作，使采購成本較高。④預算由各分公司自行掌握，難以有效控制領料中的浪費現(xiàn)象。⑤財務部每月底需要20人工作3天進行繁復的簽庫工作，工作重復且耗費時間。因此，建設一套物資管理信息系統(tǒng)是解決存在問題的關鍵。

1 物資管理信息系統(tǒng)建設方案

1.1 系統(tǒng)設計思路

物資管理信息系統(tǒng)是企業(yè)針對環(huán)境帶來的挑戰(zhàn)而做出的基于信息技術的解決方案，是按照現(xiàn)代管理思想、理念，以信息技術為支撐，擬開發(fā)的系統(tǒng)將充分利用數(shù)據(jù)、信息、知識等資源，實施控制物流業(yè)務，實現(xiàn)物流信息共享，提高業(yè)務效率、決策科學性，最終提高企業(yè)核心競爭力。具有集成化、模塊化、實時化、網(wǎng)絡化等主要特點。集成化主要是指系統(tǒng)要將業(yè)務邏輯上相互關聯(lián)的部分連接在一起，本系統(tǒng)的建設將和公司原有的財務MIS系統(tǒng)作到了系統(tǒng)集成，實現(xiàn)信息的統(tǒng)一標準，避免了“信息孤島”的產(chǎn)生。模塊化是指將信息系統(tǒng)劃分為各個功能模塊的子系統(tǒng)。實時化是指對數(shù)據(jù)的處理和傳送，保證了企業(yè)可以及時的掌握需求、采購、供應商、庫存等信息。網(wǎng)絡化是指信息可以通過網(wǎng)絡進行匯總、分類，并傳達到所有相關的業(yè)務門。

1.2 系統(tǒng)設置

對系統(tǒng)基礎信息進行設置，包括用戶單位信息、物料屬性、各部門的權限等基礎信息設置。

對用戶單位信息進行定義，并規(guī)定相關部門的權限。對用戶的權限進行設置。權限分配功能主要是針對工作崗位的不同而設定的，為每個崗位的工作做一個系統(tǒng)操作范圍上的界定，同時也更好的體現(xiàn)了系統(tǒng)使用時，用戶對數(shù)據(jù)的安全性、權限控制范圍要求的功能。根據(jù)物資種類和預算費用來源的不同，設定相應物資的管理流程。

為每個單位的操作人員設定用戶名和密碼。管理部門根據(jù)各自權限設定可以瀏覽的內(nèi)容。計量單位體系維護主要是針對于存貨物資設定的，以便對于不同的存貨進行計量。物料規(guī)則設置的功能是對物料編碼規(guī)則建立一個體系，以便日后對物料的管理。編碼還可根據(jù)情況自行增加。

系統(tǒng)預置了物料管理中常見業(yè)務類型及其業(yè)務，提供統(tǒng)一的操作平臺，并可對具體業(yè)務流程定義為標準流程（每個業(yè)務只能有一個標準流程）或特殊流程（可定義多個）。

1.3 需求計劃

物料需求計劃管理的內(nèi)容主要是完成物料需求申請的編制、物料需求申請的審批、物料需求申請的匯總以及生成物料需求計劃報表，同時在這一功能中實現(xiàn)預算控制。

物料需求申請由各分公司核算員上網(wǎng)提出，經(jīng)過相關管理部門對需求物資數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格的審核，流轉(zhuǎn)到財務部門。財務部負責全公司各單位全年的預算實行統(tǒng)一管理，對于不能完成預算控制指標的單位進行考核，保證了公司預算的嚴格控制。財務部門對照年初的預算指標和項目計劃，對采購的預算進行審核和審批，經(jīng)過審批后的物料需求申請匯總到物貿(mào)公司，再根據(jù)物資分類下發(fā)到各計劃員。保證計劃處理過程的效率和準確性。

1.4 采購管理

實現(xiàn)采購業(yè)務管理，以及采購業(yè)務相關的供應商管理、價格管理、合同管理和招投標管理，并在這一功能實現(xiàn)成本控制。

經(jīng)過審批的需求計劃經(jīng)過庫存平衡，自動生成采購計劃。采購計劃制定后，系統(tǒng)將自動生成采購預算，由財務部確認后反饋給采購部門。根據(jù)采購金額確定采購辦法。分公司實行物資采購招投標制度，對于20萬元以上的物資即實行邀請招標，20萬元以下的物資進行網(wǎng)上詢價。

對于邀請招標的供應商實行準入制度。必須是在網(wǎng)上注冊，資質(zhì)經(jīng)過審核的企業(yè)。對供應商數(shù)據(jù)庫實行動態(tài)管理，凡是在招投標、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)過違約行為的單位，一律進入不誠信供應商名單，今后取消起合格供應商資格。

物貿(mào)公司未來可試行網(wǎng)上招標，被邀請單位可以直接從網(wǎng)上進行報價，在系統(tǒng)規(guī)定的時間才可以開標評比。由合同審核部門共同參與，保證采購過程的公開公正，保證采購的物資價格是合理的。

對于合同管理，每個計劃員在簽訂完合同后，進入審核流轉(zhuǎn)程。審核過的合同要錄入網(wǎng)上的合同數(shù)據(jù)庫。每個月或季度，系統(tǒng)可自動統(tǒng)計匯總，及時掌握分公司的經(jīng)營情況。

1.5 庫存管理

信息系統(tǒng)對庫存物料的入庫、出庫、移動和盤點等操作進行全面的標準化業(yè)務的控制和管理的同時，將強化設置庫存控制、查詢與分析功能，并實現(xiàn)與財務系統(tǒng)的對接。

物貿(mào)公司可根據(jù)物資種類，下設鋼材、備品、閥門、五金、工具、油脂、氣體庫等多個倉庫。原來每月底的簽庫工作牽扯財務部很多人員的時間和精力，未來這一繁復的工作可以完全取消，和財務系統(tǒng)的集成保證信息的準確傳遞和實時共享。

系統(tǒng)可以根據(jù)用戶需求定義物料的庫存控制類型。根據(jù)不同的庫存控制類型可以設置物料的安全庫存量、最大庫存量、補庫點或者補庫周期。當庫存低于補庫點或者安全庫存，或者滿足物料的補庫周期時，系統(tǒng)自動生成補庫計劃。保證了采購提前期的縮短。

以往若想了解某種規(guī)格型號物資的庫存數(shù)量，需要翻查一大堆帳本，有時帳本信息和實際庫存還有差異。不僅耗時，準確性也很低，無法給物資采購提供準確的信息。未來系統(tǒng)以可根據(jù)用戶需求提供多層次的查詢功能。

例如：按責任中心、預算項目查詢時段耗用物資明細； 按貨位、庫位查詢庫存報告；按物料各種分類方法和口徑查詢；按業(yè)務類型查詢等。

不僅提供了信息數(shù)據(jù)，而且系統(tǒng)能根據(jù)用戶需求提供庫存各項指標的分析功能，生成更有價值的管理信息，供領導層決策分析。

例如：平均庫存值；庫存周轉(zhuǎn)率；可供應時間等。

2 信息系統(tǒng)預計實施效果

物資管理信息系統(tǒng)的建設使用將使傳統(tǒng)意義上物資管理上升到對物流信息的管理。過去的物流信息主要存儲在紙介質(zhì)上，這導致了緩慢而不可靠的甚至有誤導趨向的信息傳輸。信息系統(tǒng)則能夠更有效、更迅速的交流和管理各種信息，信息使用更加容易、快捷與經(jīng)濟。具體表現(xiàn)在：取消了傳統(tǒng)的手工操作，提高了工作的效率，降低了手工操作中的錯誤。和財務MIS的接口實現(xiàn)了對預算的有效控制。采購管理環(huán)節(jié)的招標制度降低了采購成本，避免了暗箱操作。根據(jù)推算，采購成本將比以往同期下降達30%-40%。合同的數(shù)據(jù)庫管理和審核程序保證企業(yè)經(jīng)營的安全和利益。使企業(yè)的采購合同正確執(zhí)行率提高，合同糾紛大幅降低。倉庫管理的信息化，實現(xiàn)了對庫存的實時控制。為進一步降低庫存，奠定了決策的信息基礎。

總之，物資管理信息系統(tǒng)的建設不僅僅是將物資管理工作由手工轉(zhuǎn)為計算機信息處理的工作方式的改變，更重要的是管理觀念和思路的變革。這套物資管理信息系統(tǒng)的建設，將解決以往工作中的預算控制、成本控制、庫存控制、信息實時查詢并和財務MIS實現(xiàn)系統(tǒng)集成，使分公司的現(xiàn)代化管理和信息化管理更上一個新臺階，必將使物資管理成為分公司的效益增長點，增強分公司在市場中的競爭能力。

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作者簡介：張翼（1961-），男，江蘇南通人，本科，工程師，長期從事電力生產(chǎn)管理。