探索高校檔案信息資源社會價值的實現路徑

摘要：在市場經濟進一步發展和高校教育改革不斷深入的情況下，高校檔案已被納入到國家、社會、學校的管理范圍內，反映了高校檔案工作的重要性，也體現了高校檔案信息已不再只屬于學校管理了。在新時期，高校檔案信息資源必須向社會功能方向發展，實現其社會價值，才能更快速地發展。本文主要分析高校檔案信息資源社會化的優勢和存在的問題，并探討其服務社會的內容和實現途徑。

關鍵詞：高校檔案信息資源 社會價值 途徑

0 引言

實現高校檔案信息資源的社會價值一直是一個熱點問題，高校不僅為社會培養了一批批技術管理人才，還對推動社會文化的發展、知識的傳播和科技的創新有重要作用。尤其是在當今服務型社會的構建和發展下，高校檔案館有承擔社會服務的責任，必須迎合社會的發展趨勢而創立新型的信息資源服務模式，從而滿足社會對高校檔案信息的需求，將具有價值、系統性的信息資源提供給社會利用，實現高校檔案信息資源的社會價值。

1 高校檔案信息資源服務社會的優勢及內容

1.1 高校檔案信息資源服務社會的優勢 高校檔案館具備較為完備的服務體系，擁有豐富的信息資源和專業化的人才，對實現信息資源社會化服務具有先天的優勢。首先是信息資源優勢，高校檔案部保存了大量的教學科研等檔案信息和科學文化成果，具有較高的價值，是將專業知識和科技傳播向社會的重要門戶。其次，高校擁有一批各個專業的專家學者和高層次的創新人才，檔案部門也擁有一支高素質人才隊伍，為檔案信息資源實現社會價值提供了重要保證。再次，在知識經濟時代，計算機和網絡技術的發展，在很大程度上為高校檔案信息資源的社會化提供了技術上的支撐，很多高校已建立了計算機管理系統，實現了檔案收集、整理、檢索等的自動化管理模式。

1.2 高校檔案信息資源服務社會的內容 高校檔案部要根據社會的需求和自身的實際情況制定服務社會的內容，由于各個高校的實際情況不同，因此，開展的內容也有所不同，但都必須重點開展以下幾方面的服務。首先是學歷鑒定服務，具體說來，用人單位將學位證、畢業證等材料送到檔案館來進行鑒定，鑒定人員根據館藏檔案進行查詢，如果有記載則證明材料是真實的，相反則要證明是偽造的。該項服務能有效打擊假文憑，推動公平競爭。其次要推廣科研成果的應用，檔案館根據學校的科研動態，建立相關的檔案信息和數據庫，有利于查找資料，該服務有利于增強企業和學校之間的信息溝通，促使學校科研成果廣泛的應用。再次要進行檔案證明服務，主要針對在校生、往屆生和科研人員，根據其需求證明館藏檔案中是否記載某種事實。另外，還要實施人事檔案代理服務和檔案翻譯服務等項目。

2 高校檔案信息資源服務社會存在的問題

2.1 檔案服務手段落后 當前，信息在社會發展中的作用越來越重要，能否準確、快速的獲得信息成為人們的共同追求，但一些高校的檔案部門仍通過手工操作提供信息，而不是主動公布信息，很多檔案信息不能被快速的查詢利用，其服務工作明顯滯后于其他部門。

2.2 檔案服務不夠規范化 由于各個高校的辦學特點有所不同，導致高校檔案信息資源社會化服務存在某些不規范的現象，比如很多高校檔案信息資源社會化的服務方式和服務內容都有所不同，在一些有償信息資源項目服務時，收費不統一，對于同一服務項目不同學校的收費標準卻不同，導致高校信息資源不能合理被利用。

2.3 檔案館藏結構單一 在市場經濟高速發展的當下，大學生的就業問題越來越突出，很多學生畢業后不能立即簽署就業合同，高校就需要繼續保留應屆生的學籍檔案等，學生的學歷、學位證明，四六級證書、計算機等級證書、成績單等的證明等都需要檔案材料的認證，只有檔案館加以蓋章才能生效。但當前很多高校的檔案館藏結構比較單一，并沒有根據實際需要對不同檔案級進行歸類設置，在一定程度上影響了檔案信息資源的社會化。

3 高校檔案信息資源服務社會的途徑

3.1 樹立高校檔案信息資源服務社會的理念，提高相關人員的社會服務意識 高校檔案館傳統的封閉式管理模式造成了信息資源的嚴重浪費，在很大程度上阻礙了檔案館自身的發展。因此，在信息技術日新月異的時代，高校檔案管理人員要改變傳統的觀念，樹立新的管理理念，將館藏信息資源作為全社會共享的財富，為社會公眾及時提供各種檔案信息資源服務，只有這樣才能激發公眾的潛在需求。另外，還要加強對檔案信息資源社會化服務的宣傳，檔案管理工作不再只是檔案工作人員的職責，與全校教職工也有密不可分的聯系，只有全體教職工重視檔案信息資源的社會服務功能，才能進一步推動檔案信息資源的深入發展，從而充分發揮其社會價值。

3.2 充分利用網絡技術，創新檔案服務方式 在知識經濟時代，利用網站向社會提供檔案信息資源服務是當前和今后高校檔案館服務的主要方式，盡管很多高校已成立自己的檔案館主頁，但網站的結構和內容都比較簡單，主要集中在館情介紹、管理制度等方面，因此，高校檔案館必須根據自身的實際情況創新服務方式，充分利用網絡技術優勢，豐富網站檔案信息服務的形式和內容，比如可以設置檔案在線瀏覽、遠程傳輸、資料代查服務等。同時，還要建立具有特色的數據庫，比如以用人單位為對象的學籍檔案數據庫，幫助鑒別各種證書的真偽；以在校生和畢業生為對象的學生成績檔案數據庫，方便其就業、升學、留學等；以在校生為對象的論文專題數據庫，為學生畢業論文設計提供服務，等等，這些多樣化的服務形式和內容，在很大程度上提高了檔案信息資源的利用率。

3.3 加強高校與企業、政府及其他社會機構的聯系，提高檔案信息服務質量 高校檔案館要充分利用自身的信息技術和人才優勢，加強與其它部門的聯系，開設一個專門的信息服務平臺，用來與社會各組織機構進行交流互動，將本校的科研成果、技術創新、專利發明等重大成果形成檔案信息，根據社會各組織機構的需要主動推廣相關信息，比如可以開辦檔案信息查詢窗口，提供檔案信息網上檢索服務，并定期開放檔案目錄及全文的信息，提供一些公益性的信息服務，從而提高檔案信息資源的社會共享率。

3.4 建立高校檔案信息資源服務評價體系 服務評價機制有利于推動高校檔案信息資源社會化工作的落實，提高檔案信息服務質量。首先要建立完備的服務保障制度，保證服務制度合法、合理，并具有激勵作用，評價標準也具有可操作性。其次要明確服務指標，區分好不同種類的檔案信息資源服務，而且明確每一項服務的標準。再次，要建立一個高效、便捷的服務流程和多樣化的服務方式，保證服務的及時性和有效性。另外，還要形成一個完善的服務評價體系，并及時采集評價結果，從而能進一步改進服務水平。

4 結語

總之，實現高校檔案信息資源的社會價值，是社會時代發展的必然趨勢，盡管當前高校檔案信息資源面向社會存在一些阻礙和問題，但只要依照相關法規，并積極采用信息技術，充分利用高校檔案信息資源的優勢，就能實現高校檔案館為社會大眾服務。另外，還要遵循檔案安全保密的原則，要在規定的范圍內，最大限度的挖掘高校檔案信息資源的價值，實現資源共享。

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作者簡介：楊玲花（1981-），女，甘肅天水人，助理館員，研究方向為高校學籍管理。